Vanliga frågor, upphandling

FRÅGA: Jag är missnöjd med en ramavtalsleverantör. Hur gör jag för att framföra klagomål?

SVAR;  Om du upptäcker fel/ avvikelser från villkor i KTH:s ramavtal, ber vi dig registrera dessa genom länken "Registrera avvikelse", vilken hittas på avtalens sidor i avtalskatalogen jämte avtalets rubrik

Var gärna så specifik som möjligt och inkludera relevant information (t.ex. WISUM-ordernummer, fakturanummer, tidpunkt för avvikelse, bilagor m.m.).

En avvikelseregistrering är ett effektivt sätt för upphandlingsgruppen att genom en och samma ingång få information om avvikelser och på så vis se om det rör sig om större, återkommande problem med avtal/leverantörer som vi i gruppen behöver hantera, eller mindre avvikelser. En mindre avvikelser kan i regel hanteras av beställare i dialog med leverantör men bör ändå loggas.

FRÅGA: Hur kan jag som medarbetare på KTH ge förslag på företag och produkter vi använder ofta men som inte är upphandlade?
SVAR: Kontakta inköpsansvarig för din skola/VS eller mejla upphandling@kth.se och berätta vilket företag det gäller och vilka produkter du ofta köper därifrån. Vi kan då informera företaget/företagen när upphandlingar annonseras.

FRÅGA: Kan vi använda ett annat universitets ramavtal? Vi har ju liknande typ av verksamhet och behov som de har.
SVAR: ”Bara” för att ett annat lärosäte/universitet har tecknat ramavtal med en leverantör, betyder det inte att KTH automatiskt kan använda det. För att KTH ska ha rätt att avropa/beställa på avtalet, krävs att det framgår av själva avtalet och att det finns en fullmakt innan upphandlingen genomförs. Fullmakten ska undertecknas av respektive upphandlingschef på lärosätena ifråga.

FRÅGA: Men om universitetet ifråga fakturerar KTH och sedan betalar sin ramavtalsleverantör, är inte det tillåtet?
SVAR: Nej, eftersom KTH:s pengar ändå hamnar hos den andra myndighetens (i detta fall det andra universitetets) upphandlade leverantör.
 

Ramavtal

Frågor om ramavtal återkommer med jämna mellanrum, här följer de vanligaste frågorna samt svar:

Vi har ju ramavtal med leverantören X, då kan vi väl köpa allt leverantören har?

Det är inte säkert att en specifik vara/tjänst som leverantören kan tillhandahålla, omfattas av just det avtalet.

Man måste därför som beställare försäkra sig om 1) att KTH har ett korrekt upphandlat avtal med leverantören, och 2) att den vara/tjänst man söker ingår i avtalet.

Vad kan hända om vi inte håller oss till ramavtalen och dess avtalade produkter?

Ramavtalsleverantör kan begära ut fakturor för att se om vi beställer utanför avtalet, vilket just nu också sker . Om de kan visa att vi köper utanför avtal, kan de komma att ha rätt att få ersättning för förlorad intäkt. Förutom merkostnader, innebär det ökad administration för KTH

"jag har hittat produkt X mycket billigare på nätet än hos vår ramavtalsleverantör. Varför måste jag då använda ramavtalet?”

Det går inte eftersom det redan finns ett ramavtal. Vi är därför på avtalsrättsliga grunder bundna av att handla från avtalsleverantörer.

Vidare har avtalsleverantör har prissatt sina varor/tjänster utifrån de krav KTH ställer, på t ex kvalitet, miljö, garantitid, betalning och möjlighet till reklamation. KTH kontrollerar också att ramavtalsleverantörer betalar skatter och avgifter, har stabil ekonomi med mera, något som vi inte kan se görs vid köp utanför avtal. Att därför enbart jämföra priset mellan en ramavtalsleverantör och annan leverantör på enskild produkt ger inte en rättvisande bild om vad kostnaden för en vara/tjänst slutligen landar på. 

En annan viktig aspekt är att vi månar om att KTH uppfattas som en seriös beställare och avtalspart. Om vi inte håller oss till upphandlade avtal, kan vi på sikt få svårt att få anbud i kommande upphandlingar, då leverantörerna kan märka att det inte sas är någon idé att ha affärer med KTH eftersom vi ändå inte håller oss till avtalen.