Frågor och svar om dokumenthantering

Frågor om dokumenthantering och arkivering

Jag jobbar med forskningsprojekt. Vad behöver jag tänka på när det gäller dokumenthantering?

Att du ser till att handlingarna blir diarieförda och att de lämnas in för arkivering. Det är viktigt dels för att vi behöver kunna hitta handlingarna och dels för att KTH är en statlig myndighet som behöver hantera allmänna handlingar enligt lagstiftning. Det är också betydelsefullt eftersom att ju bättre dokumenthanteringen sköts desto enklare är det för framtida forskare att använda materialet.

Det finns en ny rutin från 1 juli 2021. Alla relevanta handlingar i original (se serie 4 i KTH:s informationshanteringsplan | KTH Intranät ) ska skickas till din lokala verksamhetscontroller (VhC) som sedan ordnar att handlingarna diarieförs på rätt vis i CASE. Detta gäller både handlingar som har skapats och eventuellt signerats digitalt samt handlingar som är signerade fysiskt och ska sparas i pappersform. Vid frågor är det bäst att fråga din lokala VhC. Hitta din VhC här Verksamhetscontrollers (VhC) | ITM internsidor (kth.se) .

Varför ska jag diarieföra en handling?

För att vi ska kunna hitta handlingen igen och för att KTH som myndighet måste följa lagar, förordningar och föreskrifter.

Hur vet jag om jag måste diarieföra en handling?

I första hand, sök i dokumenthanteringsplanen . Där står det om en handling ska hanteras i diariesystemet W3D3 eller om den ska hanteras på annat sätt. I andra hand är du välkommen att fråga skolans registrator.

Hur gör jag när jag ska diarieföra en handling?

Har du behörighet till W3D3 ska du göra det på egen hand, annars ber du registrator. När du överlämnar en handling till registrator är det viktigt att du också informerar om följande:

• Vad det är för typ av handling och vad den rör (ansökan om medel för projekt X, avtal rörande Y, bilaga till Z)
• Vilken institution/enhet handlingen hör till
• Datum då handlingen inkommit, upprättats, expedierats eller skickats
• Om det redan finns ett ärende (diarienummer) som handlingen är kopplad till
• Vem på ITM-skolan som är ansvarig handläggare/kontaktperson för ärendet som handlingen hör till (enhetschef eller verksamhetscontroller går bra).

Kan jag få ett diarienummer även om jag inte har en handling att registrera?

Kort svar: Nej.

Långt svar: Syftet med diariet är att det ska vara ett register över handlingar, det blir därför konstigt att ha en registerpost utan innehåll. Om du behöver ett diarienummer innan handlingen är färdigställd kan du i undantagsfall få ett i förväg, men det förutsätter att du lämnar god information om ärendet och att du skickar handlingen till registrator ”med vändande post” så fort handlingen är färdigställd.

Vad är dokumenthanteringsplanen?

Dokumenthanteringsplanen innehåller regler och anvisningar för hur alla handlingar som finns på KTH ska hanteras. Den tar upp bevarande, gallring, sekretess, vilka system handlingar ska hanteras i, om de ska diarieföras och andra uppgifter som behövs för en god dokumenthantering. Dokumenthanteringen på KTH är processbaserad vilket innebär att den utgår från verksamhetens processer och vilka typer av handlingar som uppstår i de olika processerna.

Länk till dokumenthanteringsplanen
Länk till KTH:s processbeskrivningar

Vad är klassificeringsstrukturen?

Klassificeringsstrukturen är en lista som används för att klassificera dokument och visa var i verksamheten de hör hemma. Dokumenten tilldelas en klassificeringskod (kallas ofta KS-kod).

Länk till KTH:s klassificeringsstruktur

Vad är ett ärende?

Modern diarieföring utgår från verksamhetens processer. En specifik process som ska hanteras kallas för ärende. Ett ärende har en tydlig början och ett slut. Det kan till exempel vara att genomföra en rekrytering, ett inköp, ett projekt eller hantera en ansökan. Ett ärende börjar ofta med att man tar ett beslut (till exempel om att ett inköp ska göras) och avslutas med till exempel ett avtal, kvitto, rapport eller med ett annat beslut. Ett ärende kan också initieras utifrån, till exempel genom att en student skickar in en ansökan.

I de flesta steg som görs i ett ärende uppstår en handling och den ska registreras i diariet W3D3 eller i ett annat system. Om du vill se exempel på processer/ärenden och vilka handlingar som uppstår inom just ditt område kan du titta i KTH:s processbeskrivningar och i dokumenthanteringsplanen.

Länk till dokumenthanteringsplanen
Länk till KTH:s processbeskrivningar

Vad gör jag när ett ärende är avslutat?

Ärenden som ligger öppna i W3D3 måste stängas när den sista handlingen har registrerats. Har du behörighet kan du själv avsluta ärendet, annars ber du registrator avsluta det åt dig. Det är mycket viktigt att du som ansvarar för ett ärende också ser till att det blir avslutat.

Vad gör jag när någon begär att ta del av en allmän handling?

1.  Du prioriterar det. I grundlagen står det att en begäran ska hanteras skyndsamt.
2. Kontakta skolans registrator registrator@itm.kth.se . Registrator ska alltid informeras om en begäran inkommer och kan också hjälpa dig.
3. Ta reda på om handlingen är en allmän handling. Registrator kan bistå med detta. Om det rör sig om något som inte räknas som en allmän handling (till exempel internt arbetsmaterial) behöver handlingen inte lämnas ut. Observera att om vi lämnar ut en handling som inte är allmän kommer den räknas som allmän från och med det att vi har lämnat ut den.
4. Undersök om handlingen är offentlig (ej hemlig). En del handlingar på KTH är sekretessmarkerade (till exempel pågående upphandlingsärenden) och de kan inte lämnas ut eller endast lämnas ut under vissa premisser. Den som förfogar över handlingen ska göra en första bedömning, men om det skulle råda osäkerhet och det finns behov av att undersöka om handlingen innehåller sekretessbelagda uppgifter kan skolans registrator/arkivarie hjälpa till. Vid behov kan jurister vid Utbildningsförvaltningen göra en sekretessprövning.
5. a. Om handlingen kan lämnas ut: Skicka den till registrator eller lämna ut den själv. Handlingen kan lämnas ut som papperskopior mot kopieringsavgift, digitalt eller genom att personen på plats tar del av dem på papper eller vid en lånad dator. Om du lämnar ut handlingen själv ska du informera registrator.
   
   b. Om handlingen inte kan lämnas ut: Meddela den som lämnat in begäran. Informera om att handlingen inte är en allmän handling eller att den omfattas av sekretess och att vi beslutat att inte lämna ut den. Informera också om att den som efterfrågat handlingen har rätt att få beslutet skriftligt. Om ett skriftligt beslut önskas lämnar vi över ärendet till Universitetsförvaltningen.

Varför får jag inte använda samma diarienummer flera gånger?

Om handlingarna hör till samma ärende ska du använda samma diarienummer men inte annars. Ett ärende kan vara till exempel ett projekt, en rekrytering eller en ansökan om studieuppehåll. En förlängning på en anställning eller ytterligare en ansökan om studieuppehåll är nya ärenden, även om det rör sig om samma person.

Samma sak gäller så kallade ”samlingsärenden” där man samlar alla handlingar av liknande karaktär (till exempel alla avtal om inköp av lärartjänster trots att det rör sig om flera beslut). De är alla enskilda ärenden. Du ska alltså endast återanvända tidigare diarienummer om det står klart att handlingarna är länkade till varandra och ett och samma ärende. Vill du koppla ihop olika ärenden i W3D3 så kan man istället använda ärendelänkar.

Hur gör jag med handlingar med elektronisk underskrift?

I dagsläget finns endast systemstöd för handlingar med elektronisk underskrift som gäller interna beslut och anställningsavtal som är signerade via Adobe Sign. Se E-signering av beslut | KTH Intranät . Vi saknar systemstöd för övriga handlingstyper i nuläget. Det betyder i praktiken att vi kan bevara övriga handlingar som är e-signerade på annat vis, men att det är svårare att verifiera att de är i original och oförfalskade över tid än de som signeras med adobe sign. Om det är viktigt att skolan innehar ett signerat dokument måste du be om en underskriven pappershandling.

Vad måste finnas på papper och vad kan vara digitalt?

Huvudregeln är att handlingar som inkommer eller upprättas digitalt inte behöver skrivas ut på papper. Det finns dock undantag, till exempel examensarbeten. Det står specificerat i dokumenthanteringsplanen  vilka handlingar som ska finnas arkiverade på papper och vilka som kan förvaras i ett system.

Hur gör jag med pappershandlingar?

Om du har ett system där handlingarna hanteras korrekt kan du själv ta hand om dem tills de ska arkiveras. Om inte bör du lämna över original till registrator och ta en arbetskopia för eget bruk (märk den gärna med ”arbetskopia” eller liknande). Har du äldre handlingar kan du lämna dem till skolans dokumentsamordnare.

Jag har behörighet till W3D3. Vad ska jag tänka på?

• Att ser till att dina ärenden stängs så fort de är avslutade och det inte ska tillkomma fler handlingar.
• Att du inte återanvänder ett tidigare diarienummer när det rör sig om olika ärenden.
• Att du tar hand om handlingar som du skannat in till W3D3 omedelbart eller max inom två arbetsdagar. Listan över inkomna handlingar i W3D3 kan och ska inte fungera som din personliga inkorg. Har du inte möjlighet att registrera handlingen på en gång kan du välja att skicka den till din egen e-post.
• Om du har registratorsbehörighet: Inte skriver personnamn i ärendemeningen och att du väljer rätt enhet, handläggare och ärendetyp (KS-kod).
• Att du skriver en bra ärendemening: utan personuppgifter och att den i möjligaste mån särskiljer ärendet från andra (specificera och skriv ”Inköp av lärartjänst för kursen X1234 höstterminen 2018” och inte bara ”Inköp”).

Vad ska jag tänka på när jag skriver en ärendemening?

Det är viktigt att du aldrig skriver personuppgifter i ärendemeningen. Det strider mot dataskyddsförordningen (GDPR). Använd funktionen ”Motpart” istället.

Det är också mycket viktigt att du tydligt beskriver ärendet och i möjligaste mån skiljer den från andra liknande ärenden. Det gör att det är lättare att återsöka handlingarna. Nedan följer exempel på ärendemeningar.

• Ansökan om studieuppehåll från tekniskt basår
• X9876, X5432
• Anställning som doktorand inom industriell ekonomi och organisation
• Forskningsprojekt Entreprenörskap i landsbygden X12345

Jag har handlingar som jag tror kan gallras. Vad ska jag göra?

Vilka handlingar som kan gallras finns specificerat i dokumenthanteringsplanen . Upptäcker du att något kan gallras kontaktar du skolans dokumentsamordnare. Tillstånd behövs för att få gallra handlingar, även om gallringsfristen löpt ut. Du varken behöver eller får göra dig av med allmänna handlingar om du inte blivit uppmanad till det.