Tjänsteanteckningar
Ibland uppstår situationer när man inte har någon sedvanlig handling att diarieföra. Då kan man skriva en tjänsteanteckning.
All information som tillför ett ärende sakuppgift ska diaireföras. Det innebär att all information som kan påverka ärendets utgång också ska gå att läsa om i ärendet. Om denna sakuppgift inte redan finns i en handling (till exempel för att man fått in den muntligt) behöver man skapa en handling med den informationen. Det kan man göra genom att skriva en tjänsteanteckning. Tjänsteanteckningar kan också användas för att beskriva hur man har hanterat ett visst ärende, eller för att berätta att viss information i ärendet saknas.
Tjänsteanteckningen ska innehålla:
- Diarienummer
- KS-kod
- Själva tjänsteanteckningen som beskriver vad som inträffat och när / vilken åtgärd som vidtagits / hur ärendet har hanterats / vilken information som saknas och varför
- Datum som tjänsteanteckningen upprättas på
- Namn, titel/befattning, organisatorisk tillhörighet och KTH-id på den tjänsteman som upprättar tjänsteanteckningen
Olika sätt att skriva tjänsteanteckningar på
Tjänsteanteckningar kan göras genom att:
- Skicka den till registrator för diarieföring via följande formulär Formulär för tjänsteanteckning
- Skriva tjänsteanteckningen i ett Word-dokument (som sparas som PDF). Diarieför den sedan själv eller med hjälp av registrator. Det finns en mall för tjänsteanteckningar som skrivs i separata dokument Mall för tjänsteanteckning (pdf 844 kB)
- Skriva in tjänsteanteckningen direkt i W3D3. Det görs genom att öppna ett nytt handlingskort i det aktuella ärendet, skriva ned tjänsteanteckningen i fältet Åtgärd/handling och skriva ned namnet på den tjänsteman som upprättar handlingen i fälten för Avsändare/mottagare. Instruktion för hanteringen i W3D3 finns i en film: Film: Tjänsteanteckningar i W3D3