Avsluta ärenden

När ska ett ärende avslutas?

Om ärendet fortfarande pågår, alltså att du eller någon annan kommer fortsätta arbeta med det en tid och det framöver tillkommer handlingar som ska registreras, ska det inte avslutas. Ärenden vi fortfarande arbetar med ska vara öppna. Diarienummer på ärenden som har avslutats ska inte återanvändas. Be istället registrator att göra länkar i diariet om du vill göra en koppling mellan ett nytt ärende och tidigare handlingar eller ärenden.

Gör en ärendekontroll. När all information på handlingskort och ärendekort stämmer, all handläggning är klar och det inte tillkommer fler handlingar i ärendet ska ärendet avslutas. Kontakta registrator@kth.se och informera om diarienumret samt att ärendena kan avslutas, och hur du hanterat eventuella pappersoriginal.

Ärendekontroll

Kontrollera att alla handlingar är diarieförda och att informationen om ärendet och handlingarna är korrekt. Saknar du behörighet  till W3D3 så kontakta registraturen för att få hjälp att se dina ärenden. Har du behörighet och är användare i W3D3 kan du själv logga in och kontrollera enligt checklistan nedan.

För att se dina samtliga pågående ärenden i W3D3:

• Gå in i menyn till vänster i huvudfönstret i W3D3.
• Välj Sök och Mina ärenden i menyn till vänster.
• En lista på dina öppna ärenden visas. Klicka på diarienumret på det ärende du vill kontollera.

Checklista vid avslut av ärenden

• Ärendenivå:
  • Stämmer informationen i ärendemeningen? (Korrekt stavning, engelska begrepp inom parentes, finns specialtecken, förkortningar etc).
  • Stämmer motparten?
  • Är enheten korrekt?
  • Är KS-koden korrekt? (OBS! Ändras endast i undantagsfall)
  • Ska det finnas en ärendelänk? 
• Handlingsnivå:
  • Är alla handlingar diarieförda?
  • Stämmer informationen i handlingsmeningen? (Korrekt stavning, engelska begrepp inom parentes, specialtecken, förkortningar, bilagor etc).
  • Är handlingstypen beslut korrekt registrerad? (Beslutsfält, publiceras ej etc.)
  • Är det angivet om det är pappersoriginal eller digitalt original?
  • Finns det bifogade filer i handlingskortet? (OBS! Det finns undantag då det ska vara tomt handlingskort)
  • Finns alla bilagor diarieförda?
  • Är det godänt filformat? (ej zip, ej excel, ej word etc.)
  • Är riktning korrekt?
  • Är datum korrekt?
  • Ska det finnas mottagare/avsändare? (Korrekt stavning, specialtecken inom parentes etc.)
  • Har pappersoriginal lämnats in till avsedd plats ? 
• Utred frågetecken genom att:
  • Titta i informationshanteringsplanen
  • Titta på relevant processkarta eller rutin
  • Jämför med liknande ärenden
  • Kontrollera eventuella fysiska eller digitala lagringsplatser
  • Sök i outlook
  • Fråga kollegor
  • Fråga registraturen

• Åtgärda:
  • Om det saknas handlingar, se till att de blir registrerade .
  • Om det varken finns originalhandlingar eller kopior skapar du en tjänsteanteckning  som förklarar hur ärendet har hanterats. Den åtgärden ska bara behöva tas i undantagsfall.
  • Om informationen om handlingarna eller ärendet inte stämmer, ändra detta själv eller be registrator om hjälp.
  • Se till att eventuella pappersoriginal förvaras på avsedd plats .

Om ärendet inte kan avslutas innan åtgärd har genomförts

Det finns möjlighet att göra en så kallad annotering i W3D3. Det innebär att det görs en anteckning om vad som sker i ärendet och som är bra för registrator att känna till. Ofta gör registrator en annotering när sådan information meddelas men en handläggare kan lägga till en annotering själv eller be registrator göra det. En annotering kan till exempel vara "Avtal inväntas, upprättas troligen i slutet av 2024, därefter kan ärendet stängas", "Handläggare har meddelat registrator att ärendet kan stängas men handlingar saknas, väntar på svar från handläggaren" eller "Ärendet kommer pågå fram till 2025".  

Instruktionsfilm

  Instruktionsfilm  om vad du ska tänka på vid avslut av ärenden i W3D3.