Avslut av anställningar på skolan: stöttar chefer vid avslut av anställning. Skriver varsel och hanterar uppsägning på egen begäran samt pensionsavgångar.
Exitsamtal inom VS, och doktorander som avslutar sin anställning innan disputation: genomför exitsamtal med VS-medarbetare samt med doktorander där det funnits problematik under utbildningen och doktoranden slutar innan disputation.
Offboarding: Sammanställer och skickar ut enkät till forskare, postdoktorer, doktorander och TA-personal.
Systemstöd i HR-systemen: stöttar chefer och medarbetare i tex. HR+ och egenrapportering.
Anställningsavtal: stöttar chefer och medarbetare i frågor gällande anställningsavtal samt upprättar anställningsavtal.
Kollektivavtal: informerar skolans medarbetare om avtalsfrågor och aktuella avtal, tex. semester, tjänstledighet, föräldraledighet samt andra lokala kollektivavtal så som postdoktoravtalet.
Migrationsverket, Skatteverket och bank: informerar chefer och medarbetare vid ansökningar om uppehållstillstånd, personnummer och bankkonton.
Företagshälsovård: informerar om KTH:s företagshälsovård. Tar kontakt med företagshälsovården vid rehabiliteringsärenden samt andra ärenden där företagshälsovården ska involveras.
Arbetsrätt: informerar skolans medarbetare om rådande arbetsrätt tex. tjänstledigheter, anställningstid, uppsägningstid. Beräknar anställningstid enligt Högskoleförordningen för doktorandanställningar.
Hantering av anmälningar av diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling: tar emot anmälningar och handlägger ärenden enligt KTH:s ärendehantering för dessa ärenden.
Samordning skyddsronder: Stöttar i frågor och koordinerar tillsammans med Infra de fysiska skyddsronderna på skolan.
Skolans arbetsmiljögrupp: Samordnar skolans arbetsmiljögrupp. Deltar vid framtagande av AM-plan. Följer upp AM-plan. Samarbetar med skolans JMLgrupp.
JML: Representant i skolans JML-grupp. Stöttar verksamheten i JML-frågor. Deltar vid framtagande av JML-plan.
Organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA): bistår med material och stöttar inför OSA skyddsronder. Utbildar chefer inom OSA. Tar fram och genomför friskvårdssatsningar. Utvecklar och bistår med mallar för utvecklingssamtal. Chefsstöd inom OSA frågor.
Incidenter i arbetsmiljön: arbetsskador, tillbud, risker. Stöttar chefer och föjer upp anmälningar i IA-systemet. Utbildar vid behov chefer i IA-systemet. Samverkar anmälningar. Uppdaterar accesser i systemet.
Personalärenden: stöttar chefer vid behov svåra personalärenden ex.vis konflikter. Situationsutredning och åtgärdsförslag. Samarbetar med HR centralt vid överenskommelser. Kan genomföra chefscoachning. Kopplar vid behov in externa parter så som företagshälsovård eller organisationskonsult.
Medarbetarundersökning: sammanhåller medarbetarundersökningen på skolnivå och tar fram handlingsplan för skolan. Stöttar vid behov avdelningschefer i arbetet med avdelningarnas planer.
Bisysslor: håller samman bisysslohanteringen på skolan.
Tjänstegrupplivförsäkring, arbetsskadeförsäkring, försäkringar via Kammarkollegiet, URAförsäkring: informerar chefer och anställda gällande försäkringar som finns på KTH. Skriver URA-avtal.
Uppehållstillstånd: Stöttar med underlag till uppehållstillstånd för gästforskare och gästdoktorander.
Rutin för gäster och anknutna på skolan: Samordnar med UK och Infra/Service.
Introduktionsmöten för alla nyanställda på skolan: samordnar och genomför den obligatoriska introduktionen vid skolan.
Introduktionskurs övningsassistenter: ansvarar för information och inbjudan till Introduktionskurs i Canvas. Kontrollerar att övningsassistenten genomgått del 1- 3 i introduktionen innan anställningsbekräftelse utfärdas. Uppdaterar HR-modulen i Canvas.
Chefsintroduktion: Planerar och koordinerar introduktion för nya chefer.
Rekryteringsworkshop: ansvarar för rekryteringsworkshops för skolans rekryterade chefer och handledare.
Ledarprogram: genomför ledarutbildningar.
Utbildningsuppföljning: sammanställer genomförda utbildningar inom skolan. Främst utbildningar som genomförs på KTH men även strategiska utbildningar gällandet t.ex. ledarskap, skydd, brand och miljö.
Lönerevision: sammanhåller lönerevisionen på skolnivå. Tar fram underlag inför revisionen. Skickar ut och tar emot underlag från chefer. Sammanhåller underlagen och samarbetar med skolchefen. Lämnar underlag till sakavdelning HR.
Rehabiliteringsutredningar och Företagshälsovården: stöttar chefer i rehabiliteringsprocessen. Samarbetar med chef under hela processen. Har kontakt med företagshälsovården och Försäkringskassan.
Bevakning sjukfrånvaro: stöttar chefer vid återkommande korttidsfrånvaro, initierar omtankesamtal och ev. insatser.
Support arbetsrätt och administration för lärartjänster: ansvarar för de administrativa delarna. Stöder FFA och chefer gällande lagar och riktlinjer samt administrativt tillsammans med GVS.
Arbetsrätt: stöder chefer gällande olika lagar som styr olika rekryteringar.
Annonser: administrerar rekryteringsannonser och sammanhåller olika underlag som behöver samlas in.
Doktorandrekrytering: stöttar rekryterande chefer genom hela rekryteringsprocessen för doktorander. Sammanhåller och informerar om samannonsering.
Kontakter med externa rekryteringsföretag: förmedlar kontakt med upphandlade rekryteringsföretag.
Intervjuer VS: stöttar rekryterande chefer genom hela rekryteringsprocessen.
Avslut rekrytering: anslår beslut i Varbi och avslutar rekryteringarna. Överlämnar dokumentation till forskarutbildningen vid antagning av doktorander.
Samverkan är grunden i KTH:s utvecklingsarbete såväl i vardagliga frågor som för långsiktiga mål. Syftet är att skapa förutsättningar för ett arbetsklimat som kännetecknas av ett etiskt förhållningssätt, ömsesidig respekt, öppenhet, delaktighet, framförhållning och effektivitet.
Möten hålls med de fackliga representanterna SACO samt ST regelbundet varannan vecka, där anställningsavtal, rekryteringstillstånd, organisationsutveckling mm tas upp.
