Registrering av handling
Handlingar som ska diarieföras lämnas till registrator, antingen på papper eller digitalt. Om du har behörighet till W3D3 ansvarar du för det själv.
Enligt gällande lagstiftning så ska handlingar registreras så snart som möjligt. Det innebär att om du tar emot en handling från en extern part via e-post eller vanlig post så måste du se till att den blir skyndsamt diarieförd.
Handlingar ska sparas i det format i vilket de skapats eller inkommit i. Det innebär att handlingar som är digitala kommer diarieföras och arkiveras i digital form, medan de som är i papper hanteras på papper. Det finns några undantag, men generellt sett finns det inget behov att skriva ut digitala handlingar.
Bifoga gärna information om handlingen när du lämnar över den till registrator, om det inte redan tydligt framgår vad den gäller. Registrator behöver information om:
- Vad det är för typ av handling och vad den rör (ansökan om medel för projekt X, avtal rörande Y, bilaga till Z)
- Vilken institution/enhet handlingen hör till
- Datum då handlingen inkommit, upprättats, expedierats eller skickats
- Om det redan finns ett ärende (diarienummer) som handlingen är kopplad till
- Vem på CBH-skolan som är ansvarig handläggare/kontaktperson för ärendet som handlingen hör till (enhetschef eller verksamhetscontroller går bra).