Behörighet till W3D3
För att logga in i W3D3 krävs behörighet. Anställda på KTH som behöver tillgång till W3D3 för att utföra sina arbetsuppgifter ansöker om behörighet via en blankett.
Behörighet
Behöver man behörighet för att arbeta i W3D3 fyller man i formuläret Ansökan om behörighet till W3D3 E-postadress till chef måste anges och chefen måste återkoppla med godkännande.
Med behörighet får man möjlighet att söka efter handlingar och, om man har behov av det, att registrera handlingar och ärenden. Varje skola har en egen serie i W3D3 medan VS hanterar flera serier. Man får tillgång till de serier man har behov av för att utföra sina arbetsuppgifter. Om man är osäker på vilka serier man behöver tillgång till kan man rådfråga W3D3-support eller sin skolas dokumentsamordnare.
Har du haft behörighet tidigare men förlorat den beror det troligen på att du inte varit inloggad på minst tre månader. För att återfå behörighet behöver du gå om utbildningen.
Observera att alla anställda har tillgång till publicerade handlingar i KTH:s huvudserie V i Sökportalen Att få behörighet innebär att man får tillgång till systemet W3D3 och inte bara till sökportalen.
Behörighetsnivåer
Det finns tre olika behörigheter i W3D3.
Läsbehörighet
Kan söka i diariet och följa aktiviteter i tilldelade ärenden.
Läsbehörighet - arbetsuppgifter och ansvar
Användaren...
- har kännedom om och är uppdaterad kring rutiner för informationshantering på det egna arbetsområdet, utlämnanden av allmän handling och vad som gäller enligt KTH:s informationshanteringsplan .
- får hjälp av registrator att öppna ärenden, registrera handlingar och avsluta ärenden, samt bifogar den information om ärendet och handlingarna som registrator efterfrågar.
- kan själv söka i diariet.
- ska senast när ärendet avslutas se till att eventuella pappershandlingar hanteras enligt rutin.
Behörighet att handlägga
Kan söka i diariet och kan registrera handlingar i tilldelade ärenden.
Behörighet att handlägga - arbetsuppgifter och ansvar
Användaren...
- har kännedom om och är uppdaterad kring rutiner för informationshantering på det egna arbetsområdet, utlämnanden av allmän handling och vad som gäller enligt KTH:s informationshanteringsplan .
- får hjälp av registrator att öppna ärenden och avsluta ärenden, samt bifogar den information om ärendet som registrator efterfrågar.
- ska löpande (så snart som möjligt) och på egen hand diarieföra handlingar i tilldelade ärenden.
- kan själv söka i diariet.
- ska senast när ärendet avslutas se till att eventuella pappershandlingar hanteras enligt rutin.
- kan, efter överenskommelse med registrator, få hjälp med att registrera handlingar i tilldelade ärenden. Handläggaren ska dock kontrollera ärendet i W3D3 så att all information stämmer och att alla handlingar är registrerade.
Behörighet att registrera
Kan öppna nya ärenden, avsluta ärenden och tilldela ärenden till handläggare.
Behörighet att registrera - arbetsuppgifter och ansvar
Användaren...
- har kännedom om och är uppdaterad kring rutiner för informationshantering på det egna arbetsområdet, utlämnanden av allmän handling och vad som gäller enligt KTH:s informationshanteringsplan .
- ska själv öppna ärenden, diarieföra handlingar, avsluta ärenden och söka efter handlingar i diariet.
- ska senast när ärendet avslutas se till att eventuella pappershandlingar hanteras enligt rutin.
Utbildning
För att få behörighet till KTH:s diarium måste man genomgå en obligatorisk utbildning. Behörighet kommer tilldelas efter att man blivit godkänd på utbildningen.
Mer information om utbildning finns här Utbildning i W3D3 | KTH Intranät .