Här finns svar på vanliga frågor om hur verksamhetsstödet ska samarbeta digitalt, kring dokument bland annat.
Nej, det är ett verksamhetsprojekt där vi ska förenkla och effektivisera vardagen för verksamhetsstödets medarbetare. Fokus är på människan i förändring och värdefokus för KTH, och mindre på IT-verktyget.
Det är bestämt att projektet Effektivt digitalt samarbete (som tidigare hette ”Effektiv dokumenthantering”) ska utveckla principer, nytt standardarbetssätt, utbildningar och guider för digital dokumenthantering – för verksamhetsstödets medarbetare. Beslutet togs av UD Kerstin Jakobsson med IT-chef Hans Wohlfarth som styrgruppsordförande.
Syftet med projektet är att skapa en modernare och mer framtidssäker digital arbetsmiljö genom att konsolidera samarbetsverktyg och tydliggöra processer för digitalt samarbete inom KTH:s verksamhetsstöd.
Vilka verktyg det blir är ännu inte bestämt utan kommer fattas av UD när underlag finns på plats.
Projektet startade i augusti 2025och består av 4 faser:
- Nulägesanalys: (Augusti – September 2025)
Förstå hur olika avdelningar inom VS jobbar med digitala dokument idag och dess utmaningar. Klart.
- Riktning och Principer: (Oktober – November 2025)
Skapa en gemensam syn på vad som är viktigt för framtida digitalt samarbete.
Projektet vill engagera superusers och ambassadörer redan under senhösten.
- Nytt Arbetssätt: (December – Februari 2026)
Designa nytt arbetssätt utifrån olika scenarios och förutsättningar
- Implementering: (Mars – April 2026)
Ta fram utbildningsmaterial, mallar och lathundar för medarbetare på verksamhetsstödet och användarstöd på IT-avdelningen.
När just din verksamhet rullar ut bestäms i dialog med respektive verksamhet, men tidigast i mars 2026.
Det är ännu inte bestämt. Vi har redan idag Microsoft-sviten på KTH där Teams ingår, men det finns inga beslut fattade om att alla på KTH ska in där.
Projektet börjar med att titta på medarbetarbehoven och kommer rekommendera det verktyg som bäst uppfyller dem. Det beslutet ligger i sin tur hos UD att fatta – nu när projektet har satt principerna.
Vi kommer införa formerna för det nya digitala samarbetet från mars 2026 och framåt. Vilket verktyg det blir vet vi ännu inte. Har du specifika behov som motiverar användandet av Teams i förtid kan du ansöka hos IT.
Troligtvis kommer vissa verktyg stänga ner som inte bidrar till de krav vi har.
Det finns ännu inga beslut om vilka verktyg som kan komma att stängas ned.
Projektet har definierat principer för arbetssätt och kommer även ta hand om konsekvenser kopplade till det. Exempelvis princip 5, att använda minimalt antal verktyg som uppfyller samma behov, kan till leda till att ett verktyg för videosamtal stängs ner.
Obs! att detta projekt bara omfattar VS-personal men att arbetssätten i framtiden även kommer omfatta hela KTH.
Ska ni stänga ner KTH Social?
När projektet har kommit så långt att man har valt verktyg kan det bli så att KTH Social blir överflödigt. Beslut om nedläggning av KTH Social fattas inte inom ramen för projektet.
Kommer vi lämna Slack?
Slack används av vissa organisatoriska delar på KTH och om projektet rekommenderar att VS går in i nya verktyg som erbjuder chatt kan det blir så att VS inte kommer använda Slack sinsemellan. För dialog med kärnverksamheten kommer Slack finnas kvar tills något annat bestäms.
Effektivitetsproblem kring hur vi samarbetar med dokument inom och utom avdelningen, vilket kostar mycket tid, energi och tålamod.
Att mejlkorgen ofta används som lagringsyta och att ett dokument kan finnas i ett stort antal kopior på olika individers datorer. Kostar onödigt mycket lagringsutrymme.
Effektivisera on/off-boarding av medarbetare inom KTH Verksamhetsstöd.
Att medarbetare använder i snitt 1,5 timmar/vecka åt att leta efter dokument.
Säkerhetsfrågor kring lagringsarbete.
Idag används 15 olika digitala samarbetsverktyg utan något gemensamt arbetssätt och lagring. Otydlighet kring vilka verktyg som ska användas till vad bidrar till stress.
Ambitionen är att det ska vara säkrare än idag och att vi uppnår de myndighetskrav som finns.
För expertis inom informationssäkerhet samarbetar projektet med Carl-Niclas Odenbring (Säkerhetsavdelningen) som nu arbetar fram ett Ledningssystem för Informationssäkerhet (LiS). Carl-Niclas kan även komma att vara med i arbetsgruppen under senhösten.
Projektet testar även i december-januari säkerheten genom att göra en pilot på avdelningen EDO.
Redan nu finns representanter från de flesta avdelningarna inom verksamhetsstödet med i Styrgrupp eller Referensgrupp för att fånga upp olika behov och konsekvenser.
Alla på KTH kan när som helst tycka till över en fika med projektledare Hans Gillior eller kommunikatör Ulrika Georgsson. Kontakta dem direkt eller skicka mejl till mejllådan effektiv-dokumenthantering@kth.se.
Projektet vill engagera superusers och ambassadörer redan under senhösten så prata med din chef och hör av dig om du är intresserad.
En nyckel är att vi inte betraktar det här som ett IT-projekt. Vi ser det som ett förändringsprojekt där vi försöker involvera och engagera så många som möjligt i resan. Därför jobbar vi mycket med kommunikation just nu.
Att vi börjar i liten skala för att få saker att fungera innan vi skalar upp kan bli en annan framgångsfaktor.
Samt att vi tar input från olika verksamheter som vi tar hänsyn till.
Vi vill ta det steg för steg för att göra det bra.
Men har du speciella behov för samarbete med externa parter till exempel kan du alltid höra med IT vad det finns för möjligheter.
