Vanliga frågor (FAQ)
På denna sida hittar du svar på några av de vanligaste funderingarna kopplat till området centrumbildningar.
Starta ett centrum
Vad är skillnaden mellan de olika formerna av centrum?
Det finns i princip två typer av centrum vid KTH:
- Excellenscentrum: har finansiering från en forskningsfinansiär (som matchas av parterna) utifrån en extern utlysning där KTH-ansökan har beviljats, benämns också ibland som Kompetenscentrum.
- Forskningscentrum: har till skillnad från excellens/kompetenscentrum finansiering enbart från KTH och ev. externa parter, det vill säga inte forskningsfinansiärer för att forska inom ett definierat forskningsområde.
Dessutom finns det vid KTH, i vissa fall, även tre andra undertyper av centrum:
- Nätverkscentrum: erhåller enbart grundfinansiering för centrumledning och används för att samla forskning inom ett större forskningsområde och attrahera externa parter för att medverka i särskilt finansierade forskningsprojekt, alternativt bidra till att större initiativ kommer till stånd. Har ej finansiering från forskningsfinansiärer.
- Resurscentrum: driver större gemensamma forskningsinfrastrukturer inom ramen för sina forskningsprojekt, med användare både inom och utanför KTH. Kan förekomma att har finansiering från forskningsfinansiär, men har oftare enbart finansiering från KTH och externa parter.
- Programcentrum: hanterar bedömning och selektering av projektförslag för rekommendation till beslut gentemot extern finansiär. Har finansiering från forskningsfinansiär.
Vad är ett interimcentrum?
Ett interimcentrum är ett KTH-initierat centrum som drivs under en kortare testperiod, vanligtvis 18 till 24 månader för att sedan efter en utvärdering beslutas om det ska etableras eller inte. Vanligtvis inrättas ett interimcentrum för att testa ett nytt forskningsområde av strategisk betydelse som saknar extern finansiering och/eller parter.
Hur startar jag ett centrum?
Ett nytt centrum inrättas alltid efter en dialog mellan involverade forskare, berörd skolchef och KTH:s ledning och kan i vissa fall utgå från ett externt forskningsanslag eller utlysning. Vid inrättande av ett nytt centrum behövs tre underlag:
- En konceptbeskrivning.
- En budget.
- Skolchefs anhållan om att etablera ett centrum.
Vad krävs för etablering av ett centrum?
Forskningshandläggare vid STRIV stöttar under hela processen och presenterar de obligatoriska dokumenten på Rektors beslutsmöte där slutligt beslut tas om etablering.
Vad krävs för att få central samfinansiering till centrumet?
Ett särskilt rektorsbeslut krävs alltid för central samfinansiering till centrumet eftersom det är ett ekonomiskt beslut av långsiktig strategisk betydelse för KTH.
Varför behövs en särskild mall för konceptbeskrivning?
Konceptbeskrivning följer alltid en särskild mall för att underlätta förståelsen inför rektorsbeslut samt för att de ska kunna jämföras sinsemellan och utvärderas i efterhand.
Vad behöver en budget innehålla?
Budgeten ska specificera in-kind, kostnad i kr och procent av arbetstid från involverade forskare uppdelat per skola, eventuell ytterligare samfinansiering från skola/skolor, eventuell central o/e extern samfinansiering, samt övriga parters finansiering i cash och in-kind.
Kostnaderna för centrumets planerade verksamhet ska uppdelas på planerade projekt/aktiviteter vilket enklast görs genom en specificerad ”verksamhetsplan”.
Vad behövs för att KTH ska kunna vara part i ett centrum?
Skolchefs anhållan om att delta i specificerat centrum behövs, i vilket ett antal uppgifter ska specificeras. Se Riktlinje om hantering av centrum inom forskning. Beslut om att vara part i centrum med annan huvudman fattas av vicerektor för forskning. Om central samfinansiering ska ingå krävs rektorsbeslut avseende detta.
Organisatorisk hemvist
Kan ett centrum ligga utanför en skola?
Nej, centrum som är etablerade på KTH har alltid en värdskola. Dock kan fler skolor vara involverade i centrumet och värdskapet kan flytta mellan dem. KTH kan även vara part eller nod i ett centrum som är etablerat på annat lärosäte, och då blir skolan där KTH:s PI är anställd värdskola för KTH:s engagemang i centrumet.
Kan en person vara anställd i ett centrum?
Nej, personal är alltid anställd i ”linjen”, det vill säga vid en av KTH:s skolor.
Varför behövs skolchefens anhållan innan man kan starta ett centrum?
Ett centrum kräver resurser i form av föreståndare, personal, administration med mera. Skolchefen måste vara involverad och ge sitt godkännande för att skolan ska kunna planera för alla kostnader och kunna ge administrativt stöd ute på skolan. Genom skolchefsanhållan visar skolchef att den forskning som centrumet avser bedriva är strategisk för skolan i framtiden, vilket är viktigt då resurser binds upp långsiktigt. Samtidigt förbinder sig skolan att ge det verksamhetsstöd som centrumet behöver genom en separat överenskommelse.
Vad är skillnaden mellan skolchefsgodkännande och skolchefsanhållan?
I princip är detta samma sak men anhållan visar på ett större ekonomiskt åtagande av skolan över en längre period då centrum oftast sträcker sig mellan fem och tio framåt i tiden.
Styrning och ledning
Vad är det för skillnad på partsstämma och styrgrupp?
Styrgruppen bör ha fem till nio utvalda representanter/ledamöter från de mest tongivande parterna och nomineras av varje part. Här behöver KTH:s ledning i samråd med berörd skolchef ta det slutliga formella beslutet.
För de centrum som inte har fler parter än att de kan finnas representerade i styrgruppen behöver ingen specifik partsstämma, men om centrumet planerar för fler parter behöver partsstämma finnas med i avtalet för att kunna användas vid framtida behov.
Partsstämma är det forum där samtliga parter får representera sin organisation och denna form passar för centrum som har fler parter än högsta antal styrgrupps ledamöter.
Hur ofta behöver partsstämma och/eller styrgrupp hållas?
Partsstämma hålls vid behov och kan genomföras digitalt eller fysiskt. Om inte alla parter ingår i styrgruppen behöver partsstämma hållas minst i samband med etablering och vid avveckling av centrumet. Många centrum har fyra styrgruppsmöten per år, men kravet är att styrgruppsmöten ska hållas minst två gånger per år.
Hur utses styrgruppen?
Genom ett beslut från KTH:s beslutsfattare där det även framgår styrgruppsmedlemmarnas mandatperiod. Adjungerade eller vice ledamöter behöver inte ett formellt beslut. Adjungerade beslutas av styrgruppen och vice ledamöter utses av sin egen organisation. I vissa fall beslutar styrgruppen därefter om vice ledamöter.
När är styrgruppen beslutsför?
Så länge de har mandat genom KTH:s beslut och så länge som de följer de beslutade formerna i konsortieavtalet angående minsta antalet ledamöter för att vara beslutsför.
Vilken är föreståndarens roll?
Föreståndaren leder det dagliga operativa arbetet i centrumet och utses genom ett beslut av rektor (vid etablering) eller vicerektor för forskning (vid eventuellt byte eller förlängning av mandatperiod). Rollen utöver det innebär bland annat att vara föredragande och bereda underlag för styrgruppen, sköta rapporteringar och utvärderingar, ansvara för centrumets kommunikation och vara kontaktperson för centrumet gentemot KTH:s ledning och stödfunktioner. Det innebär bland annat att föra dialog om eventuella kommande centrum-utvärderingar av forskningsfinansiär och skicka centrumets årsrapport till skolchef och handläggare vid STRIV.
Hur utses vice föreståndare och andra ledningsfunktioner i ett centrum?
Genom nominering från part och genom ett styrgruppsbeslut.
Kan en föreståndare vara anställd utanför KTH?
Ja, en föreståndare kan ha sin huvudsakliga anställning utanför KTH men behöver bli anställd på KTH för de 20 till 30 procent som föreståndarrollen normalt kräver. För centrum etablerade innan riktlinjerna trädde i kraft där föreståndare ej är anställd vid KTH kan undantag medges av vicerektor för forskning.
Kan en föreståndare vara en del av styrgruppen?
Nej, en föreståndare är däremot alltid föredragande i styrgruppen.
Ekonomi
Hur fungerar centrumets ekonomihantering, redovisning och uppföljning?
Styrgruppen beslutar om årlig budget inom ramen för de medel som KTH och respektive part ställt till förfogande för styrgruppen. Centrumet får inte ha planerat negativt utfall. Skolekonomen sköter den ekonomiska redovisningen och uppföljningen i samarbete med föreståndaren. Föreståndaren har ekonomisk attesträtt upp till en miljon kronor som delegeras av skolchef. Fakturor sakattesteras av skolekonom.
Vem tar fram verksamhetsplan och budget?
Föreståndaren tar fram förslag till verksamhetsplan och budget, som sedan beslutas av styrgrupp/partsstämma.
När ska den ekonomiska planeringen och uppföljning göras?
Ekonomisk planering görs i kvartal tre och ekonomisk uppföljning i kvartal ett respektive kalenderår. Den ekonomiska rapporteringen ska vara en del av centrumets årsrapportering.
Vad händer om centrumet inte förbrukar sin årliga budget?
Det beror på de villkor som finns i finansiärens beslut. Om inga direkta villkor finns och om centrumet har externt bidrag finns inga hinder på KTH att oförbrukade medel förs över till nästkommande år. En notering bör göras i centrumets årsrapportering till skolchef och KTH:s ledning.
Finns det en budgetmall för centrum?
Det finns ingen beslutad budgetmall men goda exempel på budgetmallar som andra centrum tagit fram. För excellenscentrum tillhandahålls ofta en budgetmall från forskningsfinansiären. Kontakta STRIV vid avdelningen för forskningsstöd så hjälper de dig.
Beslut och protokoll
Kan styrgruppsmöten hållas digitalt?
Ja. Samma regler gäller för digitala styrgruppsmöten som fysiska styrgruppsmöten.
Vem skriver protokoll?
I början av styrgruppsmötet beslutas vem som ska leda mötet som ordförande, om inte styrgruppens ordförande kan delta, vem som ska föra protokoll samt vem som ska justera protokollet. Föreståndaren kan aldrig vara ordförande då denne inte ingår i styrgruppen, ordförande väljs bland ordinarie styrgruppsledamöter, såtillvida inte ordinarie ordförande deltar på mötet.
Vem beslutar om vad i ett centrum?
Styrgruppen beslutar om verksamhets- och kommunikationsplan samt budget inför varje verksamhetsår. Styrgruppen beslutar även om att fastställa årsrapport och annan dokumenterad uppföljning. Den beslutar om att, i tillämpliga fall, inrätta ledningsgrupp och utse vice föreståndare efter förslag från föreståndaren. Beslut om forskningsprojekt som ska finansieras av centrumet inom centrumavtalets ramar får vidaredelegeras till föreståndaren.
Vilka krav ställs för att beslut från styrgruppen ska gälla?
Normalt styrs dessa regler av konsortialavtalet och regeln är att minst hälften måste vara närvarande vid beslutet som normalt sker vid styrgruppsmöten. Vid jämnt antal har ordförande utslagsröst. Ett styrgruppsbeslut kan även tas ”per capsulam”, det vill säga utan att styrgruppen träffas fysiskt eller digitalt men då måste man samla in svar exempelvis via epost och lägga in dem i ett särskilt dokument som sparas av föreståndaren.
Kan styrgruppen besluta om allt?
Nej, vid beslut om byte av styrgruppsledamot eller föreståndare, anslutande/avgående av ny part eller förlängning innebär styrgruppens beslut enbart en rekommendation. Denna tas sedan vidare av handläggare vid STRIV till vice rektor för forskning som tar det formella beslutet. Vid avslutande av ett centrum är styrgruppens beslut en rekommendation där rektor tar det formella beslutet. Vid alla dessa beslut ska även skolchef vara involverad.
Var arkiveras de olika typerna av beslut?
Övergripande beslut som rör centrumet arkiveras i ärendesystemet CASE. Projekt inom centrumet ges ett eget ärendenummer och länkas till centrumets ärendenummer.
Var ska styrgruppsprotokoll sparas?
Alla styrgruppsprotokoll ska justeras och arkiveras på skolan.
Hur undviks jäv?
Jävsituationer undviks enklast genom att notera jävsproblematik i beslutsprotokoll och att personen inte deltagit i beslutet. Se även läs om Jäv på KTH:s intranät.
Förlägning och Avslut
Vad krävs för förlängning av ett centrums verksamhetsperiod?
Centrumets föreståndare ska ta fram en självvärderingsrapport enligt mall (som STRIV ansvarar för), som fastställs av styrgruppen och lämnas in till vicerektor för forskning, skolchef och STRIV vid avdelningen för forskningsstöd senast tre månader innan verksamhetsperiodens slut. Skolchef anhåller sedan om förlängning av centrumets verksamhetsperiod. Föreståndaren bereder underlaget. Anhållan lämnas till STRIV som bereder beslutsförslag.
Vad krävs för avveckling av ett centrum?
Centrumets föreståndare ska ta fram en självvärderingsrapport enligt mall, som fastställs av styrgruppen och lämnas in till vicerektor för forskning, skolchef och STRIV vid avdelningen för forskningsstöd senast tre månader innan verksamhetsperiodens slut. Centrum ska alltid avslutas genom begäran från skolchef vid den skola där centrumet har sin organisatoriska hemvist. Begäran lämnas till STRIV som bereder beslutsförslag.
Varför behövs en särskild mall för självvärderingsrapporten?
Mallen för självvärdering gör det enkelt för föreståndaren och centrumets styrgrupp att vara säkra på att alla parametrar kommit med som efterfrågas av KTH:s ledning för beslut om centrumets förlängning eller avveckling. KTH som myndighet ska kunna visa att verksamheter bedrivits enligt ursprunglig projektplan och budget gentemot finansiärer och vid eventuell revision.
Vad händer när centrumet avvecklas?
Vid avveckling görs en avstämning med skolekonom gällande eventuella medel som ej förbrukats för att identifiera om några medel är uppbundna för kommande kostnader och således ska kvarstå på centrumets konto. I normalfall ska icke förbrukade medel (om sådana finns) återföras till forskningsfinansiär alternativt till KTH och parter, centrumets konto ska avslutas och centrumet ska avföras från KTH:s lista över centrum på webben.