Registrera handlingar

Få hjälp med diarieföring

Du som saknar behörighet  att själv registrera handlingar får hjälp av registrator med diarieföringen. Registrator behöver uppgifter från dig för att vi ska få korrekt och sökbar information. Om du behöver registrera en handling kommer registrator att behöva svar på frågorna i tabellen som finns på denna sida. Det är bra om du skickar med all information som behövs, även om vissa uppgifter framkommer av att läsa själva handlingen, för att undvika att registrator gör tolkningar och missuppfattar innehållet. 

När ska handlingar diarieföras?

Handlingar ska registreras så fort de inkommit till eller upprättats på KTH. När du har en handling att registrera i diariet, skickar du handlingen digitalt till registrator om du själv inte diarieför den. 

Vilka handlingar ska diarieföras? 

• Sök upp handlingstypen i informationshanteringsplanen  och se vilken hanteringsanvisning som finns där.
• All information som tillför ett ärende sakuppgift ska diarieföras. Det innebär att all information som kan påverka ärendets utgång också ska gå att läsa om i ärendet. Om denna sakuppgift inte redan finns i en handling (till exempel för att man fått in den muntligt) behöver man skapa en handling med den informationen. Det kan man göra genom att skriva en tjänsteanteckning .
• Rådgör med registrator vid behov.

Hur gör jag med handlingar som innehåller känsliga uppgifter/sekretess?

Skicka inte sekretesskyddade uppgifter via mejl. Kontakta registrator@kth.se  och be en registrator ringa upp dig.

Vilka filformat kan diarieföras? 

Observera att det inte går att diarieföra alla format i W3D3. De vanliga filformaten som t.ex. pdf, jpeg, msg och html fungerar, men är dina handlingar i annat format bör du spara dem som pdf (det går med till exempel word-filer) eller kontakta w3d3support@kth.se  för stöd.

Vad gör jag med pappershandlingar?

Pappersoriginal från serierna HS, SA, PA, FP, FJ, SH och KU (samt V, VL, VP, VPU och VJ) förvaras hos centrala registraturen  och ska skickas dit när ärendet ska avlutas. Så länge ärendet pågår förvaras handlingarna hos dig som är handläggare om ingenting annat överenskommits med registrator. Pappershandlingar skannas förslagsvis in och skickas via e-post till registrator för diarieföring. 

Handlingar från skolserierna (A, C, J, M, S) förvaras på respektive skola.

Hur diarieför jag en utgående handling som skickas via e-post? 

Om du ska diarieföra en utgående handling som skickats via e-post är det bäst att skicka CC (kopia) till registrator@kth.se  

Se till att diarienumret framkommer, du kan förslagsvis skriva ”Till registrator för diarieföring i ärende xxxx” längst ned i mejlet. Då får registrator automatiskt själva handlingen som ska diarieföras och alla uppgifter som behövs i diariet.

Lathund för diarieföring

1. Det behöver finnas ett ärende i diariet. Om det ännu inte finns behöver du initiera ett nytt ärende .

2. Handlingar ska diarieföras. Det ska göras så fort de inkommer eller upprättas. Du kan diarieföra dem själv om du har behörighet eller skicka dem digitalt via e-post till registrator. Pappershandlingar ska skannas in, skickas till registrator via e-post och förvaras hos handläggaren (om ingenting annat överenskommits) fram till dess att ärendet avslutats. 

   • Registrator behöver en del uppgifter om handlingen. Se tabell. 

3. När alla handlingar är diarieförda ska du kontrollera ärendet i diariet. Gör det själv enligt rutinen  eller be en registrator om hjälp. 

4. När ärendet är fullständigt och korrekt är det dags att avsluta ärendet .

Uppgifter som behövs för att diarieföra handlingar

För att kunna diaireföra en handling behöver registrator följande information: