Upphandling och direktupphandling

För inköp som inte gjorts i Wisum , via KTH:s ramavtal  eller statligt ramavtal ( avropa.se ) krävs beroende på beloppsgräns diverse underlag samt i vissa fall ett direktupphandlingsbeslut och ett diarienummer som ska anges när fakturan attesteras i Agresso vid summor överstigandes 50 000 SEK.

Klicka på nedan beloppsgräns som stämmer för ditt tilltänka inköp.

50 000 - 99 000

100 000 - 700 000

över 700 000 (kontakta skolans upphandlingsansvarig)

Upphandling

Upphandlingsgruppen (centralt KTH) har ansvaret för att genomföra samtliga upphandlingar över direktupphandlingsgränsen på 700.000 SEK.

Två gånger om året skickas också information ut till upphandlings- och inköpsansvariga  för att skolorna ska kunna anmäla behovet av upphandlingsstöd till upphandlingsgruppen. Upphandlings- och inköpsansvarig skickar ut anmälningsblanketten till prefekterna som ansvarar för att distribuera denna inom sin institution. Inköpsansvarig sammanställer skolans upphandlingsbehov utifrån de svar som inkommer och skickar listan till upphandlingsgruppen.

Upphandlingsgruppen lägger sedan upp en övergripande plan för skolans upphandlingar, skolledningen ansvarar i sin tur för att göra en prioriteringsordning/ turordning utefter denna plan. Upphandling- och inköpsansvarig meddelar sedan upphandlingsgruppen samt de som har ansökt om upphandlingsstöd den slutgiltiga aktivitetsplanen.

Upphandlingsgruppen har det övergripande ansvaret för upphandlingar, skolan har i sin tur ansvaret för sakinnehållet i kravspecifikationen/uppdragsbeskrivningen och att resurser finns så att upphandlingen kan genomföras i tid. Skolan ansvarar också för att utvärdera kravspecifikationen/uppdragsbeskrivningen efter anbudsöppning.

Viktigt att tänka på, när du har fått meddelande om att du har fått ett beviljat stöd är att du påbörjar att ta fram information inför upphandlingen för att spara tid. 

Exempel på vad du kan börja med:

• Marknadsundersökning/behovsanalys
• Tekniska kravspecifikationen
  • Bakgrund, anbudsobjekt
  • Tekniska kraven

Direktupphandling

Beroende på direktupphandlingens belopp behövs underlag, information och i vissa fall ett direktupphandlingsbeslut skrivas. Se nedan inom vilket kostnadsspann som direktupphandlingen är inom för att kontakta rätt stödfunktion inom skolan.

Varor och tjänster får direktupphandlas förutsatt:

• Att det du behöver inte finns på ramavtal.
• Att det du behöver kostar max 700 000 SEK exklusive moms.
• Att det du behöver är ett engångsköp alternativt köps sällan.

Upprepade direktupphandlingar av samma vara eller tjänst inte är tillåtet. Det är inte heller tillåtet att dela upp upphandlingen i flera mindre delar för att komma under upphandlingsgränsen.

Beloppsgränser

1 - 49999 SEK

Du ansvarar för att dokumentera ditt köp i ett dokument. I det skall följande information finnas med:

• kort bakgrund/syfte
• totalpris samt vilket konto som skall debiteras
• val av leverantör

50 000 - 99 999 SEK

OBS! Alla direktupphandlingar över 50 000 SEK måste dokumenteras och diarieföras. Du kontaktar din institutions inköpsansvarig  för att få blanketten för detta.

I blanketten skall bland annat följande information finnas med:

• kort bakgrund/syfte
• val av leverantör samt motivation till detta
• teknisk specifikation

Ovan nämnda blankett är framtagen för att underlätta arbetet kontakta din institutions inköpsansvarig för att få tillgång till denna. 

Efter godkänd direktupphandling kommer du få ett diarienummer som ska uppges när fakturan sakattesteras i

Agresso samt att din direktupphandling arkiveras av din inköpsansvarig på institutionen.

100 000 - 700 000 SEK

Denna procedur är mer omfattande och innebär att du i dialog med skolalns inköps- och upphandlingsansvarig väljer ett förfarande. Kontakta skolans inköps- och upphandlingsansvarig för att få mer information hur du skall gå till väga.