Massutskick via IT-avdelningen
Grundprincipen är att information som berör stora grupper av anställda i första hand ska distribueras via funktionsansvariga på skolorna. Massutskick kan lätt betraktas som ”spam” och innehåll som inte är relevant. Massutskick innebär också att tid måste avsättas för varje individuellt utskick hos såväl kommunikationsavdelningen som IT-avdelningen. De måste därför vara värda den arbetsinsats som görs, däri inbegripet det upplevda värdet av utskicket hos mottagarna.
Rektor, prorektor, dekanus, prodekanus, universitetsdirektör och personalchef har alltid rätt att göra denna typ av massutskick. Detsamma gäller krisledningsgruppen vid allvarligare händelser.
För att massutskick ska komma ifråga
- ska det ha ett innehåll som är relevant för hela mottagargruppen, dvs alla måste känna till det, förväntas reagera eller ha nytta av det
- måste det göras av organisatorisk avsändare inom KTH
- får det bara avse KTH:s verksamhet
- får det bara avse händelser av sällankaraktär
- måste det vara KTH-övergripande/KTH-gemensamt, dvs ej gällande enskild skolas/institutions/projekts/kurs verksamhet.
Utskick till färre än 500 mottagare hanteras inte av IT-avdelningen utan sådana utskick får göras via den egna e-postklienten.
Dessa massutskick går ut som ren text, det vill säga de kan inte innehålla formateringar, färger eller liknande. De kan inte heller ha bilagor.
Ansökan
Om man har önskemål om ett massutskick ska a förfrågan skickas till it-support@kth.se senast tio arbetsdagar före önskat utskicksdatum.
Under juli månad samt perioden mellan jul och trettonhelg hanteras inga ansökningar. Då görs heller inga utskick som inte överenskommits och godkänts god tid i förväg.
Massutskick är ingen expresskanal, varför sådana inte kan verkställas med kortare varsel (undantaget krissituationer).
I förfrågan ska följande frågor besvaras:
- Vilket är syftet med utskicket?
- Vilken är mottagargruppen?
- Varför är utskicket viktigt för just den mottagargruppen?
- Vilket är det planerade innehållet? Bifoga ett utkast. Innehållet ska vara kortfattat och på det/de språk som ska användas i utskicket. Använd helst den mall som återfinns längre ned i detta dokument.
- Vem ska stå som avsändare? Det måste vara en organisatorisk enhet inom KTH eller en ledningsfunktion.
- Vem ska stå som kontaktperson för eventuella frågor? Namn och e-postadress ska anges, gärna även telefonnummer.
- Vilken avsändaradress ska användas? Om inget särskilt anges blir avsändaradressen noreply@kth.se. Ska annan adress användas måste det vara en aktiv e-postadress.
- Kommer det att finnas någon länk i utskicket som går till adress utanför KTH? I så fall måste en mellanlandningssida skapas inom KTH från vilken man kan klicka sig vidare. Vilken eller vilka adresser ska sådana länkar gå till?
- Avser utskicket någon form av event? I så fall ska datum, tid, lokal, anmälningsförfarande samt senaste anmälningstidpunkt anges.
Mottagaradresser
Avsändaren tillhandahåller listor över mottagare.
I de fall utskicken ska gå till alla anställda och/eller alla studenter tillhandahåller IT-avdelningen särskilda listor. Dessa baserar sig dock på en kvalificerad gissning utifrån beteckningar på grupper i KTH:s användardatabas. Någon kvalitetsgaranti på dessa listor kan inte lämnas, ej heller kan de justeras. Dessa listor ska undvikas till förmån för mer specifika listor.