Diarieföring och W3D3
I diariet registrerar vi allmänna handlingar enligt Offentlighets- och sekretesslag (2009:400), Riksarkivets föreskrifter och verksamhetens interna behov. KTH:s systemstöd för diariet är W3D3.
Om diarieföring
KTH måste, både för att följa lagstiftning och för att fylla vårt eget behov av att hitta vår information, hålla ordning på allmänna handlingar. Det gör vi bland annat genom att registrera många av dem. Om man registrerar en handling i diariet kallas det för att diarieföra. Att diaireföra en handling är alltså ett sätt att registrera den. Det är viktigt att diarieföra för att KTH:s handlingar ska kunna bevaras, vara tillgängliga och för att vi måste kunna hitta våra handlingar när vi eller någon utomstående behöver dem. Diariet är också ett vittne på hur myndigheten sköter sin ärendehantering. Det är viktigt att kunna se vem som är ansvarig handläggare, vilka handlingar och åtgärder som finns i ärendet och om ärendet har avslutats. KTH:s systemstöd för diariet är W3D3.
Observera! Det är inte alla allmänna handlingar som ska diarieföras. En del behöver inte registreras alls utan hålls ordnat på annat sätt (till exempel i en pärm, i väntan på flytt till en arkivlokal), en del kan gallras och en del ska registreras men i andra system än i diairet. I informationshanteringsplanen kan du se hur handlingar ska hanteras. Där anges till exempel vilka handlingar som ska diarieföras i W3D3, vilka som ska hanteras i andra verksamhetssystem såsom Ladok eller Agresso och vilka som inte behöver registreras alls.
Om W3D3
W3D3 är ett administrativt stödsystem för diarieföring av allmänna handlingar samt elektronisk dokumenthantering. W3D3 är KTH:s diarium. För att komma åt W3D3 behöver du behörighet , men vissa handlingar finns publicerade för alla anställda i W3D3:s sökportal .
I Diariehandboken kan du läsa mer om hur vi använder W3D3 på KTH. I dagsläget är denna ett PDF-dokument. Behöver du hjälp med att tillgängliggöra dig informationen i handboken är du välkommen att kontakta w3d3support@kth.se .
Diariehandboken finns som pdf: Diariehandboken PDF (pdf 2,0 MB)
Stöd för att använda W3D3 finns även på gruppwebben W3D3-support .
Vad ska jag göra? Vem kontaktar jag?
Har du handlingar som du tror ska diarieföras kan du antingen söka svar i informationshanteringsplanen eller kontakta verksamhetsstödets registrator via registrator@kth.se . Har du själv inte tillgång till W3D3 hjälper registrator dig att diarieföra handlingen.
Har du frågor om W3D3, utbildningar och behörigheter kan du mejla w3d3support@kth.se
Har du frågor om rutinförändringar eller synpunkter på registraturens arbete är du välkommen att kontakta KTH:s huvudregistrator via huvudregistrator@kth.se .