Behörighet till W3D3

Behörighet 

Behöver du behörighet för att arbeta i W3D3 fyller du i formuläret Ansökan om behörighet till W3D3  
E-postadress till chef måste anges och chefen måste återkoppla med godkännande. 

Med behörighet får du möjlighet att söka efter handlingar och, om du har behov av det, att registrera handlingar och ärenden. Du får tillgång till de serier du har behov av för att utföra dina arbetsuppgifter. Om du är osäker på vilka serier du behöver tillgång till kan du rådfråga W3D3-support .

Observera att:

• alla anställda har tillgång till publicerade handlingar i KTH:s huvudserie HS (och V) i ​​​​​​​Sökportalen .
• behörighet innebär att man får tillgång till systemet W3D3 och inte bara till sökportalen. 
• behörighet tilldelas efter att den anställde deltagit i utbildning.
• om brister i diarieföringen inte rättas till trots upprepade tillsägelser kan kontot raderas.
• vid handläggarbehörighet: efter tre månaders inaktivitet så ändras behörigheten till läsbehörighet. För att åter få handläggarbehörighet behöver du gå kursen i Canvas.

Behörighetsnivåer

Det finns tre olika behörigheter i W3D3.

Läsbehörighet

Användare med läsbehörighet kan söka i diariet och följa aktiviteter i tilldelade ärenden. 

Läsbehörighet - arbetsuppgifter och ansvar

Användaren

• har kännedom om och är uppdaterad kring rutiner för informationshantering på det egna arbetsområdet, utlämnanden av allmän handling och vad som gäller enligt KTH:s informationshanteringsplan .
• får hjälp av registrator att öppna ärenden, registrera handlingar och avsluta ärenden, samt bifogar den information om ärendet och handlingarna som registrator efterfrågar.
• kan själv söka i diariet.
• ska senast när ärendet avslutas se till att eventuella pappershandlingar hanteras enligt rutin.

Behörighet att handlägga

Användare med behörighet att handlägga kan söka i diariet, samt kan registrera handlingar i tilldelade ärenden.

Behörighet att handlägga - arbetsuppgifter och ansvar

Användaren

• har kännedom om och är uppdaterad kring rutiner för informationshantering på det egna arbetsområdet, utlämnanden av allmän handling och vad som gäller enligt KTH:s informationshanteringsplan .
• får hjälp av registrator att öppna ärenden och avsluta ärenden, samt bifogar den information om ärendet som registrator efterfrågar.
• ska löpande (så snart som möjligt) och på egen hand diarieföra handlingar i tilldelade ärenden.
• kan själv söka i diariet.
• ska senast när ärendet avslutas se till att eventuella pappershandlingar hanteras enligt rutin.
• kan, efter överenskommelse med registrator, få hjälp med att registrera handlingar i tilldelade ärenden. Handläggaren ska dock kontrollera ärendet i W3D3 så att all information stämmer och att alla handlingar är registrerade.

Behörighet att registrera

Användare med behörighet att registrera, kan öppna nya ärenden, avsluta ärenden och tilldela ärenden till handläggare. Denna behörighet har anställda inom registraturen. 

Utbildning

För att få behörighet till KTH:s diarium måste du genomgå en obligatorisk utbildning. Behörighet kommer tilldelas efter att du blivit godkänd på utbildningen.

Utbildning i W3D3 | KTH Intranät . 

Viktigt om behörighet

Behörighet till W3D3 kan fråntas vid upprepade brister i diarieföringen efter påtalanden från registraturens sida. Detta beroende på KTH:s uppdrag att främja och utveckla kvaliteten och sökbarheten i diariet och tydligheten i allmänna handlingar, samt skapa enhetlig diarieföring för hela KTH. Om brister i diarieföring inte rättas till trots upprepade tips och tillsägelser, kommer behörigheten till W3D3 antingen tas bort eller ändras till läsbehörighet. Huvudregistraturen eller W3D3-support kommer då att meddela handläggaren och dennes chef om ändringar i behörighet.

För att åter få behörighet krävs genomgång av den obligatoriska kursen om W3D3: Behörighet till W3D3

Exempel på misstag som kan leda till borttagande eller förändring av behörighet i diariet innefattar;
-Känsliga personuppgifter i ärende- och handlingsfält
-Fel riktning på handling
-Felaktiga datum på handlingar
-Förkortningar i ärendemeningar/handlingsmeningar
-Engelska begrepp utan översättning
-Ej godkända filformat för handlingar