Universitetsövergripande rutin för kemikaliehantering

RUTIN
Beslutsfattare:  Hållbarhetschef
Gäller från och med:  29 mars 2019
Ändrad från och med: 21 maj 2024
Diarienummer: V-2023-0004-17
Ansvarig avdelning:  KTH Sustainability Office

1. Syfte

Syftet med denna rutin är att minimera negativ påverkan på miljön (utsläpp till luft, vatten och mark) genom en säker hantering av kemikalier utifrån bindande krav och utifrån KTH:s verksamhet.

2. Omfattning/avgränsning

Rutinen gäller samtliga skolor på KTH och verksamhetsstöd (VS) som hanterar kemikalier med påverkan på den yttre miljön. Tillsynsmyndighet är miljöförvaltningen. Säkerhetsavdelningen på VS är administrativt stöd för arbetsmiljöaspekterna kring kemikaliehantering.

3. Definitioner

Följande definitioner används för kemikaliehanteringen på KTH:

Hantering

En verksamhet eller åtgärd som innebär att en kemisk produkt eller bioteknisk organism tillverkas, bearbetas, behandlas, förpackas, förvaras, transporteras, används, omhändertas, destrueras, konverteras, saluförs, överlåts eller är föremål för något annat jämförbart förfarande.

Kemikalie/kemisk produkt

Ett kemiskt ämne eller en blandning av kemiska ämnen som inte är en vara. (Miljöbalken 14 kap.2§)

Bioteknisk organism

En produkt som har framställts särskilt i bekämpningssyfte eller något annat tekniskt syfte och som helt eller delvis består av eller innehåller levande mikroorganismer, däribland virus, nematoder, insekter eller spindeldjur. (Miljöbalken 14 kap.2§)

Kemikalieavfall

Kemiskt ämne eller blandning av kemiska ämnen som inte är en vara och som man avser att göra sig av med.

KLARA

Webbaserat kemikaliehanteringssystem som KTH använder. Årlig förvaltningsplan upprättas avseende systemet.

CMR-ämnen

Ämnen som är cancerframkallande, mutagena och reproduktionsstörande. Faroangivelser för CMR-klassade produkter är H340, H350, H360

4. Ansvar

Hållbarhetschef ansvarar för:

• att löpande se över den övergripande organisationen för kemikaliehantering med hänsyn till påverkan på yttre miljö och skapa nätverk och dialog med de som är ansvariga för kemikaliehanteringen.

• Att tillhandahålla ett system för lagbevakning så att skolorna och VS kan följa upp och säkerställa lagefterlevnad.

• att bevaka bindande krav gällande kemikalier inom miljöområdet och se till att informationen kommer skolorna tillhanda.

• att vara KTH:s systemägare av KLARA.

• att samverka med systemförvaltare av KLARA och verka för att det stöd som behövs ges, för att KTH ska kunna uppfylla lagkrav och interna krav inom kemikalieområdet.

KTH Sustainability Office är systemägare av KLARA-systemet.

Systemförvaltare för KLARA inom verksamhetsstöd (VS) ansvarar för:

• att följa upp KTH:s bruk av KLARA-systemet med syfte att upprätthålla kvaliteten i systemet.

• att säkerställa att kemikalieinventeringar genomförs årligen i KLARA-systemet.

• att vara systemadministratör och stödja KTH:s skolor i KLARA-systemet samt att hålla regelbundna informationsträffar och utbildningar i användandet av KLARA.

Skolchef ansvarar för:

• att dokumenterade rutiner med funktionsbeskrivningar och tydlig ansvarsfördelning finns för kemikaliehanteringen på skolan inklusive inköp av kemikalier och nödlägesberedskap.

• att hantering av kemikalier på skolan sker enligt upprättade rutiner.

• att de som hanterar kemikalier har tillräcklig kompetens.

• att lagkrav gällande kemikalier efterlevs.

Användare av kemikalier ansvarar för:

• att delta i relevanta utbildningar.

• att riskbedöma all hantering av kemikalier på ett korrekt sätt enligt gällande lagar, innan arbete påbörjas.

• att om CMR-ämne ska användas ska en CMR-utredning ha gjorts i riskbedömningsprocessen.

• att känna till var aktuella säkerhetsdatablad (SDB) och riskbedömningar finns att tillgå samt att ta del av dessa innan användning. Finns inte SDB, ska användaren se till att SDB läggs till i KLARA, om så behövs med hjälp av skolans KLARA-administratör.

• att kontrollera med närmsta chef att tillstånd/dispens finns eller söks om detta krävs för kemikalierna.

Andra funktioner i KLARA så som systemförvaltare, skolornas KLARA-administratörer, kvalitetsgranskare samt kemikalieinventerare beskrivs i förvaltningsplanen för KLARA kemikaliehanteringssystem.

5. Genomförande

Inköp
Inköpsansvarig eller motsvarande ansvarar för att inköp av kemikalier i första hand sker via upprättade ramavtal, annars via korrekt upphandlingsförfarande.

Ansvarig funktion ansvarar för att säkerhetsdatablad, utformat enligt europeisk lagstiftning (Reach-förordning (EG) nr 1907/2006) och med klassificering enligt CLP (förordning (EG) nr 1272/2008), erhålls av leverantören vid inköp. Säkerhetsdatabladet ska läggas in i KLARA på produkten om det inte redan finns där.

När uppdaterade säkerhetsdatablad erhålls på en redan granskad produkt, skickas dessa till skolans KLARA-granskare eller till systemförvaltare för KLARA inom VS som har möjlighet att lägga till dem på produkten samt granska om produkten.

Produkter som enligt CLP inte är märkningspliktiga, behöver inte ha säkerhetsdatablad men leverantören behöver intyga detta skriftligt, t.ex. i intyg, mejl eller säkerhetsdatablad. Skriftligt intygande ska laddas upp på produkten i KLARA.

Ansvarig funktion ansvarar för att säkerställa att registrering görs vid leverans, innan användning sker i verksamheten. Obligatoriskt att ange importland, alla kemikalier som köps via ramavtal registreras som ”ej import”. När ”nya” kemikalier behöver registreras i KLARA, d.v.s. när de inte redan finns i databasen, ska registrerare vara utsedd av skola/avdelning och ha kompetens för uppgiften. Samtliga kemiska produkter som används i KTH:s verksamhet ska registreras i KLARA.

Ansvarig funktion ska säkerställa att en särskild CMR-utredning görs innan inköp av CMR-klassade ämnen. CMR-utredning ingår i riskbedömningsmodulen i KLARA alternativt används separat blankett. Även tillståndspliktiga kemikalier och ämnen på kandidatförteckningen (kandidater till att bli tillståndspliktiga) bör utredas huruvida de kan bytas ut mot mindre farliga kemikalier.

Om tillståndspliktig kemikalie ska användas, måste ansvarig chef se till att tillstånd införskaffas innan inköp. Hänvisning till kontaktperson för ett tillstånd ska läggas in i lagbevakningssystemet. Det finns funktioner både i lagbevakningssystemet och i KLARA för hjälp att bevaka tillståndets giltighetstid.

Användning
Ansvarig funktion ansvarar för att säkerställa att användning av kemikalier sker så att skador på yttre miljö och arbetsmiljö minimeras.

Ansvarig funktion ansvarar för att riskbedömning görs vid allt arbete med farliga ämnen och att eventuella åtgärder för att reducera riskerna är utförda innan arbete påbörjas. Säkerhetsdatablad utgör ett viktigt underlag vid riskbedömning. Kontrollera att senaste version av SDB används. Riskbedömningar ska dokumenteras och sparas.

Mer information om riskbedömning, CMR-utredning och exponering finns på KTH:s intranät.

Om kvicksilveranvändning anses nödvändig, måste ansvarig funktion säkerställa att det har ansökts och erhållits dispens hos Kemikalieinspektionen. Kontakta KTH:s säkerhetsspecialist inom kemi och bio för ansökan.

Systemförvaltare för KLARA ansvarar för att begära in och sammanställa årsförbrukning av organiska lösningsmedel samt rapportera in KTH:s totala årsförbrukning till miljöförvaltningen senast 31 mars, årligen. Ansvarig funktion på skolorna/VS rapporterar in skolans årsförbrukning till systemförvaltare för KLARA. Inrapportering ska ske senast en vecka innan redovisning sker till miljöförvaltningen.  

Köldmedier rapporteras av ansvarig funktion på skolan. Det sker direkt till miljöförvaltningen senast 31 mars, årligen.

Förvaring
Ansvariga för kemikaliehantering säkerställer att det finns rutiner för att kemikalier förvaras miljö- och arbetsmiljösäkert. Information om förvaring hämtas från säkerhetsdatablad.

Information om brandfarliga och explosiva varor finns på KTH:s intranät.

Inventering
Ansvarig funktion på skolorna och VS ska säkerställa att inventering, av samtliga kemikalier som används i verksamheten, genomförs årligen under januari och februari. Skolans KLARA-administratör ansvarar för att aktuell förteckning över skolans inventerare tillhandahålls inför årlig inventering. Systemförvaltare för KLARA ansvarar för att utbildningstillfällen för inventerare erbjuds inför inventeringsperioden samt att skicka ut information inför inventering.

Avfall
Kemikalieavfall ska hanteras på ett miljö- och arbetsmiljösäkert sätt enligt lagkrav. Information hämtas från säkerhetsdatablad och lokala rutiner. Laboratorierna ska vara utformade så att avfallet hanteras på ett säkert sätt och inte kommer ut i det kommunala avloppet. Avfallet ska lämnas i lämpliga förpackningar/kärl som är tydligt uppmärkta med innehåll.

Mängder över ivägskickat kemikalie- och riskavfall, biologiskt avfall samt övrigt farligt avfall ska antecknas, transportdokument ska upprättas och mängder ska inrapporteras till Naturvårdsverket.

För mer information avseende avfallshantering hänvisas till övergripande avfallsrutin  och vägledningen på KTH:s intranät, hantering farligt avfall.

6. Bilagor

Inga bilagor.

7. Dokument

• Förvaltningsplan KLARA kemikaliehanteringssystem samt annan information som rör KLARA, se KTH:s intranät ”Kemikaliehantering - KLARA”
• KTH:s Övergripande avfallsrutin
• Information om exponeringsregister, riskbedömningar och CMR-ämnen samt tillhörande blanketter
• Information om brandfarliga och explosiva varor  på KTH:s intranät

8. Ändringslogg