Till innehåll på sidan

Universitetsövergripande rutin för kemikaliehantering

RUTIN
Beslutsfattare:  Hållbarhetschef
Gäller från och med:  29 mars 2019
Ändrad från och med:  2021-10-21
Diarienummer:  V-2021-0206-07 kskod 1.2
Ansvarig avdelning:  KTH Sustainability Office

1. Syfte

Syftet med denna rutin är att minimera negativ påverkan på miljön (utsläpp till luft, vatten och mark) genom en säker hantering av kemikalier utifrån bindande krav och utifrån KTH:s verksamhet.

2. Omfattning/avgränsning

Rutinen gäller samtliga skolor på KTH och Gemensamt verksamhetsstöd (GVS) som hanterar kemikalier med påverkan på den yttre miljön. Tillsynsmyndighet är miljöförvaltningen. Personalavdelningen på GVS är administrativt stöd för arbetsmiljöaspekterna kring kemikaliehantering.

3. Definitioner

Följande definitioner används för kemikaliehanteringen på KTH:

Hantering

En verksamhet eller åtgärd som innebär att en kemisk produkt eller bioteknisk organism tillverkas, bearbetas, behandlas, förpackas, förvaras, transporteras, används, omhändertas, destrueras, konverteras, saluförs, överlåts eller är föremål för något annat jämförbart förfarande.

Kemikalie/kemisk produkt

Ett kemiskt ämne eller en blandning av kemiska ämnen som inte är en vara. (Miljöbalken 14 kap.2§)

Bioteknisk organism

En produkt som har framställts särskilt i bekämpningssyfte eller något annat tekniskt syfte och som helt eller delvis består av eller innehåller levande mikroorganismer, däribland virus, nematoder, insekter eller spindeldjur. (Miljöbalken 14 kap.2§)

Kemikalieavfall

Kemiskt ämne eller blandning av kemiska ämnen som inte är en vara och som man avser att göra sig av med.

KLARA

Webbaserat kemikaliehanteringssystem som KTH använder. Årlig förvaltningsplan upprättas avseende systemet.

CMR-ämnen

Ämnen som är cancerframkallande, mutagena och reproduktionsstörande.

4. Ansvar

Hållbarhetschefansvarar för:

  • att löpande se över den övergripande organisationen för kemikaliehantering med hänsyn till påverkan på yttre miljö och skapa nätverk och dialog med de som är ansvariga för kemikaliehanteringen.
  • Att tillhandahålla ett system för lagbevakning så att skolorna och GVS kan följa upp och säkerställa lagefterlevnad.
  • att bevaka bindande krav gällande kemikalier inom miljöområdet och se till att informationen kommer skolorna tillhanda.
  • att vara KTH:s systemägare av KLARA.
  • att samverka med systemförvaltare av KLARA och verka för att det stöd som behövs ges, för att KTH ska kunna uppfylla lagkrav och interna krav inom kemikalieområdet.

KTH Sustainability Office är systemägare av KLARA-systemet.

KLARA-administratör vid gemensamma verksamhetsstödet (GVS) ansvarar för:

  • att följa upp KTH:s bruk av KLARA-systemet med syfte att upprätthålla kvaliteten i systemet.
  • att säkerställa att kemikalieinventeringar genomförs årligen i KLARA-systemet.
  • att vara systemadministratör och stödja KTH:s skolor i KLARA-systemet samt att hålla regelbundna informationsträffar och utbildningar i användandet i KLARA.

Skolchef ansvarar för:

  • att dokumenterade rutiner med funktionsbeskrivningar och tydlig ansvarsfördelning finns för kemikaliehanteringen på skolan inklusive inköp av kemikalier och nödlägesberedskap.
  • att hantering av kemikalier på skolan sker enligt upprättade rutiner.
  • att de som hanterar kemikalier har tillräcklig kompetens.
  • att lagkrav gällande kemikalier efterlevs.

Användare av kemikalier ansvarar för:

  • att hantera kemikalier på ett korrekt sätt enligt gällande lagar, rutiner och riskbedömningar.
  • att kontrollera att aktuellt och korrekt säkerhetsdatablad (SDB) finns tillgängligt på produkten i KLARA innan användning. Finns inte SDB, ska användaren se till att SDB läggs till i KLARA, om så behövs med hjälp av skolans KLARA-administratör.
  • att kontrollera med närmaste chef att tillstånd finns eller söks om detta krävs för kemikalierna.

Andra funktioner i KLARA så som systemförvaltare, skolornas KLARA-administratörer, kvalitetsgranskare samt kemikalieinventerare beskrivs i förvaltningsplanen för KLARA kemikaliehanteringssystem.

5. Genomförande

Inköp

Inköpsansvarig ansvarar för att inköp av kemikalier i första hand sker via upprättade ramavtal, annars via korrekt upphandlingsförfarande.

Ansvarig funktion ansvarar för att säkerhetsdatablad, utformat enligt europeisk lagstiftning (Reach-förordning (EG) nr 1907/2006) och med klassificering enligt CLP (förordning (EG) nr 1272/2008), erhålls av leverantören vid inköp. Säkerhetsdatabladet ska läggas in i KLARA på produkten om det inte redan finns där.

När uppdaterade säkerhetsdatablad erhålls på en redan granskad produkt, skickas dessa till KLARA-administratör på GVS som har möjlighet att lägga in dem i KLARA på produkten.

Produkter som enligt CLP inte är märkningspliktiga, behöver inte ha säkerhetsdatablad men leverantören behöver intyga detta skriftligt, t.ex. i intyg, mejl eller säkerhetsdatablad. Skriftligt intygande ska laddas upp på produkten i KLARA.

Ansvarig funktion ansvarar för att säkerställa att registrering görs vid leverans, innan användning sker i verksamheten. När ”nya” kemikalier behöver registreras i KLARA, d.v.s. när de inte redan finns i databasen, ska registrerare vara utsedd av skola/avdelning och ha kompetens för uppgiften. Samtliga kemiska produkter som används i KTH:s verksamhet ska registreras i KLARA.

Ansvarig funktion ska säkerställa att kemikalier som utgör farliga ämnen utreds, innan inköp, huruvida de kan bytas ut mot mindre farliga kemikalier. Till farliga ämnen hör framför allt tillståndspliktiga kemikalier, CMR-ämnen och ämnen på kandidatförteckningen (kandidater till att bli tillståndspliktiga).

Om tillståndspliktig kemikalie ska användas, måste ansvarig funktion se till att tillstånd införskaffas innan inköp. Tillstånd ska läggas in i lagbevakningssystemet. Det finns funktioner både i lagbevakningssystemet och i KLARA för hjälp att bevaka tillståndets giltighetstid.

Användning

Ansvarig funktion ansvarar för att säkerställa att användning av kemikalier sker så att skador på yttre miljö och arbetsmiljö minimeras.

Ansvarig funktion ansvarar för att riskbedömning görs vid allt arbete med farliga ämnen och att eventuella åtgärder för att reducera riskerna är utförda innan arbete påbörjas. Riskbedömningar ska dokumenteras och sparas. Säkerhetsdatablad utgör ett viktigt underlag vid riskbedömning.

För användning av CMR-ämnen föreligger särskilda krav och ansvarig funktion måste säkerställa att en särskild CMR-utredning görs innan användning. Utredning alternativt hänvisning till utredning läggs in i KLARA.  

Mer information om riskbedömning, CMR-utredning och exponering finns på KTH:s intranät under Fysisk och laborativ arbetsmiljö .

Om kvicksilveranvändning anses nödvändig, måste ansvarig funktion säkerställa att det har ansökts och erhållits dispens hos Kemikalieinspektionen. Mer information och blankett för ansökan om dispens finns på Kemikalieinspektionens hemsida www.kemi.se .

KLARA-administratör vid GVS ansvarar för att begära in och sammanställa årsförbrukning av organiska lösningsmedel samt rapportera in KTH:s totala årsförbrukning till miljöförvaltningen senast 31 mars, årligen. Ansvarig funktion på skolorna/GVS rapporterar in skolans årsförbrukning till KLARA-administratör vid GVS. Inrapportering ska ske senast en vecka innan redovisning sker till miljöförvaltningen.  

Köldmedier rapporteras av ansvarig funktion på skolan. Det sker direkt till miljöförvaltningen senast 31 mars, årligen.

Förvaring

Ansvariga för kemikaliehantering säkerställer att det finns rutiner för att kemikalier förvaras miljö- och arbetsmiljösäkert. Information om förvaring hämtas från säkerhetsdatablad.

Information om ansvariga funktioner och rutiner för hantering av brandfarlig vara finns på KTH:s intranät under På Campus/ Säkerhet/ Brandsäkerhet .

Inventering

Ansvarig funktion på skolorna och GVS ska säkerställa att inventering, av samtliga kemikalier som används i verksamheten, genomförs årligen under januari och februari. Skolans KLARA-administratör ansvarar för att aktuell förteckning över skolans inventerare finns i KLARA. KLARA-administratör inom GVS ansvarar för att utbildningstillfällen för inventerare erbjuds inför inventeringsperioden samt att skicka ut information inför inventering.

Avfall

Kemikalieavfall ska hanteras på ett miljö- och arbetsmiljösäkert sätt enligt lagkrav. Information hämtas från säkerhetsdatablad och lokala rutiner. Laboratorierna ska vara utformade så att avfallet hanteras på ett säkert sätt och inte kommer ut i det kommunala avloppet. Avfallet ska lämnas i lämpliga förpackningar/kärl som är tydligt uppmärkta med innehåll.

Mängder över ivägskickat kemikalie- och riskavfall, biologiskt avfall samt övrigt farligt avfall ska antecknas, transportdokument ska upprättas och mängder ska inrapporteras till Naturvårdsverket.

För mer information avseende avfallshantering hänvisas till övergripande avfallsrutin, se KTH:s intranät under Rutin för avfallshantering  och vägledningen på KTH:s intranät, hantering farlig avfall.

6. Bilagor

Inga bilagor.

7. Dokument

8. Ändringslogg 

Fastställd version Dokumentdatum Ändring Namn
06/00 2019-03-27 Revidering av rutin mot bakgrund av ny organisation för förvaltningen och miljöledningssystemets nya organisation och arbetssätt där miljöombudsrollen ersätts med ansvariga funktioner Kristina von Oelreich

07/00

2021-04-01

Generell uppdatering av rutin utifrån förändringar i organisationen och nya lagkrav.
Tidigare verifikation nr: V-2019-0357 kskod 1.2  

Kristina von Oelreich Cecilia Uppström

08/00 2021-10-21

Under rubrik Avfall så har följande lagts till: Laboratorierna ska vara utformade så att avfallet hanteras på ett säkert sätt och inte kommer ut i det kommunala avloppet.

Cecilia Uppström
Innehållsansvarig:kth-miljo@kth.se
Tillhör: KTH Intranät
Senast ändrad: 2021-10-22