Anvisningar för diarieföring
Som ett komplement till informationshanteringsplanen finns här längre förtydliganden och rutiner kring hur en del handlingstyper ska hanteras.
Informationshanteringsplanen som är ett styrdokument finns här KTH:s informationshanteringsplan
Avtal om medverkan
Även kallade modellavtal och artistavtal
Ett samlingsärende (ett och samma diarienummer) per projekt, aktivitet eller evenemang. 1. Handläggaren upprättar en lista med namnen över de som skrivit avtal. Förteckningen ska innehålla: Diarienummer, namn på de medverkande, datum som de godkänt sin medverkan samt eventuella andra uppgifter som handläggaren behöver ha med (t.ex. länk till sidor där den medverkande förekommer). Spara listan som pdf och diarieför i ärendet. Alla pappersavtal ska skannas in och diarieföras. Pappersavtal ska lämnas till registrator för arkivering. Avtal som signerats digitalt behöver inte skrivas ut, men de ska diarieföras.
Byggprojekt
Ett ärende öppnas för dokumentation kring byggprojektet, exempelvis direktiv (dock ej avrop och beställningar). För avrop och beställningar (över 50 000 kr) som rör byggprojektet, öppnas ett separat samlingsärende där dessa diarieförs (ett avrop/ en beställning per handlingskort). Ärendena länkas till varandra i W3D3. Vid öppnande av ärenden som rör byggprojekt behöver registrator följande information: Om ärendet avrop/beställning ( KS-kod 2.8 ) eller övrig dokumentation kring byggprojektet (KS-kod 2.7), projektnamn, projektnummer, lokal/byggnadsnummer, projektperiod.
Evenemang
För inköp, avrop och upphandling över beloppsgränsen 50 000 kr så öppnas ett ärende angående evenemanget (med KS-kod 2.8 ). Finns det andra handlingar som hör till evenemanget som ska diarieföras, så som exempelvis avtal om samarbete, samförstånd eller sponsring, kan ett ärende öppnas (med KS-kod 2.12 ) och länkas till ärendet om inköp/avrop/upphandling. Anvisningar om vilka handlingar som ska diarieföras, bevaras respektive gallras finns i KTH:s informationshanteringsplan . Det är inte alla allmänna handlingar som ska diarieföras. En del handlingar hålls ordnade på annat sätt (till exempel i en pärm eller digital mapp, i väntan på att levereras till arkiv för långtidsbevarande). I informationshanteringsplanen framgår det att ” Handlingar rörande evenemang där KTH är värd ” (KS-kod 2.12) ska bevaras och att de inte behöver registreras. Detta innebär alltså att de ska hållas ordnat på annat sätt än genom diarieföring i W3D3. Samma sak gäller för till exempel kommunikationsmaterial.