Initiera nya ärenden
Kontakta registrator för att öppna ett nytt ärende i diariet och få ett nytt diarienummer. Du som har behörighet att registrera kan själv öppna ärenden.
Du som saknar behörighet att själv initera nya ärenden får hjälp av registrator med diarieföringen. Registrator behöver uppgifter från dig för att vi ska få korrekt och sökbar information. Om du behöver ett diarienummer kommer registrator att behöva svar på frågorna i formuläret som finns längre ned på sidan.
När ska jag be om ett nytt diarienummer?
När du har en handling att registrera så kontaktar du registrator för att få ett diarienummer att sätta på handlingen. Du kan också, om det strax ska upprättas en handling, få diarienumret i förväg.
Att initiera ett nytt ärende (nytt diarienummer)
- Ska du öppna ett ärende i V-serien (huvudserien) eller VP-serien ska du använda dig av formulär:
- Ska du öppna ett ärende i serierna VL, VPU eller VJ kontaktar du registrator@kth.se
- Ska du öppna ett ärende i skolserie A (ABE-skolan) ska du använda dig av formulär:
- Ska du öppna ett ärende i någon av skolserierna C, J, M eller S kontaktar du skolans registratur.
- Ska du öppna ett ärende i VF-serien (forskningsärenden) kontaktar du RSO.
- Ska du öppna ett ärende i SC-serien kontaktar du administrationen vid SciLifeLab.
Om du behöver råd kring vilken serie ditt ärende ska ligga i, kontakta registrator@kth.se
Uppgifter som behövs
Om du inte kan använda dig av formulären ovan kan du kontakta din registrator för att öppna ett nytt ärende i diariet. Din registratror behöver följande information:
| Fråga från registrator | Svar från handläggare |
|---|---|
| Vad gäller ärendet (förslag på ärendemening /titel)? | ”Samarbete mellan KTH och Stockholms stad gällande utvärdering av cykelvägar på Campus Valhallavägen” |
| Vem/vilka ska anges som handläggare , kontaktperson eller ansvarig på ärendet | ” Jag själv ska vara handläggare och jag heter Hasse Handläggare. Min chef Cissi Chef är ansvarig” |
| Vilken del i organisationen hanterar ärendet (t.ex. namn på avdelning)? | ”Cykelvägsavdelningen” |
| Finns det någon motpart (person/organisation som berörs av ärendet eller som KTH samarbetar med)? I sådant fall, vem/vilka? | ”Stockholms stad” |
| Vet du om det finns ett tidigare ärende i diariet som bör kopplas/länkas till det nya ärendet? | ”Vi gjorde samma 2009, men jag vet inte diarienumret” |
| Har du förslag på en KS-kod som ärendet bör ligga på? | ”Nej, det har jag inte koll på” |
| Förekommer det uppgifter i det här ärendet som ska skyddas av sekretess eller som är känsliga? | ”Nej” |
Registrator kommer öppna ärendet och informera dig om diarienummer.
Har du även en första handling att registrera, se sidan om att Registrera handlingar .