Nytt system för lön-och tidrapportering

Projektet i korthet

• Projektet innebär att KTH ska få ett nytt system för ledighet, frånvaro och tidrapportering, samt lönehantering.
• Det nya systemstödet KTH-HR integrerar lön-och tidrapportering i ett gränssnitt med rollstyrda funktioner anpassade för KTH:s behov.
• HR, chefer och anställda kommer att gå över till KTH-HR under en övergångsperiod med start 21 oktober 2024. 

• Information och stöd erbjuds löpande från projektet genom HR.
  Stödet till verksamheten för lön-och tidrapportering kommer att vara samma som idag.​

• Anställda och chefer hittar instruktioner för systemet i guider KTH-HR

Viktiga datum 2024

• 15 oktober – sista tillfälle för chef att attestera i Egenrapporteringen (kl 16:30).
• 16-20 oktober – under perioden finns inget system att rapportera frånvaro, ledigheter och tid i. Ifall du t.ex. blir sjuk under dessa dagar, får du registrera det i KTH-HR 21 oktober. Du behöver fortfarande informera din chef om frånvaron enligt nuvarande rutiner.
• 21 oktober – det går att logga in i KTH-HR.

• Från och med 21 oktober – samtliga anställda behöver under oktober månad uppdatera sina personliga uppgifter i det nya systemet, exempelvis nära anhörig, samt födelsedata på barn för att kunna registrera vård av barn.

• Från och med 21 oktober – samtliga anställda rapporterar frånvaro och ledigheter digitalt i det nya tidrapporteringssystemet, exempelvis vid sjukdom, vård av barn eller ansökan om ledigheter.
• 28-31 oktober – timanställda rapporterar sin arbetade tid för oktober i systemet. Har de redan lämnat in tidrapporter på blankett hanteras de enligt tidigare rutin. Efterföljande månader kan timanställda rapportera sin arbetstid löpande, men den ska som senast rapporteras i slutet av varje månad. Gäller inte tentavakter som fortsatt får hjälp av HR med sina tidrapporter.
• 1 november – första gången anställda klarmarkerar hela föregående månad. Anställda med årsarbetstid/förtroendetid behöver endast klarmarkera om de haft frånvaro eller ledighet under perioden.
• 1-4 november – första gången chefer attesterar hela föregående månad.
• 25 november – första löneutbetalning från det nya systemet.

Syfte

Syftet med projektet är att förstärka KTH:s digitala systemstöd, särskilt inom lön- och tidrapportering, samt att förbättra interna processer för lön-och tidrapportering. Nuvarande system för lön- och tidrapportering HR+ inklusive Egenrapporteringen har genomgått en konkurrensutsättning och behöver bytas ut. Det nya systemstödet KTH-HR innebär ett förbättrat tekniskt stöd för integrationer, mer automatiserade arbetsflöden och minskar belastningen på KTH:s infrastruktur. KTH-HR underlättar för KTH:s löneadministratörer genom ökad digitalisering och färre repetitiva arbetsuppgifter samt innebär ett minskat personberoende. Detta leder till en mer effektiv och hållbar verksamhet.

Mål

Systemstödet inom HR-området ska förstärkas i led med en långsiktig utveckling av HR-stödet inom hela KTH.

Målet är att KTH efter avslutat projekt ska ha uppnått följande:

• implementerat ett nytt lön-och tidrapporteringssystem

• tagit fram processer, information och stöd för det nya systemet

• en stabil och kvalitativ utbetalning av löner till all KTH-personal

• ett lönesystem som möjliggör integrering av HR-system och andra relevanta system.

Effektmål 

Efter avslutat projekt ska ett antal övergripande effektmål ha uppnåtts:

• ökad kvalitet i löneunderlag och löneutbetalningar

• effektivisering av HR-rutiner och på sikt ett mer samordnat arbetssätt

• enkel tillgång till kvalitativ data som möjliggör uppföljning och extern rapportering.

Övergripande tidplan

• Information till verksamheten och utbildning av HR (augusti-september).
• Lansering och implementering av nytt systemstöd och rutiner. Chefer och anställda börjar använda det nya systemstödet (från och med 21 oktober-november).
• Slutgiltig övergång och lönekörning i det nya systemet. Projektavslut och överlämning till förvaltning (november-december).

Information, stöd och support

Du får på samma sätt som idag stöd från HR för frågor rörande lön-och tidrapportering. HR vid skolor och verksamhetsstödet ger även utökat stöd och support under implementering.

• Ta del av guider för anställda och chefer i KTH-HR .
• I oktober och november erbjuds Zoom-tillfällen för chefer om hur de arbetar i KTH-HR. 

Zoom-tillfällen för chefer

För att underlätta övergången erbjuder löneprojektet Zoom-tillfällen för chefer. Under dessa tillfällen får du lära dig hur du som chef navigerar i systemet, ser din grupp, samt hur du godkänner och attesterar ärenden.

Datum och tid

• 4 november kl. 10:00-11:00 (på svenska): Zoom: KTH-HR för chefer 4 november
• 4 november kl. 14:00-15:00 (på engelska): Zoom: KTH-HR för chefer 4 november

Ytterigare tillfällen kommer att tillkomma.