Avsluta ärenden

Om ärendet fortfarande pågår, alltså att du eller någon annan kommer fortsätta arbeta med det en tid och det framöver tillkommer handlingar som ska registreras, ska det inte avslutas. Ärenden vi fortfarande arbetar med ska vara öppna. Diarienummer på ärenden som har avslutats ska inte återanvändas. Be istället registrator att göra länkar i diariet om du vill göra en koppling mellan ett nytt ärende och tidigare handlingar eller ärenden.

Checklista vid avslut av ärenden

• Kontrollera att alla handlingar är diarieförda och att informationen om ärendet och handlingarna är korrekt. Har du behörighet  och är användare i W3D3 kan du göra det själv enligt rutinen Kontrollera dina ärenden . Saknar du behörighet ber du registrator om hjälp.  
• Om det saknas handlingar, se till att de blir registrerade . Om informationen om handlingarna eller ärendet inte stämmer, ändra detta själv eller be registrator om hjälp.
• När all information på handlingskort och ärendekort stämmer, all handläggning är klar och det inte tillkommer fler handlingar i ärendet ska ärendet avslutas. Det görs genom att ärendet markeras som avslutat i W3D3. Har du behörighet  att registrera i W3D3 kan du göra det själv. Har du endast behörighet som handläggare eller om du saknar behörighet kan du be registrator om hjälp. Kontakta registrator@kth.se och informera om diarienumret samt att ärendena kan avslutas, och hur du hanterat eventuella pappersoriginal.
• Se till att eventuella pappersoriginal förvaras på avsedd plats. Handlingar från serierna V, VL, VP, VPU och VJ förvaras hos centrala registraturen och ska skickas dit när ärendet ska avlutas. Handlingar från skolserierna förvaras hos skolornas dokumentsamordnare. 

  Här  finns en instruktionsfilm om vad du ska tänka på när du avslutar ärenden i W3D3.