Här hittar du de tjänster enheten utför löpande. Specifika projekt och satsningar läggs separat i den årliga verksamhetsplanen.
Gruppen för affärsjuridik upprättar, granskar och förhandlar avtal och överenskommelser mellan KTH och företag, organisationer och myndigheter - framför allt inom forskningsområdet, men hanterar även andra civilrättsliga ärenden där KTH är part. För avtalsstöd på skolnivå går det bra att kontakta
avtal@eecs.kth.se
.
Projektledning, samordning, logistik och planering i samband med evenemang och möten. T ex internat, konferenser, sommarskolor, workshops och julbord.
Bokar lokal eller anläggning enligt statligt ramavtal, catering, transport och kringaktiviteter.
Stöd och råd vid avrop eller inköp av varor, teknik och tjänster.
Söker tillstånd för t ex för fester och tält och verkar koordinerande i säkerhetsfrågor.
Deltagarhantering: skapar skräddarsydda anmälningsformulär. Sammanställer och vidarebefordrar registreringsinformation efter behov till t ex underleverantörer.
Bokar resor och boende för inbjudna gäster och talare även större hotellblockbokningar för konferensdeltagare.
Arrangerar konferensmiddagar, mingel och social events.
Övergripande stöd på plats under evenemanget.
Uppföljning och efterarbete (inklusive fakturahantering och arvoden/ SINK).
Tillsammans med KTH Sustainability Office arbetar vi med miljö- och hållbarhetsarbete inklusive årscykeln för miljöledningssystemet, hållbarhetsmål och lokala rutiner.
Arbetsplats, skrivarrum, lås och larmhantering, skåpservice, rondering av skolgemensamma mötesrum, återvinning: löpande rondering av gemensamma ytor, proaktivt arbetssätt för en fungerande vardag.
Lokalöversyn (lokaler), mindre ytskiktsrenoveringar (ombyggnationer): uppsökande och besiktar lokaler på ett övergripande sätt enligt lokalrutiner för skolan. Rådgivande roll och koordinerar involverade aktörer att genomföra arbetet, beställer och följer upp arbetet.
Post och paket: daglig postrunda inom skolan samt pakethantering.
Köksservice: köksutrustning, kaffemaskiner enligt standardsortiment inkl. förbrukningsvaror. Fyller på tallrikar, glas, bestick, mikro (standardutrustning) och standardsortiment av kaffe/te finns i våra kök.
Övrigt: Kaffemaskiner utöver standardsortiment betalas och sköts av avdelningen.
Inköpsservice under direktupphandlingsgränsen: behjälplig vid frågor om avtal, hanterar inköp via ramavtal som böcker, kontorsmaterial utöver standardsortiment, frukt mm.
Inköpsstöd (direktupphandlingar): hjälper till med direktupphandlingsprocessen inklusive annonsering och beställning av anbud.
Upphandlingsstöd (över direktupphandlingsgränsen): koordinerar upphandlingsbehovet från avdelningarna till GVS, skolchef prioriterar sammanställningen.
Koordinerar, prioriterar, driver projekt tillsammans med IT och berörda avdelningar samt följer upp och analyserar IT-överenskommelsen.
Lokalprocess - översiktsbild, specifikationer, ritningar och beräkningar. Strategisk lokalplanering: övergripande helhetskontroll över samtliga skolans lokaler, dialog med avdelningar om lokalbehov, implementera skolchefsbeslut för lokalrutinsdokumentet och enhetsöverskridande process tillsammans med ekonomi. Tillsammans med avdelningar och VS diskutera och driva lokaleffektiviseringar.
Postöppning, registratur, utlämning av handlingar och arkivering: ser till att skolan följer KTH:s dokumenthanteringsplan och har en rådgivande roll om regelverket inom skolan.
Receptionsverksamhet: hantera besökare, leverantörer, bud, accessfrågor, introduktion och avslut av anställda samt uppdatera system för webbsidor vid flyttar och ändringar av personal/anknutna i enhetsöverskridande processer tillsammans med HR. Ordnar skolpresent vid högtider och firanden samt förfrågan om ev. firande enligt skolchefsbeslut.
Event som disputationer, licentiat: bokar resa och boende till betygsnämnd, ordnar catering, blomma, diplom och present som levereras till disputationslokalen.
Relocation (boka boende till besökare): förmedlar/hänvisar till Relocation på GVS som är behjälpliga med boenden.
Reseservice inför besökares resa: bokar resa och boende enligt ramavtal, enhetsöverskridande process med HR för ev. ersättning av arvode och utlägg.
Fruktservice: tillhandahåller frukt och mjölk från befintligt ramavtal till skolans kök. En standardnivå per medarbetare ingår i tjänstekatalogen. Övrigt: Om avdelningarna vill ha mer än standardnivå tas kostnaden på avdelningen.
Mötesservice: beställa catering efter avdelningarnas behov till möten. Koordinerar gemensamma högtider och firanden till avdelningarna som t. ex semlor och kanelbullens dag.
Lokaler, brand, säkerhet, tillbud och miljö (hållbar utveckling): tillsammans med berörda avdelningar och enheter ser till att vi har ett proaktivt arbetssätt och koordinera projekt inom olika ansvarsområden. Tillser att brandsansvar och säkerhetsansvar för skolan upprätthålls enligt KTH:s regelverk.
