Allmänna handlingar
KTH som myndighet förvarar, upprättar och mottager allmänna handlingar. Exempel på sådana handlingar är KTH:s forskningsrapporter och kursakter. Hanteringen av allmänna handlingar styrs av lagar och förordningar. Du behöver därför veta hur just de handlingar som du förfogar över ska hanteras.
Introduktion till allmänna handlingar på KTH
Observera att det är en äldre version av informationshanteringsplanen som visas i filmen.
Allmänna handlingar
En handling är någonting som innehåller någon form av information, till exempel ett dokument med text eller en databas. Om handlingen förvaras hos en myndighet och samtidigt är inkommen dit eller upprättad där räknas handlingen som en allmän handling. Läs gärna mer i styrdokumentet Offentlighet och sekretess . Personliga minnesanteckningar, utkast och intern e-post som inte kan kopplas till ett ärende är inte allmänna handlingar.
Allmänna offentliga handlingar måste lämnas ut till allmänheten vid förfrågan. Läs mer om offentlighetsprincipen och hur man hanterar en begäran om att lämna ut en allmän handling på sidan om Utlämnanden .
Informationshanteringsplanen
Av informationshanteringssplanen framgår mer exakt vilka handlingar på KTH som är allmänna och hur de ska hanteras. Informationshanteringsplanen anger om handlingen i fråga ska diarieföras, registreras i något annat system eller hanteras på annat sätt. Det framgår också om handlingen ska bevaras eller gallras.
Gallring
Att gallra allmänna handlingar innebär att man raderar eller förstöra dem. Gallring behöver lagstöd och får aldrig ske om allmänhetens rätt till insyn åsidosätts. Har du handlingar som ska gallras ska du alltid kontakta skolans dokumentsamordnare eller Arkiv och registratur först för att säkerställa att gallringen går till på korrekt sätt. Enda undantaget är handlingar som är av uppenbart ringa betydelse för myndigheten, till exempel reklam, kopior eller e-postmeddelanden som inte tillför ett ärende en sakuppgift.
Handlingar som ska tas tillvara för arkivering
Ibland genomförs arkivprojekt vid KTH. Då ska du lämna uppgifter till dokumentsamordnaren för din skola om vilka handlingar som du förfogar över och var de förvaras. Tänk på att detta även gäller elektroniska handlingar i IT-system.