Anvisningar för diarieföring

KTH:s informationshanteringsplan  är en sammanställning av föreskrifter och beslut om vilka handlingar som ska bevaras, diarieföras och vilka som ska gallras.

Instruktioner och användbara länkar angående diarieföring

• Diariehandboken  finns som pdf.
• Språkvård i W3D3  finns som pdf.
• Personuppgifter och organisationer i W3D3  finns som pdf.

Generella regler vid diarieföring av inkommande, utgående och upprättade handlingar

Varför är det viktigt att ange korrekt datum och riktning?

• KTH måste följa lagstiftning, så som Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400):
  • Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet.
  • Av registret ska det framgå vilket datum handlingen kom in eller upprättades på, diarienummer eller liknande, vad handlingen rör samt, om relevant, vem som varit mottagare eller avsändare till handlingen.
• KTH måste uppfylla interna och externa krav av att hitta information.
• Diariet är ett vittne på hur KTH sköter sin ärendehantering. Det är viktigt att kunna se vilka handlingar och åtgärder som finns i ett ärende, när åtgärderna har gjorts etc.

Diarieföring av inkommande handlingar (så som ansökningar och anmälningar)

• Ange riktning ”Inkommen”.
• Ange i fältet ”avsändare/mottagare” namn på den externa avsändaren; den som inkommit med handlingen.
• Ange i fältet ”Datum” det datum som handlingen inkom till KTH, det vill säga den dag då ett brev, e-post eller handling anlände till eller lämnandes in till KTH.
• Observera följande:
  • Om handlingen inkommer via mejl så bör mejlet diarieföras, så att information om ankomstdatum finns med.
  • Om handlingen inkommer via posten så ska ansökan stämplas med ankomstdatum.
  • En handling anses som inkommen vid den tidigaste tänkbara tidpunkten, det vill säga när den nått KTH:s server, lokaler eller kommit behörig befattningshavare tillhanda. Det är inte dagen då en tjänsteman hade tid för att läsa handlingen.

Diarieföring av utgående handlingar (så som remissvar)

• Ange riktning ”Utgående”.
• Ange i fältet ”avsändare/mottagare” namn på den externa mottagaren.
• Ange i fältet ”Datum” det datum som handlingen expedierades/skickades ut från KTH.
• Observera följande:
  • Om handlingen skickas via e-post så kan registrator@kth.se anges som kopia/cc i mejlet. Ange då ärendets diarienummer i mejlets ämnesrad.

Diarieföring av upprättade handlingar (så som avtal och överenskommelser)

• Ange riktning ”Upprättad”.
• Ange i fältet ”avsändare/mottagare” namn på den part/de parter som signerat handlingen.
• Ange i fältet ”Datum” det datum då avtalet godkänts av samtliga parter, det vill säga datumet för när den sista signaturen gjordes.

Diarieföring av KTH-beslut

• Ange riktning ”Upprättad”.
• Ange ”Handlingstyp” – ”Beslut”
• Fyll i de extra fälten:
  • ”Beslutat av”: För och efternamn på beslutsfattaren.
  • ”Befattning”: Beslutsfattarens befattning (exempelvis ”Rektor”).
  • ”Beslutat datum”: Upprättandedatum; det datum som anges högst upp i handlingen.
• Ange i fältet ”Datum” expedieringsdatum; det datum som anges i beslutet vid ”Expedieringsdatum”.
• Observera följande:
  • Handlingstypen ”Beslut” gäller främst diarieföring av beslut med KTH:s beslutsmall.

Avtal om medverkan

Även kallade modellavtal och artistavtal

Ett samlingsärende (ett och samma diarienummer) per projekt, aktivitet eller evenemang.

A). Avtal signeras för hand: Handläggaren upprättar en lista med namnen över de som skrivit avtal. Förteckningen ska innehålla: Diarienummer, namn på de medverkande, datum som de godkänt sin medverkan samt eventuella andra uppgifter som handläggaren behöver ha med (t.ex. länk till sidor där den medverkande förekommer). Spara listan som pdf och diarieför i ärendet. Alla pappersavtal ska skannas in och diarieföras. Pappersavtal ska lämnas till registrator för arkivering.

B). Avtal signeras digitalt (via adobe sign): Diarieför varje avtal på ett eget handlingskort. Avtal som signerats digitalt ska inte skrivas ut.

Byggprojekt

Vid öppnande av ärenden som rör byggprojekt behöver registrator följande information: Om ärendet gäller avrop/beställning över beloppsgränsen 100 000 kr ( KS-kod 2.8 ) eller övrig dokumentation kring byggprojektet (KS-kod 2.7), projektnamn, projektnummer, lokal/byggnadsnummer och projektperiod.

1. Ett ärende öppnas för dokumentation kring byggprojektet (KS-kod 2.7), exempelvis direktiv (dock ej handlingar om avrop och beställningar).

2. För avrop och beställningar över beloppsgränsen 100 000 kr som rör byggprojektet öppnas ett separat samlingsärende (KS 2.8) där dessa diarieförs (ett avrop/ en beställning per handlingskort).

Ärendena länkas till varandra i W3D3.

Evenemang

1. För inköp, avrop och upphandling över beloppsgränsen 100 000 kr så öppnas ett ärende angående evenemanget (med KS-kod 2.8 ).

2. Finns det andra handlingar som hör till evenemanget som ska diarieföras, så som exempelvis avtal om samarbete, samförstånd eller sponsring, kan ett ärende öppnas (med KS-kod 2.12 ) och länkas till ärendet om inköp/avrop/upphandling.

Anvisningar om vilka handlingar som ska diarieföras, bevaras respektive gallras finns i KTH:s informationshanteringsplan . Det är inte alla allmänna handlingar som ska diarieföras. En del handlingar hålls ordnade på annat sätt (till exempel i en pärm eller digital mapp, i väntan på att levereras till arkiv för långtidsbevarande). I informationshanteringsplanen framgår det att ” Handlingar rörande evenemang där KTH är värd ” (KS-kod 2.12) ska bevaras och att de inte behöver registreras. Detta innebär alltså att de ska hållas ordnat på annat sätt än genom diarieföring i W3D3. Samma sak gäller för till exempel kommunikationsmaterial.

Tillgodoräknande

All information som tillför ärendet sakuppgift ska diarieföras. Det innebär att all information som kan påverka ärendets utgång ska gå att läsa om i ärendet. I KTH:s informationshanteringsplan så listas vad som ska diarieföras i W3D3.

Tillgodoräknande, grund och avancerad nivå:

• Ansökan samt kompletterande uppgifter
• Begäran om komplettering av ansökan
• Beslut om tillgodoräknande
• Eventuellt underrättelse om beslut [kan vara en viktig handling vid beslut om delvis bifall och avslag]
• Mottagningsbekräftelse vid delvis bifall och avslag

Om beslut om tillgodoräknande endast upprättas i Ladok, inte med KTH:s beslutsmall, så kan ett beslutsutdrag ur Ladok diarieföras eller en tjänsteanteckning upprättas som beskriver att beslutet finns i Ladok och vad som blev utfallet av ansökan (det vill säga om det blev bifall, delvis bifall eller avslag).

Överklagande av beslut om delvis bifall/avslag, grund och avancerad nivå:

• Överklagande av beslut om tillgodoräknande
• Omprövningsbeslut
• Avvisningsbeslut för för sent inkommet överklagande
• Överlämnande av överklagande och yttrande till Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH)
• Beslut från Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH)

Vid överklagande så öppnas ett nytt ärende som länkas till det ursprungliga ärendet om tillgodoräknande.

Tillgodoräknande, forskarutbildning:

• Underlag
• Beslut