Hantering av utlämnande av allmänna handlingar
Enligt offentlighetsprincipen har allmänheten, med vissa inskränkningar, rätt att ta del av KTH:s allmänna handlingar. Den som vill ta del av en handling behöver varken identifiera sig eller ange något syfte. Om du får en fråga om en allmän handling som du har tillgång till måste du hantera frågan så snart du kan.
Rutiner för utlämning:
- Kontakta skolans dokumentsamordnare
registrator@cbh.kth.se
vilken alltid ska informeras om en begäran inkommer.
- Ta reda på om handlingen är en allmän handling. Registrator kan bistå med detta. Om det rör sig om något som inte räknas som en allmän handling (till exempel internt arbetsmaterial) behöver handlingen inte lämnas ut. Observera att om vi lämnar ut en handling som inte är allmän kommer den räknas som allmän från och med det att vi har lämnat ut den.
- Undersök om handlingen är offentlig (ej hemlig). En del handlingar på KTH är sekretessmarkerade (till exempel pågående upphandlingsärenden) och de kan inte lämnas ut eller endast lämnas ut under vissa premisser. Den som förfogar över handlingen ska göra en första bedömning, men om det skulle råda osäkerhet och det finns behov av att undersöka om handlingen innehåller sekretessbelagda uppgifter kan skolans registrator/arkivarie hjälpa till. Vid behov kan jurister vid Utbildningsförvaltningen göra en sekretessprövning.
- a. Om handlingen kan lämnas ut: Skicka den till registrator eller lämna ut den själv. Handlingen kan lämnas ut som papperskopior enligt avgiftsförordningen, vilket innebär en portoavgift samt en avgift på 50 kronor för 10 sidor eller mer och 2 kronor per sida utöver detta. Handlingarna kan i vissa fall skickas digitalt eller så kan personen ta del av handlingarna på plats. Om du lämnar ut handlingen själv ska du informera registrator.
b. Om handlingen inte kan lämnas ut: Meddela den som lämnat in begäran. Informera om att handlingen inte är en allmän handling eller att den omfattas av sekretess och att vi beslutat att inte lämna ut den. Informera också den som efterfrågat handlingen att hen har rätt att få beslutet skriftligt. Om ett skriftligt beslut önskas lämnar vi över ärendet till Universitetsförvaltningen.