Dokumenthantering

På den här sidan hittar du information om och rutiner för dokumenthantering. Har du frågor hör du av dig till CBH-skolans dokumentsamordnare Pia Karlsson på adressen registrator@cbh.kth.se .

Allmänt om dokumenthantering 

På ett universitet skapas dagligen en stor mängd information. En del är enbart för personligt bruk, men mycket är sådant som måste tas om hand på ett korrekt sätt för du själv och andra ska kunna hitta information igen. Dokumenthantering handlar om att skapa en god hantering av verksamhetsinformation där dokument effektivt och systematiskt skapas, tas emot, används och bevaras eller gallras. Dokumenthanteringen syftar både till att säkra allmänhetens rätt till insyn i verksamheten genom att ta del av allmänna handlingar och skapa effektivitet i KTH:s arbete.

Rutinerna för dokumenthantering är till för att vi på ett så smidigt sätt som möjligt ska uppfylla både våra egna och externa behov av att återfinna information och för att vi ska uppfylla de krav som lagstiftningen ställer på oss. Exempel på allmänna handlingar som ska sparas och diarieföras är till exempel kursakter, avtal, protokoll och beslut. Alla handlingar som ska diarieföras lämnas till skolans registratorer.

I KTH:s gemensamma  finns regler och anvisningar för handlingar – rörande bevarande, gallring och sortering samt andra uppgifter som behövs för en god dokumenthantering.

Allmänna handlingar och offentlighetsprincipen

Det som innehåller någon form av information av något slag (till exempel ett dokument med text, inspelningar och bilder) kallas för handling. Om handlingen förvaras hos en myndighet och om den är inkommen till eller upprättad (skapad) hos myndigheten kallas handlingen för allmän handling. Allmänna handlingar måste hanteras på ett visst sätt. Dokumentsamordnaren på CBH-skolan hjälper dig med det, men det ligger ett stort ansvar på dig som anställd.

Allmänna handlingar ska registreras (eller hållas ordnade på annat sätt) så att de lätt går att återfinna. På KTH registreras handlingarna i till exempel diariet W3D3, studiedokumentationssystemet Ladok och affärssystemet Agresso. Det är viktigt att handlingarna registreras och förvaras på rätt sätt, annars kan det vara svårt eller till och med omöjligt att hitta dem när behovet uppstår.

Enligt svensk grundlag och den så kallade offentlighetsprincipen har allmänheten rätt att ta del av KTH:s allmänna handlingar. Om allmänheten begär att få ta del av en allmän handling så ska det enligt lagen hanteras skyndsamt. Det innebär att om någon frågar dig om en handling måste du ge det högsta prioritet. Även om det rör sig om en allmän handling så är det inte säkert att handlingen är offentlig. Den kan också vara sekretesskyddad och då finns det begränsningar kring vem vi får lämna ut handlingen till. På KTH är det främst upphandlingar och vissa student- och personalärenden som är skyddade av sekretess.

Alla dokument som finns hos KTH räknas inte som allmänna handlingar. En del räknas som till exempel internt arbetsmaterial och behöver inte lämnas ut eller registreras. De typer av allmänna handlingar som finns på KTH listas i dokumenthanteringsplanen.