Pappershandlingar

Inkommande handlingar 

Pappershandlingar som inkommer, antingen via post eller personlig överlämning, ska stämplas med ankomstdatum. Registrator och receptionen på Brinellvägen 8 har en stämpel som kan användas vid behov.

Kopior eller original? 

Generell regel är att handlingar ska bevaras i det format som de inkommit, upprättats eller skickats ut i (som pappersoriginal eller elektroniskt original). 

Pappersoriginal är handlingar som inkommit, upprättats eller skickats ut på papper. Det är ofta handlingar som har signerats med bläckpenna.

• Pappersoriginal som hör till diariet ska lämnas in för bevarande när ärendet ska avslutas. 
• Om ett pappersoriginal skannas in så blir den elektroniska filen endast en kopia. 
• Om en inskannad handling skrivs ut så är utskriften inte ett pappersoriginal. 

Elektroniska original är handlingar som inkommit, upprättats eller skickats ut digitalt. Det är ofta handlingar som har signerats digitalt, med e-signatur, men kan även vara inkommande e-postmeddelanden.

• Elektroniska original som hör till diariet ska endast i undantagsfall skrivas ut och lämnas in för bevarande (exempelvis om handlingen inte ska bifogas i W3D3 utan endast förvaras i fysisk akt). Kontakta registraturen om du är osäker.
• Om ett elektroniskt original skrivs ut så blir utskriften endast en kopia.

Diarieföring av pappershandlingar

Pappershandlingar ska, precis som digitala handlingar, diarieföras löpande allt eftersom de upprättas, inkommer eller skickas ut. Om du inte själv diarieför kan du skanna handlingen och skicka den till din registrator via e-post.

Förvaring av pappershandlingar som hör till diariet

Så länge som du arbetar med ett ärende förvarar du som är handläggare handlingarna hos dig. Undvik att skicka pappershandlingar löpande till registrator. När ärendet ska avslutas i diariet ska pappershandlingar skickas till avsedd förvaringsplats.

OBS! Se till att varje handling är märkt med diarienummer och även gärna med KS-kod.

Aktomslag

Du bör skriva ut ett aktomslag för att förvara handlingarna i:

• Aktomslag (docx 70 kB)  finns som pdf.

• Skriv ut aktomslaget i A3-format och dubbelsidigt.

• Skriv ärendets diarienummer och KS-kod vid angivna platser.

• Vik det sedan på mitten och förvara handlingarna i. Du kan med fördel på insidan skriva ned information om handlingarna som skapas i ärendet.

Handlingar som tillhör serierna HS, SA, PA, FP, FJ, SH och KU förvaras hos den centrala registraturen på Brinellvägen 8. Du kan skicka handlingarna med internposten eller lämna in dem personligen under öppettiderna .

Handlingar som tillhör serierna V, VL, VP, VPU och VJ förvaras hos den centrala registraturen på Brinellvägen 8. Du kan skicka handlingarna med internposten eller lämna in dem personligen under öppettiderna . Äldre handlingar har levererats till arkivet. 

Handlingar tillhörande skolserierna (diarienummer som börjar med A, C, J, M, S) hanteras lokalt på varje skola. 

Vård av pappershandlingar

Pappershandlingar som ska bevaras behöver hanteras varsamt. Undvik i så stor utsträckning som möjligt att skada dem. Saker som häftklamrar, gem, tejp, plastmappar, postit-lappar och dylikt kan på grund av rost, limrester och annat orsaka skada och måste därför plockas bort vid arkivering.