Diarieföring och W3D3

Om diarieföring 

KTH måste enligt lagstiftning hålla ordning på allmänna handlingar och det gör vi bland annat genom att registrera många av dem. Om man registrerar en handling i diariet kallas det för att diarieföra. Att diaireföra en handling är alltså ett sätt att registrera den. Det är viktigt att diarieföra för att KTH:s handlingar ska kunna bevaras, vara tillgängliga och för att vi måste kunna hitta våra handlingar när vi eller någon utomstående behöver dem. Diariet är också ett vittne på hur myndigheten sköter sin ärendehantering. Det är viktigt att kunna se vem som är ansvarig handläggare, vilka handlingar och åtgärder som finns i ärendet och om ärendet har avslutats. KTH:s systemstöd för diariet är W3D3. 

Observera! Det är inte alla allmänna handlingar som ska diarieföras. En del behöver inte registreras alls utan hålls ordnat på annat sätt (till exempel i en pärm, i väntan på flytt till en arkivlokal), en del kan gallras och en del ska registreras men i andra system än i diairet. I informationshanteringsplanen  kan man se hur handlingar ska hanteras. Där anges till exempel vilka handlingar som ska diarieföras i W3D3, vilka som ska hanteras i andra verksamhetssystem såsom Ladok eller Agresso och vilka som inte behöver registreras alls.

Om W3D3

W3D3 är ett administrativt stödsystem för diarieföring av allmänna handlingar samt elektronisk dokumenthantering. W3D3 är KTH:s diarium. För att komma åt W3D3 behöver du behörighet , men vissa handlingar finns publicerade för alla anställda i W3D3:s sökportal .

I Diariehandboken kan du läsa mer om hur vi använder W3D3 på KTH. I dagsläget är denna ett PDF-dokument. Behöver du hjälp med att tillgängliggöra dig informationen i handboken är du välkommen att kontakta w3d3support@kth.se . Diariehandboken hittar du här: Diariehandboken PDF (pdf 2,0 MB)  

Stöd för att använda W3D3 finns även på gruppwebben W3D3-support .

Vad ska jag göra? Vem kontaktar jag?

Har du handlingar som du tror ska diarieföras kan du antingen söka svar i informationshanteringsplanen eller kontakta registrator på din skola eller registrator på Verksamhetsstödet . Har du själv inte tillgång till W3D3 hjälper registrator dig att diarieföra handlingen. Mer om det kan du läsa här Att diarieföra | KTH Intranät

Har du frågor om W3D3, utbildningar och behörigheter kan du maila till w3d3support@kth.se  

Har du frågor om rutinförändringar eller synpunkter på registraturens arbete är du välkommen att kontakta KTH:s huvudregistrator via huvudregistrator@kth.se

Läs mer

Information om rutimer för diarieföring Att diarieföra

Information om behörigheter till W3D3: Behörigheter till W3D3

Information om utbildning för dig som ska få behörighet till diariet W3D3: Utbildning i W3D3

W3D3:s supportsida: W3D3-support

Instruktionsfilmer om diarieföring och W3D3:s funktioner: Instruktionsfilmer