Så här gör du vid utlämnande av allmänna handlingar

Guide för utlämnande av allmän handling

Nedan finns en kortare sammanställning. På undersidan Stöd vid utlämnanden  har vi samlat vägledningar som hjälper dig när du ska hantera ett utlämnande.

• Se till att frågan hanteras genast. Antingen av dig själv eller av en annan anställd på KTH.
• Hitta informationen som eftersöks.
• Granska informationen och bedöm om det kan lämnas ut. Det är den som ansvarar för handlingen som också ansvarar för att en granskning genomförs. Om handlingen är arkiverad kan Arkiv och registratur ansvara för att göra själva utlämnandet, men sekretessgranskning görs av handläggare med sakkunskap i den del av verksamheten som upprättat handlingarna. 
• Lämna ut handlingarna, antingen i sin helhet eller maskade. Om handlingarna inte lämnas ut i sin helhet måste vi ha stöd i lag för detta och vi ska meddela personen att denne har rätt att begära ett överklagbart skriftligt beslut.
• Handlingar kan lämnas ut som papperskopior, elektroniska kopior eller på plats i KTH:s lokaler. Observera att KTH tar ut avgifter för kopior, se längre ned på denna sida.

Vad är offentlighetsprincipen?

Enligt tryckfrihetsförordningen ( läs mer om lagrum ) har allmänheten rätt att ta del av allmänna handlingar till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning. Denna princip kallas för offentlighetsprincipen. När allmänheten begär att få ta del av allmänna handlingar måste vi lämna ut dem genast eller så snart som möjligt, förutsatt att handlingarna verkligen är allmänna handlingar och att de inte innehåller uppgifter som är som är skyddade av sekretess (det vill säga, att uppgifterna är offentliga). På den här sidan  kan du läsa mer om vad allmänna handlingar är och i styrdokumentet Offentlighet och sekretess  kan du läsa mer om offentlighet och sekretess på KTH.

Hur lång tid har vi på oss?

Det som förr brukade kallas för skyndsamhetskravet innebär att vi måste verka för att handlingarna lämnas ut genast eller så snart som möjligt. Det betyder att frågan måste börja hanteras omedelbart. Den enda anledning till fördröjning som får ske är den tid det tar att hinna hitta de rätta handlingarna och tiden det tar att göra en sekretessprövning. Att prioritera andra arbetsuppgiter eller vänta in att en viss kollega är tillbaka från sin semester är inte giltiga skäl.

Rätten till anonymitet

Den som begär ut allmänna handlingar har rätt att vara anonym och behöver inte uppge vad uppgifterna ska användas till. Undantaget är om uppgifter i handlingarna är skyddade av sekretess, då kan både identitet och skäl behöva anges för att handlingarna ska kunna lämnas ut.

Hur får frågan inkomma till myndigheten och vem ska besvara den?

En begäran om att ta del av en allmän handling kan inkomma till vem som helst som arbetar på myndigheten. Den kan inkomma både muntligt och skriftligt. Du kan inte avböja att ta emot den och hänvisa till någon annan men du kan själv överlämna den till en funktion eller person som är mer lämplig att hantera den. Vem som ska plocka fram handlingen som efterfrågas, sekretessgranska den och lämna ut den beror på var på KTH handlingen förvaras.

Kan vi ta ut avgifter när vi lämnar ut allmänna handlingar?

Det är alltid kostnadsfritt att besöka KTH och ta del av handlingarna på plats i våra lokaler. Önskar man kopior tar vi ut en avgift enligt följande:

• Papperskopior: 9 sidor är gratis. Därefter tar vi ut en grundavgift på 50 kr samt 2 kr per sida. Ska handlingarna skickas på posten tillkommer alltid portokostnad, även om antalet sidor är 9 eller färre.
• Elektroniska handlingar: 9 filer är gratis. Därefter tar vi ut en grundavgift på 125 kr samt 5 kr per fil. Storleken på filerna spelar ingen roll, det är antalet som avgör avgiftens storlek.