Hur anmäler man?

KTH har inrättat en intern kanal för rapportering enligt nedan. KTH har även utsett tjänstemän till behöriga personer, som oberoende och självständigt är behöriga att på KTH:s vägnar ta emot rapporter och ha kontakt med en rapporterande person, följa upp det som rapporteras och lämna återkoppling om uppföljning till rapporterande person.

Att lämna en rapportering

Observera att anonyma anmälningar inte utgör visselblåsning som går under skyddet i visselblåsarlagen och dessa kommer därför, om det kommer in, direkt hänvisas till behörig hantering i annan del av organisationen.

Skriftlig rapportering

• Skriftlig rapportering kan göras genom e-post till funktionsmailadress: internkanal@kth.se

All e-post till funktionsadressen behandlas åtskilt och hanteras av utsedda behöriga personer. 

• Skriftlig rapportering via brevskrivelse ställs till personalchef Annica Fröberg eller universitetsdirektör Kerstin Jacobson, som bägge är utsedda behöriga personer. Märk brevet med Intern kanal enligt nedan.
  
  Adress:
  Annica Fröberg alt. Kerstin Jacobsson - Intern kanal
  Kungliga Tekniska högskolan
  100 44 Stockholm

Är kuvertet inte korrekt adresserat och märkt med Intern kanal finns risk att informationen blir tillgänglig för andra än utsedda behöriga personer.

Muntlig rapportering

• Muntlig rapportering kan göras via möte eller telefon. För att snabbt komma i kontakt med de behöriga personerna skickar du företrädesvis ett e-postmeddelande till funktionsmailadressen internkanal@kth.se  för att bestämma tid för muntligt samtal per telefon eller ett fysiskt möte. Det går även att boka tid för en muntlig rapportering genom telefonsamtal till utsedda personer, se telefonanknytning nedan. 

Muntlig rapportering kommer att dokumenteras genom protokoll eller inspelning/utskrift av inspelning. Vid den inledande kontakten inför en muntlig rapportering dokumenteras samtycke till eventuell inspelning. Den som rapporterar kommer få tillfälle att kontrollera, rätta och godkänna ett protokoll eller utskrift av inspelning.

Rapporteringen/anmälans innehåll

Det är viktigt att anmälan, oavsett om den görs skriftligt eller muntligt, innehåller en saklig och utförlig beskrivning av missförhållandet och i vilket arbetsrelaterat sammanhang händelsen har uppstått eller sannolikt kommer att uppstå. I anmälan önskar vi även att följande ingår:

• Namn på dig som gör anmälan och i vilken roll du är verksam inom KTH
• Kort om hur du kommit i kontakt med informationen om missförhållandet samt hur missförhållandet relaterar till KTH:s verksamhet och vilken del av KTH som berörs
• På vilket sätt missförhållandet har ett legitimt allmänintresse
• Om du önskar en bekräftelse på att lämnad rapportering är mottagen
• Kontaktuppgift för bekräftelse, återkoppling efter uppföljning och eventuella följdfrågor.

Du kan bifoga egna dokument med skriftlig information, men undvik att bifoga allmänna handlingar eller andra dokument. Hänvisa istället till sådana handlingar som finns på KTH exempelvis genom diarienummer eller information som KTH annars har tillgänglig.  

Hur en anmälan hanteras

Nedan finns en kort beskrivning av hanteringen av en anmälan. I handläggningsordning ( klicka här för att öppna handläggningsordningen )  finns en mer detaljerad beskrivning av hur KTH hanterar anmälningar enligt visselblåsarlagen. Det är endast utsedda behöriga personer som vid rapporteringen har rätt att hantera uppgifter om rapporterande person. I det fall uppföljningen av rapporten innebär att ärendet lämnas vidare inom KTH eller till annan myndighet finns regler i visselblåsarlagen om vilken information som ska lämnas till den rapporterande personen.

Alla anmälningar som kommer in till den interna kanalen registreras och diarieförs av utsedda behöriga personerna och en första bedömning görs av om rapporteringen ska handläggas enligt visselblåsarlagen eller inte. Ärenden som hanteras i enlighet med visselblåsarlagen lämnas därefter till de behöriga personer som ingår i en utredande funktion. Övriga ärenden lämnas vidare till annan del inom KTH och den rapporterande personen får återkoppling enligt nedan.

Anmälda ärende som faller under visselblåsarlagen följs upp av behöriga personer för att bedöma riktigheten och för att avgöra hur rapporteringen ska hanteras vidare. Efter utredningen lämnas ärendet vidare för åtgärder internt eller externt till andra myndigheter eller organisationer. Den utredande funktionen kan också besluta att anmälan ska lämnas utan åtgärd. Någon av de utsedda behöriga personerna återkopplar sedan till den rapporterande personen.

Under uppföljningen kan det finnas behov av att ställa följdfrågor och be om kompletterande uppgifter. Någon av de behöriga personerna kommer då om möjligt kontakta dig. 

Bekräftelse av inkommen rapportering

Någon av de behöriga personerna kommer inom sju dagar från att en rapport kommit in till kanalen att lämna en bekräftelse till den rapporterande personen. Bekräftelse lämnas inte om du avsagt dig bekräftelse eller om behörig person bedömer att en bekräftelse skulle avslöja din identitet.

Återkoppling

Den som rapporterat om ett missförhållande som faller inom visselblåsarlagen ska få återkoppling i skälig utsträckning om slutsatser och åtgärder. Någon av de utsedda behöriga personerna lämnar en sådan återkoppling till den som har anmält ett missförhållande inom tre månader från att bekräftelsen lämnats (undantag finns enligt lagen). Den som anmält ett missförhållande ska i förekommande fall, få information om att en uppgift som kan identifiera personen kommer att lämnas ut, om detta inte gör att syftet med uppföljningen eller åtgärderna hindras eller försvåras (exempelvis vid en polisutredning).

Återkoppling lämnas även om rapporten inte bedöms falla under lagen och då lämnas även en hänvisning om hur missförhållandet istället hanteras eller kan rapporteras.

Utsedda behöriga personer

Offentlighet och sekretess

En anmälan som kommer in genom den interna kanalen blir en allmän handling. Allmänheten kan begära att få ta del av alla allmänna handlingar inklusive de handlingar som läggs till ärendet under uppföljningen. Vid en begäran om utlämnande av allmänna handlingar görs alltid en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Sekretess gäller för information om vem som har gjort en rapportering. Sekretess gäller även för information om annan individ som genom den lämnade informationen kan identifieras, om inte detta kan ske utan risk för att den individen kan lida skada eller men. Information som i övrigt lämnats i ärendet omfattas som huvudregel inte av sekretess annat än om informationen i sig är så detaljerad att den kan röja den rapporterande personen eller särskild sekretessbestämmelse finns för viss uppgift i ärendet. Sekretessen gäller i högst 50 år.

Det är de utsedda behöriga personerna som får ha direkt tillgång till rapporteringen och till eventuella personuppgifter i ett ärende. Utöver de utsedda personerna har även arkivarie och systempersonal tillgång till informationen enligt KTH:s handläggningsrutiner.

Personuppgiftshantering

KTH har enligt visselblåsarlagen en skyldighet att behandla personuppgifter:

• i ett uppföljningsärende och
• för att fullgöra uppgiftslämnande som är nödvändigt för att åtgärder ska kunna vidtas med anledning av det som har framkommit i ett ärende, för att rapporter ska kunna användas som bevisning i rättsliga förfaranden eller sker i överensstämmelse med lag eller förordning.

Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är att uppfylla en rättlig förpliktelse (artikel 6.1 c i GDPR). Samma rättsliga grund gäller även för eventuella personuppgifter om fällande domar i brottmål samt överträdelser som skulle förekomma i ärendet.

KTH är personuppgiftsansvarig för den hantering som sker vid rapportering, uppföljning och återkoppling. Vid en muntlig rapportering kan det bli aktuellt att spela in samtalet. Vid den inledande kontakten inför en muntlig rapportering ska samtycke till en inspelning dokumenteras och inspelningen kommer sparas som ljudfil eller genom en utskrift. Den rapporterande personen kommer sedan få tillfällen att kontrollera, rätta och godkänna en utskrift av inspelning.

Det är endast utsedda behöriga personer samt arkivarie och systempersonal som har tillgång till personuppgifterna.

Du har rätt att få tillgång till den information som KTH hanterar om dig. Rätten till informationen gäller inte om det skulle finnas lagstadgad tystnadsplikt eller sekretess. Om du tror att dina personuppgifter är felaktiga och ska rättas samt om du vill begränsa behandlingen av dina personuppgifter, ska du kontakta KTH:s Dataskyddsombud för diskussion om vad som är möjligt. Eftersom KTH:s behandling av personuppgifter görs med stöd av visselblåsarlagen har du inte rätt till invändning mot behandlingen.

Rapporter ska sparas så länge som det är nödvändigt, men inte längre än två år efter det att ett uppföljningsärende avslutats. Personuppgifter som inte arkiveras bevaras upp till två år från det att ärendet avslutats. Det är inte möjligt att radera felaktiga personuppgifter i handlingar som har arkiverats. Personuppgifter som uppenbart inte är relevanta för handläggningen av en viss rapport samlas inte och KTH raderar dessa snarast möjligt om de har samlats in av misstag.

Dataskyddsombudet kontaktas om du har frågor och/eller klagomål på KTH:s personuppgiftsbehandling. Denne nås via dataskyddsombud@kth.se  eller via KTH:s växel (08-790 60 00). Du kan också kontakta Integritetsskyddsmyndigheten  om du har ett klagomål på personuppgiftsbehandlingen.