Här finns svar på vanliga frågor om hur verksamhetsstödet ska samarbeta digitalt, kring dokument bland annat.
Universitetsdirektören beslutade den 20 februari 2026 att Microsoft Teams ska införas som gemensam bastjänst för
digitalt samarbete inom verksamhetsstödet.
Införandet av Microsoft Teams innebär att verksamhetsstödet ska arbeta enligt ett gemensamt och strukturerat arbetssätt där:
samarbete sker i team och kanaler kopplade till verksamhetens uppdrag och processer
information, dokument och kommunikation samlas och struktureras på ett enhetligt sätt
ansvar för innehåll, struktur och efterlevnad av arbetssätt tydliggörs på chefs- och medarbetarnivå.
Nej, kärnverksamheten omfattas inte av beslutet som fattades den 20/2 2026 (HS-2026-0480). Det innebär att det inom skolorna kan finnas andra samarbetsverktyg som verksamhetsstödet då behöver använda. På samma sätt kan viss personal vid skolorna behöva använda Microsoft Teams exempelvis för sin medverkan i vissa organ.
Projektet startade i augusti 2025 och består av 4 faser:
- Nulägesanalys: (Augusti – September 2025)
Förstå hur olika avdelningar inom VS jobbar med digitala dokument idag och dess utmaningar. Klart.
- Riktning och Principer: (Oktober – November 2025)
Skapa en gemensam syn på vad som är viktigt för framtida digitalt samarbete. Klart.
- Nytt Arbetssätt: (December – Februari 2026)
Designa nytt arbetssätt utifrån olika scenarios och förutsättningar. Klart.
Engagera införandestödjare. Ge underlag till användarstöd på IT-avdelningen. Klart.
- Implementering: (Mars – Juni 2026)
Rulla ut utbildningar, handbok och regler för medarbetare på verksamhetsstödet.
När just din verksamhet rullar ut bestäms i dialog med respektive verksamhet, men tidigast i mars 2026.
Mer avancerade funktioner för hantering av känsligt och sekretessbelagt material bli tillgängliga successivt under 2026 via implementering av MS Exchange Online och MS Purview, båda genom särskilda projekt.
Senast 1 september 2026 ska bastjänsten vara implementerad på VS, varefter funktioner och verktyg som inte längre behövs kan börja fasas ut.
Ja, universitetsdirektören beslutade den 20 februari 2026 att Microsoft Teams ska införas som gemensam bastjänst för
digitalt samarbete inom verksamhetsstödet.
Från mars 2026 och framåt kommer verksamhetsstödets avdelningar släppas in i Teams successivt. Varje verksamhet beslutar om sin takt och uppstartsmöten sker från början av mars och framåt.
Nej, det är ett verksamhetsprojekt där vi ska förenkla och effektivisera vardagen för verksamhetsstödets medarbetare. Fokus är på människan i förändring och värdefokus för KTH, och mindre på IT-verktyget.
Det finns ännu inga beslut om vilka verktyg som kan komma att stängas ned. Användning av andra verktyg inom verksamhetsstödet (exempelvis Zoom, Slack och Confluence) kan tillåtas men ska vara tydligt motiverad och avgränsad.
Ska ni stänga ner KTH Social?
KTH Social med dess gruppwebbar kommer stängas ner under höstterminen 2026, men det är inget som projektet har beslutat om. Kontakta
e-learning@kth.se
för att få råd kring att flytta ditt innehåll till Teams eller OneDrive.
Kommer vi lämna Slack?
För dialog med kärnverksamheten kommer Slack finnas kvar tills något annat bestäms.
För dialog inom verksamhetsstödet ska Teams ersätta Slack.
Måste vi sluta med Zoom?
För videosamtal inom verksamhetsstödet ska vi övergå till Teams, men med kärnverksamheten och studenter behöver vi använda Zoom tills vidare.
Kommer vi lämna Confluence?
Nej, det finns inga sådana beslut. Delar av innehållet i Confluence skulle kunna flyttas in i Teams, Sharepoint eller lokala intranätssidor, men detta behöver undersökas vidare innan något bestäms.
Effektivitetsproblem kring hur vi samarbetar med dokument inom och utom avdelningen, vilket kostar mycket tid, energi och tålamod.
Att mejlkorgen ofta används som lagringsyta och att ett dokument kan finnas i ett stort antal kopior på olika individers datorer. Kostar onödigt mycket lagringsutrymme.
Effektivisera on/off-boarding av medarbetare inom KTH Verksamhetsstöd.
Att medarbetare använder i snitt 1,5 timmar/vecka åt att leta efter dokument.
Säkerhetsfrågor kring lagring.
Idag används 15 olika digitala samarbetsverktyg utan något gemensamt arbetssätt och lagring. Otydlighet kring vilka verktyg som ska användas till vad bidrar till stress.
Ja, de nya arbetssätten sker i enlighet med KTH:s krav på informationssäkerhet, inklusive behörighetsstyrning och dataskydd. KTH:s data lagras i Norden och Microsofts molnlagring är lika säkert som våra lokala servrar.
För expertis inom informationssäkerhet samarbetar projektet med Carl-Niclas Odenbring (Säkerhetsavdelningen) som nu arbetar fram ett Ledningssystem för Informationssäkerhet (LiS).
All information som hanteras inom KTH ska ha en enkel klassning (nivå 1-3). Om du är osäker är det viktigt att fråga chef/ansvarig. Default nivå för all information är informationsklass 2 (fungerar i Teams).
Informationsklassning styr vem som får ta del av informationen, hur viktigt det är att den inte ändras, samt hur kritiskt det är att man har åtkomst informationen den i rätt tid.
Informationsklassningen avgör var och hur informationen får lagras. Information med hög informationsklassning (3) får till exempel inte lagras i Teams utan specialhanteras av IT.
Informationsklassningen styr hur informationen får skickas och delas. Ju högre klassning → desto säkrare sätt krävs för att överföra.
En del personuppgifter och viss forskningsdata innehåller känslig information som kräver extra eftertanke. Osäker om det är personuppgifter eller känslig forskningsdata? Fråga dataskyddsombud, IT avdelningen eller säkerhetsfunktion.
När något går fel med skyddsvärd information ska det hanteras snabbt och strukturerat. Tidigt larm + rätt klassning = snabbare och bättre hantering, mindre skada.
Representanter från de flesta avdelningarna inom verksamhetsstödet finns med i Styrgrupp eller Referensgrupp för att fånga upp olika behov och konsekvenser.
Huvudskyddsombud och fackliga representanter har involverats i processen.
Förändringsstödjare, verksamhetutvecklare och kommunikatör stöttar i införandet.
Projektet vill engagera införandestödjare, så prata med din chef om du är intresserad av att driva förändringen på din avdelning.
En nyckel är att vi inte betraktar det här som ett IT-projekt. Vi ser det som ett förändringsprojekt där vi försöker involvera och engagera så många som möjligt i resan.
Att vi börjar i liten skala för att få saker att fungera innan vi skalar upp kan bli en annan framgångsfaktor.
Samt att vi tar hänsyn till olika verksamheter och driver förändringen inifrån varje avdelning.
Vi vill ta det steg för steg för att göra det bra, men viss personal vid skolorna kan behöva använda Microsoft Teams exempelvis för sin medverkan i vissa organ.
Har du behov av Teams och vill använda samma arbetssätt som verksamhetsstödet kan du alltid kontakta projektledare Hans Gillior eller IT-chef Hans Wohlfarth.
