Anvisningar för diarieföring
Nedan finner du instruktioner och användbara länkar angående diarieföring. Som ett komplement till informationshanteringsplanen finns här längre förtydliganden och rutiner kring hur en del handlingstyper ska hanteras.
KTH:s informationshanteringsplan är ett styrdokument. Du hittar den här: KTH:s informationshanteringsplan .
Instruktioner och användbara länkar angående diarieföring
Avtal om medverkan
Även kallade modellavtal och artistavtal
Ett samlingsärende (ett och samma diarienummer) per projekt, aktivitet eller evenemang.
A). Avtal signeras för hand: Handläggaren upprättar en lista med namnen över de som skrivit avtal. Förteckningen ska innehålla: Diarienummer, namn på de medverkande, datum som de godkänt sin medverkan samt eventuella andra uppgifter som handläggaren behöver ha med (t.ex. länk till sidor där den medverkande förekommer). Spara listan som pdf och diarieför i ärendet. Alla pappersavtal ska skannas in och diarieföras. Pappersavtal ska lämnas till registrator för arkivering.
B). Avtal signeras digitalt (via adobe sign): Diarieför varje avtal på ett eget handlingskort. Avtal som signerats digitalt ska inte skrivas ut.
Byggprojekt
Vid öppnande av ärenden som rör byggprojekt behöver registrator följande information: Om ärendet gäller avrop/beställning över beloppsgränsen 100 000 kr ( KS-kod 2.8 ) eller övrig dokumentation kring byggprojektet (KS-kod 2.7), projektnamn, projektnummer, lokal/byggnadsnummer och projektperiod.
1. Ett ärende öppnas för dokumentation kring byggprojektet (KS-kod 2.7), exempelvis direktiv (dock ej handlingar om avrop och beställningar).
2. För avrop och beställningar över beloppsgränsen 100 000 kr som rör byggprojektet öppnas ett separat samlingsärende (KS 2.8) där dessa diarieförs (ett avrop/ en beställning per handlingskort).
Ärendena länkas till varandra i W3D3.
Evenemang
1. För inköp, avrop och upphandling över beloppsgränsen 100 000 kr så öppnas ett ärende angående evenemanget (med KS-kod 2.8 ).
2. Finns det andra handlingar som hör till evenemanget som ska diarieföras, så som exempelvis avtal om samarbete, samförstånd eller sponsring, kan ett ärende öppnas (med KS-kod 2.12 ) och länkas till ärendet om inköp/avrop/upphandling.
Anvisningar om vilka handlingar som ska diarieföras, bevaras respektive gallras finns i KTH:s informationshanteringsplan . Det är inte alla allmänna handlingar som ska diarieföras. En del handlingar hålls ordnade på annat sätt (till exempel i en pärm eller digital mapp, i väntan på att levereras till arkiv för långtidsbevarande). I informationshanteringsplanen framgår det att ” Handlingar rörande evenemang där KTH är värd ” (KS-kod 2.12) ska bevaras och att de inte behöver registreras. Detta innebär alltså att de ska hållas ordnat på annat sätt än genom diarieföring i W3D3. Samma sak gäller för till exempel kommunikationsmaterial.
Tillgodoräknande
All information som tillför ärendet sakuppgift ska diarieföras. Det innebär att all information som kan påverka ärendets utgång ska gå att läsa om i ärendet. I KTH:s informationshanteringsplan så listas vad som ska diarieföras i W3D3.
Tillgodoräknande, grund och avancerad nivå:
- Ansökan samt kompletterande uppgifter
- Begäran om komplettering av ansökan
- Beslut om tillgodoräknande
- Eventuellt underrättelse om beslut [kan vara en viktig handling vid beslut om delvis bifall och avslag]
- Mottagningsbekräftelse vid delvis bifall och avslag
Om beslut om tillgodoräknande endast upprättas i Ladok, inte med KTH:s beslutsmall, så kan ett beslutsutdrag ur Ladok diarieföras eller en tjänsteanteckning upprättas som beskriver att beslutet finns i Ladok och vad som blev utfallet av ansökan (det vill säga om det blev bifall, delvis bifall eller avslag).
Överklagande av beslut om delvis bifall/avslag, grund och avancerad nivå:
- Överklagande av beslut om tillgodoräknande
- Omprövningsbeslut
- Avvisningsbeslut för för sent inkommet överklagande
- Överlämnande av överklagande och yttrande till Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH)
- Beslut från Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH)
Vid överklagande så öppnas ett nytt ärende som länkas till det ursprungliga ärendet om tillgodoräknande.
Tillgodoräknande, forskarutbildning:
- Underlag
- Beslut