Registrera handlingar

Du som saknar behörighet  att själv registrera handlingar får hjälp av registrator med diarieföringen. Registrator behöver uppgifter från dig för att vi ska få korrekt och sökbar information. Om du behöver registrera en handling kommer registrator att behöva svar på frågorna i formuläret som finns längre ned på sidan. Det är bra om du skickar med all information som behövs även om vissa uppgifter framkommer av att läsa själva handlingen för att undvika att registrator gör tolkningar och missuppfattar innehållet. 

När ska handlingar diaireföras?

Handlingar ska registreras så fort de inkommit till eller upprättats på KTH. När du har en handling att registrera i diariet så skickar du handlingen till registrator. 

Vilka filformat kan diarieföras? 

Observera att det inte går att diarieföra alla format i W3D3. De vanliga filformaten som t.ex. pdf, jpeg, msg och html fungerar, men är dina handlingar i annat format bör du spara dem som pdf (det går med till exempel word-filer) eller kontakta w3d3support@kth.se för stöd.

Vad gör jag med pappershandlingar?

Pappersoriginal från serierna V, VL, VP, VPU och VJ förvaras hos centrala registraturen och ska skickas dit när ärendet ska avlutas. Handlingar från skolserierna förvaras hos skolornas dokumentsamordnare.

Hur diarieför jag en utgående handling som skickas via e-post? 

Om du ska diarieföra en utgående handling som skickats via e-post är det bäst att skicka CC (kopia) till registrator@kth.se (se bara till att diarienumret framkommer, det är vanligt att skriva ”Till registrator för diarieföring i ärende xxxx” längst ned i mailet). Då får registrator automatiskt själva handlingen som ska diarieföras och alla uppgifter som behövs i diariet.

Uppgifter som behövs för att diarieföra handlingar

För att kunna diaireföra en handling behöver registrator följande information. ​