Dokumenthantering och arkivering

Generellt om informationshantering

Handlingar som ska diarieföras ska lämnas till avdelningens . Diarieföring sker i W3D3 som är ett administrativt stödsystem för diarieföring av allmänna handlingar samt elektronisk dokumenthantering.

Andra sätt att hantera handlingar är till exempel att:

• Registrera i IT-system

• Sortera in i pärm

• Lämna till administratör enligt skolans rutiner

Av KTH Informationshanteringsplan  (länk leder till KTH centrala sidor) framgår vilka handlingar som är allmänna och om de ska diarieföras eller hanteras på annat sätt samt om de ska bevaras respektive gallras. Informationshanteringsplanen utvecklas ständigt. Skulle du sakna någon handling, kontakta din lokala registrator.

Arkiveringstips

Att tänka på vid arkivering

• Ta bort plastfickor och gem.

• Ska handlingarna hållas ihop eller särskilja ett ärende från ett annat: använd aktomslag (ett vikt A3-ark). Vid val av aktomslag: använd helst papper som väger mer 120gr/ m2 (vanligt kontorspapper: 100 gr/ m2) eller är märkt ISO 9706 (åldersbeständigt) eller den styvare ISO 11108 (arkivbeständigt).

• Rensa bort kladdpapper och flyttbara noteringsblad (Post-it-lappar) som saknar betydelse. Notera: rensningen ska redan ha gjorts av handläggaren.

• Tryckta publikationer (kompendier, rapporter etc.): Arkivera inte tryckoriginal om en tryckt upplaga finns. Originalet kan innehålla tejp (lossnar efter ett tag), korrektionsvätska/-färg (Tipp-ex kan krackelera efter en tid), klister eller annat som förstör handlingen.

• Om du misstänker att handlingen är mögelskadad (handlingen får ett "vattenskadat" utseende och luktar smått unket) eller om du hittar silverfiskar eller andra insekter, kontakta genast UF/DFK.

• Påskrifter på aktomslag: arkivbeständigt bläck (på bläckpatronen ska det stå "Svenskt arkiv" alternativt " ISO 12757-2").

• Finns alla handlingar i ett ärende? Vilka luckor existerar, dvs. saknas t.ex. protokoll för ett visst år och vad kan orsaken vara (att handlingarna är förkomna, förvaras på annan plats, ej upprättades detta år etc.).

• Särskilja handlingar som ska bevaras från handlingar som ska gallras (läs mer i Informationshanteringsplanen )

• Är register för examensarbeten, avhandlingar och publikationer uppdaterade? Om handläggarna använder sig av någon form av register eller listor, så ska dessa också sparas.

• Förvaringsmedel: handlingarna ska förvaras i arkivboxar som är godkända av Riksarkivet (se RA-FS 2006:4, 4 kap., 8-9 §). Handlingar som inte får plats i en arkivbox: kontakta UF/DFK för råd. Texten på arkivboxen: ska minst framgå arkivbildare, typ av handlingar och år. Texten skrivs med blyerts.

För att arkivboxen ska kunna skydda handlingarna ska denna inte fyllas till bredden så att sidorna buktar ut. En arkivbox ska inte heller innehålla för få handlingar, eftersom det finns en överhängande risk att handlingarna kommer att vika sig.

Utlämning av allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt till insyn i KTH:s verksamhet och att vi måste lämna ut allmänna offentliga handlingar genast eller så snart som möjligt. När du blir ombedd att bistå vid en begäran om ett utlämnande behöver du som anställd vid KTH tänka på flera saker.

Läs mer på KTH:s centrala sida