Principer för effektivt digitalt samarbete inom verksamhetsstödet
Nu finns styrande principer på plats för hur digitalt samarbete bör se ut inom verksamhetsstödet på KTH. Principerna ska hjälpa projektgrupp och styrgrupp att göra val kring verktyg och arbetssätt framöver.
Vision
“Ett tydligt, sömlöst och säkert digitalt ekosystem där medarbetare enkelt och effektivt kan samarbeta – en självklar del av arbetsvardagen.”
Styrande principer
1. Uppskalningsbar till andra delar av KTH
Här ingår forskning och utbildning.
2. Säker lösning
En lösning som skyddar känslig information och data från cyber-attacker och intrång – utifrån myndighetskrav av olika slag.
3. Tydlig mappstruktur och nomenklatur
En utpekad mappstruktur i två nivåer som hjälper anställda att spara och hitta rätt.
4. Ägandeskap för varje dokument
Varje dokument och mapp har en utpekad ägare med ansvar för uppdatering, delning och städning.
5. Minimalt antal verktyg och stor integration
Vi väljer verktyg och väljer bort andra för att medarbetare smidigt och sömlöst ska kunna röra sig under sin digitala arbetsdag.
6. Online support
Videos, lathundar och stöd för användarna ska finnas att tillgå online.
7. Behörighetshantering
Ett verktyg där behörighetshantering går smidigt så att endast rätt person (intern och extern) kan ta del av rätt dokumentation.
8. Samma arbetssätt och digitala verktyg på hela VS
Med samma arbetssätt över hela VS får vi tydlighet och slipper lära oss nya sätt beroende på vem vi samarbetar med.
9. Förvaltning och uppdatering i dedikerad grupp
När den digitala samarbetslösningen övergår i förvaltning ska en grupp ha ägandeskap över den och mandat att justera och uppdatera lösningen, både tekniskt och i fråga om arbetssätt.