KTH är en statlig myndighet och därmed finns det krav på hur vi ska hantera information. Du som medarbetare behöver följa de lagar och interna rutiner som finns.
På den här sidan hittar du information om och rutiner för dokumenthantering. Har du frågor hör du av dig till ITM-skolans registrator, arkivarie och dokumentsamordnare på
registrator@itm.kth.se
Allmänt om dokumenthantering
På ett universitet skapas dagligen en stor mängd information. En del är enbart för personligt bruk, men mycket är sådant som måste tas om hand på ett korrekt sätt för du själv och andra ska kunna hitta information igen. Dokumenthantering handlar om att skapa en god hantering av verksamhetsinformation där dokument effektivt och systematiskt skapas, tas emot, används och bevaras eller gallras. Dokumenthanteringen syftar både till att säkra allmänhetens rätt till insyn i verksamheten genom att ta del av allmänna handlingar och skapa effektivitet i KTH:s arbete.
Rutinerna för dokumenthantering är till för att vi på ett så smidigt sätt som möjligt ska uppfylla både våra egna och externa behov av att återfinna information och för att vi ska uppfylla de krav som lagstiftningen ställer på oss.
Det som innehåller någon form av information av något slag (till exempel ett dokument med text, inspelningar och bilder) kallas för handling. Om handlingen förvaras hos en myndighet och om den är inkommen till eller upprättad (skapad) hos myndigheten kallas handlingen för allmän handling. Allmänna handlingar måste hanteras på ett visst sätt. Dokumentsamordnaren på ITM-skolan hjälper dig med det, men det ligger ett stort ansvar på dig som anställd.
Allmänna handlingar ska registreras (eller hållas ordnade på annat sätt) så att de lätt går att återfinna. På KTH registreras handlingarna i till exempel diariet W3D3, studiedokumentationssystemet Ladok och affärssystemet Agresso. Det är viktigt att handlingarna registreras och förvaras på rätt sätt, annars kan det vara svårt eller till och med omöjligt att hitta dem när behovet uppstår.
Enligt svensk grundlag och den så kallade offentlighetsprincipen har allmänheten rätt att ta del av KTH:s allmänna handlingar. Om allmänheten begär att få ta del av en allmän handling så ska det enligt lagen hanteras skyndsamt. Det innebär att om någon frågar dig om en handling måste du ge det högsta prioritet. Även om det rör sig om en allmän handling så är det inte säkert att handlingen är offentlig. Den kan också vara sekretesskyddad och då finns det begränsningar kring vem vi får lämna ut handlingen till. På KTH är det främst upphandlingar och vissa student- och personalärenden som är skyddade av sekretess.
Alla dokument som finns hos KTH räknas inte som allmänna handlingar. En del räknas som till exempel internt arbetsmaterial och behöver inte lämnas ut eller registreras. De typer av allmänna handlingar som finns på KTH listas i
dokumenthanteringsplanen
.
I
dokumenthanteringsplanen
listas de olika typer av handlingar som finns på KTH. I dokumenthanteringsplanen står det också i vilket system som handlingen hanteras och registreras i, om den kan gallras och när, om den ska arkiveras samt var handlingen ska förvaras. Har du frågor om dokumenthanteringsplanen vänder du dig till ITM-skolans dokumentsamordnare på
registrator@itm.kth.se
.
Om du tar emot eller skapar en handling som ska diarieföras i diariesystemet W3D3 skickar du den till skolans registrator, eller hanterar den på egen hand om du har egen behörighet.
Handlingar ska arkiveras i det format de skapats i eller inkommit i. Det innebär att handlingar som är digitala kommer diarieföras och arkiveras i digital form, medan de som är i papper hanteras på papper. Det finns några undantag, men generellt sett finns det inget behov att skriva ut digitala handlingar.
När det gäller gallring sköts den av skolans dokumentsamordnare och GVS. Tillstånd behöver inhämtas för att gallra handlingar, även om gallringsfristen löpt ut. Du varken behöver eller får göra dig av med allmänna handlingar om du inte blivit uppmanad till det.
Handlingar som ska diarieföras
Handlingar som ska diarieföras lämnas till registrator, antingen på papper eller digitalt. Om du har behörighet till W3D3 ansvarar du för det själv. Genom att lämna över pappershandlingar till registrator så slipper du ansvaret för dem. De kommer förvaras på ett korrekt sätt och risken att de förkommer minskar. Behöver du handlingen själv kan du lämna över originalet till registraturen och själv ta en arbetskopia (märk den gärna med ”kopia” så uppstår det inte någon förvirring i framtiden).
Enligt gällande lagstiftning så ska handlingar registreras så snart som möjligt. Det innebär att om du tar emot en handling från en extern part via e-post eller vanlig post så måste du se till att den blir diarieförd samma dag eller senast nästa arbetsdag.
Handlingar som inkommer eller upprättas digitalt behöver generellt sett inte lämnas in på papper.
Dokumenthanteringsplanen
specificerar vilka handlingar som ska arkiveras på papper och vilka som ska arkiveras digitalt.
Bifoga gärna information om handlingen när du lämnar över den till registrator, om det inte redan tydligt framgår vad den gäller. Registrator behöver information om
Vad det är för typ av handling och vad den rör (ansökan om medel för projekt X, avtal rörande Y, bilaga till Z)
Vilken institution/enhet handlingen hör till
Datum då handlingen inkommit, upprättats, expedierats eller skickats
Om det redan finns ett ärende (diarienummer) som handlingen är kopplad till
Vem på ITM-skolan som är ansvarig handläggare/kontaktperson för ärendet som handlingen hör till (enhetschef eller verksamhetscontroller går bra).
Har du behörighet att registrera och/eller handlägga ärenden i W3D3 hanterar du dina ärenden på egen hand, men registrator kan bistå dig om du behöver råd. Glöm inte att avsluta ärendet när det är slutfört och det inte tillkommer fler handlingar (har du registratorsbehörighet avslutar du själv, med handläggarbehörighet måste du be registrator om hjälp med att avsluta). En del handlingar överförs till W3D3 från andra system (till exempel Varbi). Kontrollera gärna att dessa blivit överförda och avsluta ärendet.
Tänk på att diariet inte fungerar som personakter. Handlingar som rör samma person, till exempel förlängningar av anställningar, ska inte ligga i ett och samma ärende om den enda gemensamma nämnaren är att handlingarna rör samma person. Varje anställningsbeslut är ett nytt ärende. Vill man ha en koppling mellan alla ärenden som hör till en person kan man skapa ärendelänkar.
De handlingar som ska arkiveras på papper (till exempel arvodesblanketter och MBL-protokoll) måste iordningställas innan de lämnas över till dokumentsamordnaren för arkivering. Har du lämnat in en handling till registrator redan när handlingen skapades behöver du inte förbereda för arkivering.
Vill du ta del av en handling som är arkiverad kontaktar du skolans dokumentsamordnare.
Leverera handlingar för arkivering
Handlingar som inte längre behövs i verksamheten bör lämnas över till skolans dokumentsamordnare som ser till att de kommer till ett slutarkiv. Genom att lämna över handlingen till dokumentsamordnaren slipper du ansvara för handlingen. Givetvis kan du få tillgång till handlingen igen om du behöver den, det är bara att kontakta skolans dokumentsamordnare. Majoriteten av alla nyare handlingar finns inskannade i diariet där du lätt kan komma åt dem.
Registrator på skolan finns hos Servicecenter och vi ser till att diarieföra de dokument som ska in i diariet och arkiveras enligt KTH:s regler.
Diarieföringens syfte är att skapa förutsättningar för allmänhetens rätt till insyn i myndighetens arbete samt att bidra till en effektiv verksamhet. Om du behöver diarieföra något skicka ett epostmeddelande till
skolans dokumentsamordnare
.
Dokumenthantering handlar om att skapa en god hantering av verksamhetsinformation där dokument effektivt och systematiskt: skapas, tas emot, bevaras eller gallras, används. Dokumenthanteringen syftar både till att säkra allmänhetens rätt till insyn i verksamheten och skapa effektivitet i KTH:s arbete.
Skolans dokumentsamordnare tar emot handlingar för arkivering efter kontakt via
registrator@itm.kth.se
Om det finns ett ärende i W3D3 ska det vara avslutat.
Alla handlingar som är registrerade i ärendet i W3D3 och är fysiska original ska finnas med. Digitala original kommer att arkiveras i e-arkivet. Har något förkommit måste du ange det.
Handlingarna ska vara rensade på metallgem, häftklamrar, post-it, gummisnoddar, plastmappar, påsnit (”jungfruben”), pappersklämmor och dylikt.
Lista över handlingarna som du lämnar över. Ibland behöver även en specifik blankett fyllas i. Den får du av skolans dokumentsamordnare.
Varje diariefört ärende som ska levereras ska ha ett utskrivet Ärendekort där all viktig information framgår om ärendet som vad ärendet handlar om, vem som är handläggare, att ärendet är avslutat och vilka handlingar som diarieförts i ärendet. Handlingar som ska arkiveras men som inte behöver diarieföras sorteras enligt den ordning som anges i dokumenthanteringsplanen.
Lokaler för arkivhandlingar
På ITM-skolan skickar varje institution sina handlingar till mellanarkivet i Sing-Sing innan de i framtiden levereras till slutarkivet. Inga lokala arkivlokaler finns med undantag av Institutionen för hållbar produktionsutveckling i Södertälje där vissa delar av arkivet förvaras. Vid åtkomst och leverans till arkivlokalen i Södertälje bör institutionens verksamhetscontroller kontaktas. Vid leverans eller åtkomst till arkivlokalen i Sing-Sing bör skolans dokumentsamordnare kontaktas på
registrator@itm.kth.se
.
Handlingar till skolchef (”Den blå mappen”)
Dokument som skolchefen ska skriva under hanteras i en blå mapp. Skicka dokumenten till Servicecenter vid Lindstedtvägen 30 så blir handlingarna underskrivna. Blanketten ”Försättsblad till dokument som behöver skolchefs underskrift” ska bifogas. Den hittas här
Blanketter | ITM internsidor (kth.se)
.
Postöppning
På KTH tillämpas central postöppning. På ITM-skolan innebär det att skolans servicecenter ansvarar för att öppna och dela ut posten. Behöver något av den inkommande posten diarieföras kommer registrator ordna det innan handlingen skickas till respektive mottagare. Det kan hända att registrator behåller originalhandlingen, men då kommer en kopia skickas ut istället. För att vi ska få öppna din post behöver du lämna in en blankett om medgivande till skolans registrator. Post som är märkt ”privat” eller ”personligt” kommer inte öppnas även om du lämnat in blanketten.
Hantering av utlämnande av allmänna handlingar
Enligt offentlighetsprincipen har allmänheten, med vissa inskränkningar, rätt att ta del av KTH:s allmänna handlingar. Den som vill ta del av en handling behöver varken identifiera sig eller ange något syfte. Om någon begär att få ta del av en allmän handling måste ITM-skolan hantera denna begäran så skyndsamt som möjligt. Om du får en fråga om en allmän handling som du har tillgång till måste du hantera frågan så snart du kan.
Kontakta skolans registratorregistrator@itm.kth.se
. Registrator ska alltid informeras om en begäran inkommer.
Ta reda på om handlingen är en allmän handling. Registrator kan bistå med detta. Om det rör sig om något som inte räknas som en allmän handling (till exempel internt arbetsmaterial) behöver handlingen inte lämnas ut. Observera att om vi lämnar ut en handling som inte är allmän kommer den räknas som allmän från och med det att vi har lämnat ut den.
Undersök om handlingen är offentlig (ej hemlig). En del handlingar på KTH är sekretessmarkerade (till exempel pågående upphandlingsärenden) och de kan inte lämnas ut eller endast lämnas ut under vissa premisser. Den som förfogar över handlingen ska göra en första bedömning, men om det skulle råda osäkerhet och det finns behov av att undersöka om handlingen innehåller sekretessbelagda uppgifter kan skolans registrator/arkivarie hjälpa till. Vid behov kan jurister vid Utbildningsförvaltningen göra en sekretessprövning.
a. Om handlingen kan lämnas ut: Skicka den till registrator eller lämna ut den själv. Handlingen kan lämnas ut som papperskopior mot kopieringsavgift, digitalt eller genom att personen på plats tar del av dem på papper eller vid en lånad dator. Om du lämnar ut handlingen själv ska du informera registrator.
b. Om handlingen inte kan lämnas ut: Meddela den som lämnat in begäran. Informera om att handlingen inte är en allmän handling eller att den omfattas av sekretess och att vi beslutat att inte lämna ut den. Informera också om att den som efterfrågat handlingen har rätt att få beslutet skriftligt. Om ett skriftligt beslut önskas lämnar vi över ärendet till Universitetsförvaltningen.
W3D3 för handläggare
Har du behörighet som handläggare i W3D3 ansvarar du för de ärenden som du är markerad som handläggare på. Det innebär att du ansvarar för att alla handlingar som hör till ärendet blir registrerade och att du ser till att ärendet blir avslutat i W3D3 när det är slutfört. Diariet ska alltid vara uppdaterat. Du måste alltså regelbundet logga in i diariet och titta på dina ärenden och åtgärda det som behöver åtgärdas.
Ärenden ska inte ligga öppna flera år - när ett ärende är avslutat ska också ärendet stängas i W3D3. Kan du inte göra det själv tar du kontakt med dokumentsamordnaren som stänger det åt dig.
Varje avslutat ärende med fysiska handlingar ska ha ett utskrivet Ärendekort. Är ärendet helt digitalt måste varken ärendekort skrivas ut eller skickas till dokumentsamordnaren eftersom det i framtiden kommer att arkiveras i e-arkivet.
Modern diarieföring utgår från verksamhetens processer. En specifik process som ska hanteras kallas för ärende. Ett ärende har en tydlig början och ett slut. Det kan till exempel vara att genomföra en rekrytering, ett inköp eller hantera en ansökan. Ett ärende börjar ofta med att man tar ett beslut (till exempel om att ett inköp ska göras) och avslutas med till exempel ett avtal, kvitto eller med ett annat beslut. Ett ärende kan också initieras utifrån, till exempel genom att en student skickar in en ansökan. I de flesta steg som görs i ett ärende uppstår en handling och den ska registreras i diariet W3D3 eller i ett annat system. Ibland är det en enda handling, ibland kan det vara flera hundra.
Varje ärende får ett unikt diarienummer i W3D3 som gör att man enkelt ska kunna hitta handlingarna som hör till ärendet i efterhand.
Exempel på ärenden och handlingar som kan höra till dem:
En rekryteringsprocess. Anhållan om inrättande av anställning, annons, ansökningshandlingar, beslut om anställning, anställningsavtal.
Förlängning av ett befintligt anställningsavtal. Beslut om förlängning, anställningsavtal.
Genomföra en upphandling. Upphandlingsplan, annonsering, öppningsprotokoll, tilldelningsbeslut, antaget anbud.
Ansökan om studieuppehåll. Ansökan, beslut.
Genomföra en uppdragsutbildning. Ansökan, offert, kursplan, avtal med extern part, deltagarlista.
Administration av ett forskningsprojekt. Anslagsansökan, beslut om medel, avtal, officiell korrespondens, protokoll, begäran om ändringar, slutrapportering.
Genomförande av ett forskningsprojekt. Projektdagbok, enkäter, mät- och testresultat, forskningsrapport.
Processerna som dokumenthanteringen och ärenderegistreringen på KTH utgår från kan du hitta i dokumentet
Processbeskrivningar
.