Att diarieföra

Om diariet

KTH måste hålla ordning på allmänna handlingar enligt lag och det gör vi bland annat genom att registrera många av dem. Om man registrerar en handling i diariet kallas det för att diarieföra. Det är viktigt att diarieföra för att KTH:s handlingar ska kunna bevaras, vara tillgängliga och för att vi måste kunna hitta våra handlingar när vi eller någon utomstående behöver dem. Diariet är också ett vittne på hur myndigheten sköter sin ärendehantering. Det är viktigt att kunna se vem som är ansvarig handläggare, vilka handlingar och åtgärder som finns i ärendet och om ärendet har avslutats. KTH:s systemstöd för diariet heter W3D3.  Här  kan du lära dig mer om W3D3.

Vad behöver jag som anställd på KTH tänka på när det gäller diarieföring? 

I den här filmen Allmänna handlingar på KTH  kan du lära dig mer om hur hanteringen av allmänna handlingar fungerar och i KTH:s informationshanteringsplan  kan du läsa om vilka handlingar som ska diarieföras i W3D3. Om du arbetar med allmänna handlingar som ska diarieföras är du ansvarig för att se till att dessa diarieförs i W3D3. Antingen kan en registrator eller kollega hjälpa dig med det, eller så kan du göra det själv om du har behörighet. Om du har handlingar som diarieförts kommer dessa ligga i ett ärende med ett eget diarienummer. När alla handlingar som hör till ärendet är registrerade i det så ska ärendet markeras som avslutat.

Diariet - dina arbetsuppgifter och ditt ansvar  

Du som är anställd på KTH...

• har kännedom om och är uppdaterad kring rutiner för informationshantering på det egna arbetsområdet, utlämnanden av allmän handling och vad som gäller enligt KTH:s informationshanteringsplan.
• får hjälp av registrator att öppna ärenden, diarieföra handlingar, avsluta ärenden och söka efter handlingar i diariet, samt bifogar den information om ärendet/handlingarna som registrator efterfrågar.
• ska löpande (så fort som möjligt) skicka handlingar till en registrator för diarieföring.
• ska senast när ärendet avslutas se till att eventuella pappershandlingar  hanteras enligt rutin.

Om du har behörighet till diariet har du uttökade arbetsuppgifter gällande diarieföring, se mer information på Behörighet till W3D3 | KTH Intranät

Vilka handlingar ska diarieföras? 

Vi ska hålla ordning på våra handlingar så att vi kan hitta dem igen. Bästa sättet att göra det på är att registrera dem. En del handlingar på KTH ska registeras (diarieföras) i W3D3, en del registreras i ett annat verksamhetssystem och en del hålls ordnade på annat sätt än genom att registreras. Den senare kan innebära att de hållas ordnade fysiskt i en logisk ordning, som till exempel i bokstavsordning en pärm). Vad som gäller för varje handling finns det svar på i informationshanteringsplanen . När det gäller handlingar som innehåller uppgifter som är skyddade av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen så råder det registeringskrav på dessa. Det går alltså inte att hålla dem ordnade på något annat sätt än genom att registrera dem i ett verksamhetssystem. På KTH görs det bäst i diariet. 

Har du handlingar att diarieföra? 

Du som saknar behörighet att själv registrera dina handlingar eller att initera nya ärenden får hjälp av registrator med diarieföringen. Registrator behöver uppgifter från dig för att vi ska få korrekt och sökbar information.

1. Ta reda på om:

• handlingen behöver diarieföras,
• om den ska hanteras i ett annat system eller
• om den inte alls ska registreras

genom att söka i informationshanteringsplanen . Hittar du inte vad du söker där kan du rådfråga registrator@kth.se

2. Om handlingen ska diarieföras och det inte redan finns ett ärende som handlingen hör hemma i ska ett nytt ärende i diaret öppnas. Du öppnar ett ärende i diariet genom att kontakta en registrator om du själv saknar behörighet att göra det. Det ska göras så fort det finns en handling att registrera. Här  finns information om att öppna nya ärenden (skapa nytt diarienummer). 

3. De handlingar som skapas i ärendet ska registreras löpande allt eftersom de inkommer till, upprättas hos eller skickas ut från KTH. Här  finns information om att registrera handlingar i diariet.

4. När alla handlingar registrerats i ärendet så ska ärendet avslutas. Här  finns information om att avsluta ärenden.

Vad betyder orden? 

Diariet - Register för allmänna handlingar. KTH:s systemstöd för diariet är W3D3. 

Diarienummer - Unikt ID-nummer för varje ärende i diariet.

Allmän handling - En handling som förvaras hos samt är inkommen till, upprättad hos eller utgående från en myndighet. 

Handling - Någonting som innehåller någon form av information, till exempel ett dokument med text, en film eller ett register. 

Handläggare - Den eller de personer på KTH som arbetar med ärendet och/eller som ansvarar för att handlingar diarieförs/skickas till registrator för diarieföring. Handläggare på ett ärende kan, förutom de som vanligen kallas för handläggare, till exempel vara rekryterande chef, föredragande på ett beslut, en sekreterare eller en administratör som bistår andra med dokumenthantering.

Ärende - Handlingar som diarieförs sorteras in i ärenden i diariet. Det är för att man ska kunna se att olika handlingar hänger ihop istället för att diarieföra dem separat. Då ser man att en viss handling (till exempel en ansökan om studieuppehåll) har en fortsättning (till exempel ett beslut om att godkänna studieuppehållet). Ett ärende kan bestå av en enda handling eller väldigt många. Ber man om ett nytt diarienummer så öppnas ett nytt ärende i diariet. Varje ärende har ett unikt diarienummet.

Serie - KTH:s diarium är uppbyggt av serier. Serierna identifieras av en eller flera olika bokstäver som står först i diarienumret. De olika serierna pekar på var på KTH handlingarna och ärendet hör hemma, eller vad handlingarna rör. Till exempel så visar bokstaven A i diarienumret A-2023-0001 att ärendet hör hemma på ABE-skolan. 

KS-kod - KS står för klassificeringsstruktur. Läs mer på Klassificeringsstruktur | KTH Intranät