Administrativa rutiner för ISP-systemet

1. Terminsvis utsökning

Rutin:

Forskarutbildningshandläggarna gör terminsvis en utsökning av inaktuellt innehåll, för att hitta kvarliggande studieplaner samt de som inte reviderats och fastställts i tid.

Alla aktuella studieplaner på skolan söks ut, d.v.s. alla som inte är arkiverade:

Resultatet exporteras enklast till Excel för vidare arbete. Sortera på Senast Fastställd, och gå igenom alla som inte är fastställda de senaste 12 månaderna.

2.A. Examen

Bakgrund: Målexamen är utfärdad, och ett ISP-utkast finns kvar i systemet och har inte arkiverats, då endast fastställda studieplaner arkiveras automatiskt vid examensutfärdande.

Rutin:

Skolan väljer ett av följande två alternativ:

1. Handläggaren mailar ISP-supporten att radera utkast, eller
2. Skolan fastställer utkastet, om skolan vill. Speciellt är detta: Doktoranden kommer inte åt sin studieplan, och doktoranden finns inte kvar i funktionen ”Fördelning av doktorander per fastställare,” men har dock kvar sin tidigare fastställare. Studieplanen arkiveras automatiskt efter fastställande (kan ta en stund). En varningstriangel med text varnar för att examen är utfärdad, men kan bortses från

2.B. Examen, förebyggande

Målet är att utkast på studieplaner inte ska finnas vid examensutfärdande.

Rutin:

Varje gång examenansökan hanteras kontrollerar forskarutbildningshandläggaren att en fastställd studieplan finns inför examensutfärdande, och att inga utkast är påbörjade. Är version 5 fastställd ska det alltså inte finnas ett utkast i version 6.

Om ett utkast finns, så väljer skolan ett av följande två alternativ:

1. Forskarutbildningshandläggaren mailar ISP-supporten att radera utkast, eller
2. Skolan fastställer utkastet, om skolan vill. Denna kommer då att arkiveras automatiskt när examen utfärdas.

3.A. Avbrott

Bakgrund: Avbrott har lagts in i Ladok och ett ISP-utkast finns kvar. Utkast arkiveras inte automatiskt.

Rutin:

Skolan väljer ett av följande två alternativ:

1. Skolan [/framtida VS] mailar ISP-supporten att radera utkast, eller:
2. Skolan fastställer utkastet, om skolan vill. Speciellt är detta: Doktoranden kommer inte åt sin studieplan, och doktoranden finns inte kvar i funktionen ”Fördelning av doktorander per fastställare,” men har dock kvar sin tidigare fastställare. Studieplanen arkiveras automatiskt efter fastställande (vilket dock kan ta en stund).

En varningstriangel med text varnar för att avbrott är inlagt, men kan bortses från

3.B. Avbrott, förebyggnade

Målet är att studieplanen vara kontrollerad och eventuellt utkast hanterat innan avbrott läggs in i Ladok.

Rutin:

Ladokgruppen meddelar forskarutbildningshandläggaren att doktoranden har begärt avbrott.

Forskarutbildningshandläggaren kontrollerar status på studieplanen.

Om ett utkast finns, väljer skolan ett av följande två alternativ:

1. Forskarutbildningshandläggaren mailar ISP-supporten att radera utkast, eller
2. Skolan fastställer utkastet, om skolan vill. Detta går till som att fastställa som vanligt, med möjliga skillnaden att fastställaren får godkänna i doktorandens ställe om hen inte deltar.

• Forskarutbildningshandläggaren återkopplar sen till Ladokgruppen när avbrottet kan läggas in.

Allt ovan bör hanteras skyndsamt då doktoranden begärt avbrott.

4. Revidering och fastställande

Bakgrund: Studieplanen är inte reviderad och fastställd på över ett år. Detta syns i utsökningen med den kommande kolumnen ”Senast fastställd.”

Rutin:

Forskarutbildningshandläggaren meddelar huvudhandledaren att studieplanen behöver revideras och fastställas.

5.A. Dublettstudieplan

Bakgrund: Det finns två studieplaner i t.ex. version 1, varav den ena v.1 är arkiverad och den andra v.1 ligger under revidering eller är fastställd. Detta uppstår när doktoranden från början var antagen mot licentiatexamen i Ladok men blev antagen mot doktorsexamen, och tillfällesbyte därför gjordes i Ladok.

Rutin:

Om dubblettstudieplanen är fastställd mailar forskarutbildningshandläggaren ISP-supporten att arkivera den.

Om dubblettstudieplanen är under revidering väljer skolan ett av följande två alternativ:

1. Forskarutbildningshandläggaren mailar ISP-supporten att radera utkast, eller:
2. Skolan fastställer utkastet. Efter fastställande mailar skolan ISP-supporten om att planen ska arkiveras.

5.B. Förebyggande: Studieplan ska inte bli liggande vid byte från antagning Lic->Dok

Bakgrund: Studieplan ska inte bli liggande vid byte från antagning Lic->Dok

Rutin:

När en doktorand med antagning mot licentiatexamen ansöker om att fortsätta mot en doktorsexamen, kontrollerar forskarutbildningshandläggaren studieplanen innan Ladokgruppen byter antagning i Ladok.

Om ett utkast finns, väljer skolan ett av följande två alternativ:

1. Forskarutbildningshandläggaren mailar ISP-supporten att radera utkast.
2. Fastställ utkastet, om skolan vill. Mer om alternativ B nedan:

Om studieplanen är fastställd och nya antagningen är mot ett nytt ämne, samt att avbrott eller examen har lagts in i Ladok på den gamla antagningen, arkiveras studieplanen för den gamla antagningen automatiskt när nya antagningen läggs in i Ladok.

Om studieplanen är fastställd och nya antagningen är mot samma ämne, arkiveras inte studieplanen automatiskt. Forskarutbildningshandläggaren mailar då ISP-supporten om arkivering.