Pappershandlingar
Originalhandlingar på papper som hör till diariet ska arkiveras. Du som är handläggare på ett ärende ansvarar för att leverera handlingarna till utsedd förvaringsplats.
Inkommande handlingar
Pappershandlingar som inkommer, antingen via post eller personlig överlämning, ska stämplas med ankomstdatum. Registrator och receptionen på Brinellvägen 8 har en stämpel som kan användas vid behov.
Kopior eller orginal?
Många handlingar förekommer numera endast i elektroniska exemplar. Det innebär att handlingen upprättas, inkommer eller skickas ut elektroniskt. E-signerade beslut och avtal är exempel på handlingar som upprättas elektroniskt och e-postmeddelanden är exempel på handlingar som inkommer eller skickas ut elektroniskt. Om handlingen skrivs ut så kommer utskriften endast vara en kopia på den elektroniska handlingen. En del handlingar upprättas och inkommer dock fortfarande på papper. Om en handling är skapad på papper så räknas det fysiska dokumentet som originalhandling, även om man skannar in den. När ett ärende i diariet avslutas ska också originalhandlingar på papper tas om hand på korrekt sätt.
Diarieföring av pappershandlingar
Pappershandlingar ska, precis som digitala handlingar, diarieföras löpande allt eftersom de upprättas, inkommer eller skickas ut. Om du inte själv diarieför kan du skanna handlingen och skicka den till din registrator via e-post. Undvik att skicka pappershandlingar löpande till registrator. Så länge som du arbetar med ett ärende förvarar du som är handläggare handlingarna hos dig. Du bör skriva ut ett aktomslag för att förvara handlingarna i.
Skriv ut aktomslaget i A3-format och dubbelsidigt. Skriv ärendets diarienummer och KS-kod vid angivna platser. Vik det sedan på mitten och förvara handlingarna i. Du kan med fördel på insidan skriva ned information om handlingarna som skapas i ärendet.
När ärendet ska avslutas i diariet ska pappershandlingar skickas till avsedd förvaringsplats.
Handlingar som tillhör serierna V, VL, VP, VPU och VJ förvaras hos den centrala registraturen på Brinellvägen 8. Du kan skicka handlingarna med internposten eller lämna in dem personligen under öppettiderna . Äldre handlingar har levererats till arkivet.
Handlingar tillhörande skolserierna (diarienummer som börjar med A, C, J, M, S) hanteras lokalt på varje skola. Kontakta skolans dokumentsamordnare för information om den lokala rutinen.
OBS! Se till att varje handling är märkt med diarienummer och även gärna med KS-kod.
Vård av pappershandlingar
Pappershandlingar som ska bevaras behöver hanteras varsamt. Undvik i så stor utsträckning som möjligt att skada dem. Saker som häftklamrar, gem, tejp, plastmappar, postit-lappar och dylikt kan på grund av rost, limrester och annat orsaka skada och måste därför plockas bort vid arkivering.