Initiera nya ärenden
Kontakta registrator för att öppna ett nytt ärende i diariet och få ett nytt diarienummer.
För att diarieföringen ska bli korrekt och sökbar, behöver registraturen uppgifter om ärendet. Du behöver ange svar på de frågor som finns i formuläret på denna sida.
När ska jag be om ett nytt diarienummer?
När du har en handling att registrera så kontaktar du registrator för att få ett diarienummer att sätta på handlingen. Du kan också, om det strax ska upprättas en handling, få diarienumret i förväg. Tänk på att handlingarna ska registreras så snart de har kommit in, expedierats eller upprättats.
Att initiera ett nytt ärende (nytt diarienummer) 2025
- Ska du öppna ett ärende i de nya serierna 2025 kan du använda dig av formulären:
- Initiera nytt ärende 2025
- Huvudserien (HS-serien) - initiera nytt ärende
- Upphandling/inköp (KS 2.8, Huvudserien HS) - initera nytt ärende
- Studentärenden (SA-serien) - initiera nytt ärende
- Personalärenden (PA-serien) - initiera nytt ärende
- Ärenden med känsliga uppgifter (KU-serien) - initiera nytt ärende
- Om du behöver råd kring vilken serie ditt ärende ska registreras i, kontakta registrator@kth.se .
- Observera! Skicka inte in sekretesskyddade uppgifter via formulär. Om du behöver registrera sekretesskyddade uppgifter, kontakta registrator@kth.se och be en registrator ringa upp dig.
Uppgifter som behövs
Om du inte kan använda dig av formulären kan du kontakta registraturen för att öppna ett nytt ärende i diariet. Registrator kommer att öppna ärendet och informera dig om diarienummer.
Har du även en första handling att registrera, hittar du mer information på: Registrera handlingar
Registraturen behöver följande information för att öppna ett nytt ärende i diariet:
| Fråga från registrator | Svar från handläggare | Förtydligande |
|---|---|---|
| Vad gäller ärendet (förslag på ärendemening/titel)? | ”Samarbete mellan KTH och Stockholms stad gällande utvärdering av cykelvägar på Campus Valhallavägen” | Ärendemeningen ska beskriva vad hela ärendet handlar om, alltså inte enbart en enskild handling som förekommer i ärendet. |
| Vem/vilka ska anges som handläggare, kontaktperson eller ansvarig på ärendet | ” Jag själv ska vara handläggare och jag heter Hasse Handläggare. Min chef Cissi Chef är ansvarig” | Handläggare är den eller de personer på KTH som arbetar med ärendet och som ansvarar för att handlingar kommer diariet tillhanda. |
| Vilken del i organisationen hanterar ärendet (t.ex. namn på avdelning)? | ”Cykelvägsavdelningen” | Enhet är den avdelning inom KTH som ansvarar för ärendet |
| Finns det någon motpart (person/organisation som berörs av ärendet eller som KTH samarbetar med)? I sådant fall, vem/vilka? | ”Stockholms stad” | Motpart finns i ärenden som initierats av någon utanför myndigheten KTH eller när KTH har avtal med någon extern part. |
| Vet du om det finns ett tidigare ärende i diariet som bör kopplas/länkas till det nya ärendet? | ”Vi gjorde samma 2009, men jag vet inte diarienumret” | Ärendelänk kan vara aktuellt i ärenden som gäller förlängning eller förnyelse av befintligt avtal. |
| Har du förslag på en KS-kod som ärendet bör ligga på? | ”Nej, det har jag inte koll på” | KS-kod står för Klassificeringsstruktur (är en lista över verksamhetsområden och processer som förekommer vid KTH). |
| Förekommer det uppgifter i det här ärendet som ska skyddas av eller som är känsliga? | ”Nej” | Sekretess innebär att det finns stöd i lag som skyddar uppgifterna från att offentliggöras. |