Vanliga frågor och svar

Vad är ett stipendium?

Det är en gåva, vanligen i form av pengar, som delas ut till en person som stöd för studier, en viss resa eller viss forskning etc. Ett stipendium är personligt och utdelas ofta för att täcka framtida kostnader. Vissa stipendier delas ut för särskilda insatser som en individ har gjort (t ex kamratstipendium, medaljer).

Vad är en stiftelse?

En KTH-anknuten stiftelse bildas genom att en stiftare/donator (en person, ett bolag, en organisation etc) avsätter pengar till en stiftelse och KTH åtar sig att förvalta denna. Detta sker oftast genom ett testamente eller ett gåvobrev. Det vanliga är att bara avkastningen får användas till stipendier.

Hur stiftelsen får agera styrs av stiftelseförordnandet (stadgar etc) som upprättas när stiftelsen bildas. Donatorn har möjlighet att villkora donationen genom att bestämma till vilket ändamål pengarna ska användas. KTH åtar sig att följa stiftelseförordnade dvs stiftarens vilja. Exempel på regler är att stipendiet bara ska ges till:

• begåvad student som studiestöd
• person som kommer från Värmland
• lärare/forskare/forskarstuderande som resestipendium
• svensk medborgare
• person som tagit examen vid KTH
• person som läser en särskild utbildning
• person av ett visst kön

En stiftelse är en egen juridisk person. Det är således inte KTH som bestämmer över hur och till vilka mottagare pengarna får delas ut utan detta styrs i stiftelseförordnade. En stiftelse omfattas av i första hand av stiftelselagen men även av bokföringslagen och andra lagar. En stiftelses verksamhet är inte myndighetsutövning och omfattas inte av offentlighetsprincipen. Det är Länsstyrelsen som har till uppgift att utöva tillsyn över stiftelserna. Det är skillnad på pengar som skänks direkt till KTH (med eller utan villkor) och medel som skänks för att bilda en stiftelse.

Vilka medel får en stiftelse dela ut?

De flesta av de KTH-anknutna stiftelserna är s k avkastningsstiftelser. Det innebär att de endast får dela ut avkastningen men inte röra övrigt kapital i stiftelsen. Det finns även några stiftelser som är tidsbegränsade som ska dela ut allt kapital i stiftelsen för att sedan avslutas.

Kan alla söka stipendium från de KTH-anknutna stiftelserna?

I princip är det bara studerande/forskare/lärare vid KTH som kan söka stipendium.

Kan jag söka stipendium när som helst under året?

Det går bara att söka stipendium när stiftelsen är utlyst dvs öppen för ansökan. Under respektive ansökningstid kommer mer information och ansökningsblanketter att finnas tillgängligt under sidorna för stipendieutlysningar.

Ansökningsblankett?

Ansökan till de KTH-anknutna stiftelserna fylls i de flesta fall i på webben. Länk till respektive ansökningsblankett finns under utlysningstexten. Läs noga igenom anvisningarna och utlysningstexten. Vänligen observera att endast komplett ifyllda ansökningar kommer att behandlas.

Om det inte finns någon blankett får du själv skriva din ansökan. Var noga med att ta med alla uppgifter som efterfrågas inklusive personnummer och e-postadress

Hur fyller jag i mitt kontonummer i den elektroniska ansökan?

I de fall som kontonummer efterfrågas är det viktigt att du anger kontonumret på rätt sätt. Läs igenom instruktionen nedan.

Instruktion till hur kontonummer anges på elektronisk ansökan (pdf 74 kB)

Vilka bilagor ska sändas in?

Du ska bara sända in de bilagor som efterfrågas. När du ansöker om ett resestipendium ska du t ex lämna en budget och underlag som styrker (visar) kostnaderna i budgeten. Det kan vara en skärmprint på rese, hotell och konferensavgift, en inbjudan, kopia på biljett (men det finns inget krav på att resan ska vara bokad redan vid ansökningstillfället) etc.

Är ett stipendium skattepliktigt?

Man behöver vanligen inte betala skatt på stipendium för studier och forskning. Det är endast om stipendiet kräver någon motprestation från mottagaren eller om stipendiet delas ut av mottagarens arbetsgivare som det kan bli aktuellt att betala skatt på stipendiet. Att lämna in en reserapport är inte en motprestation utan ett sätt att visa att tilldelat stipendium har använts till just den resan som man tilldelats stipendium för.

Kan jag få traktamente?

Traktamente är en ersättning som en arbetsgivare kan betala ut till en anställd vid resor i tjänsten. De KTH-anknutna stiftelserna har ingen anställd personal så traktamente utbetalas aldrig från dessa.

Får jag en bekräftelse på att min ansökan har registrerats?

Bekräftelse sänds ut med automatik när ansökan inkommit via hemsidan. I det fåtal fall som en ansökan ska sändas till registrator kommer ingen bekräftelse att sändas ut.

När ska jag fylla i en rekvisition för att få mitt stipendium utbetalt och vart sänder jag den?

När du ansöker via hemsidan anger du bankuppgifter i samband med ansökan i de fall det efterfrågas.

I ett fåtal fall sker utbetalning genom att en rekvisitionsblankett fylls i och sänds in. Rekvisitionsblanketten sänds ut tillsammans med beslutet och ska returneras ifylld och underskriven i original. Stipendiet måste rekvireras inom ett år, annars återgår stipendiebeloppet till stiftelsen.

Rekvisitionen sänds till adressen längst ned på blanketten.

Postadress: KTH, VS/RSO, Stiftelsefunktionen, 100 44 STOCKHOLM

Internpost: VS/RSO, Stiftelsefunktionen, TR 1

Undantag: Stipendier från Jubileumsanslaget från Knut och Alice Wallenbergs stiftelse. Bidraget utbetalas till skolan som ska skicka rekvisition (inte faktura och inte en SEB-rekvisition) till VS/EUA ( ekonomi-vs@kth.se ). Rekvisition kan ske tidigast en vecka efter att beslutet expedierats. Medlen måste tas ut inom sex månader från beslutsdatum.

Hur och när får jag besked om jag har fått ett stipendium?

Alla, både de som får och de som inte får ett stipendium, får besked sänt till den e-postadress som lämnats på ansökan. Vi föredrar att du använder din KTH-mailadress.

Besked om de allmänna resestiftelserna kommer vanligen i slutet av maj. Besked om de allmänna studerandestiftelserna och Stiftelsen Henrik Göranssons Sandviken stipendiefond kommer före midsommar. För övriga stiftelser sänds besked vanligtvis inom två-tre månader efter att ansökningstiden har gått ut.

Regeln är att beskedet sänds ut så fort beslut är fattat. Se även under ”Hur går handläggningen till?”

När betalas mitt stipendium ut?

Utbetalning görs inom en månad efter att beslutet har sänts ut.

Kan jag få ett förhandsbesked?

Nej, det går inte att få besked innan beslutet sänds ut.

Hur går handläggningen till?

Utlysningstiden är vanligen 3 veckor. Därefter sammanställs inkomna ansökningar och handläggs (genomgång av uppgifterna i ansökan, bilagor, kontroll i Ladok etc). Handläggningstiden beror på antal inkomna ansökningar och vilka kontroller som ska genomföras. I vissa fall sänds ansökningarna till respektive skola för prioritering. Ett beslutsunderlag tas fram. Beslut fattas av aktuellt stipendieråd, -kommitté etc. Beslut sänds ut via e-post till stipendiater och skolorna. Besked sänds även till de som inte tilldelats stipendium.

Vad händer om jag inte kan åka till den konferens eller motsvarande som jag har fått stipendium för?

Ett resestipendium utdelas till en viss aktivitet. Om du inte åker på den resan är grundregeln att stipendiet ska återgå/-betalas till stiftelsen. På grund av rådande situation med Covid-19 gäller till viss del ändrade regler. Kontakta alltid stipendier@kth.se  om resan inte kommer att ske eller vid osäkerhet kring ändrade förhållanden rörande beviljat ändamål.

Det går ofta att ansöka om ändring av beviljad aktivitet (dock inte för Jubileumsanslaget från Knut och Alice Wallenbergs stiftelse eller för Olle Erikssons stiftelse för materialteknik). Ansökan måste vara insänd inom ett år från beslutsdatum. Du skickar in en ansökan om byte av konferens med en motivering till varför den beviljade resan inte genomfördes, kostnadsberäkning/ budget för den nya resan samt, i förekommande fall, ett godkännande från handledare. Ofullständig ansökan kommer inte att behandlas. Beslut fattas sedan om att godkänna eller att avslå ansökan. Beslut sänds till den e-postadress som du uppgivit på ansökan.

Hur ska en rapport efter avslutad aktivitet utformas?

Det finns rapportformulär både på svenska och engelska. Rapportformulär (svensk version) , rapportformulär (engelsk version) . Välj vilket formulär du vill använda, fyll i och sänd in.

Börja med att ange från vilken stiftelse du fått stipendium, diarienummer och ditt namn.

Aktivitetsrapporten behöver inte vara lång, det räcker med en sida om vad du har gjort (rest till konferensen xx och presenterat din forskning eller motsvarande) och vad det tillförde dig och din forskning (intresse från andra deltagare, kontakter med andra forskare osv). Ange var konferensen hölls samt under vilka datum.

Sammanfattningsvis: vad har du, och därmed KTH:s forskning, fått ut av de pengar som stiftelsen satsade på dig?

Stiftelsen önskar ingen ekonomisk rapportering utom om det blev pengar över (dessa ska i så fall lämnas tillbaka).

Enligt akademisk tradition brukar man också i rapporten framföra ett tack till stiftelsen som gjorde denna resa möjlig.

Hur skickar jag en aktivitetsrapport?

Genom att använda följande formulär för aktivitetsrapport .