Tidigare releaser

Vårreleasen 2023

1. Doktorand och huvudhandledare ska fortsätta få notifieringar även 13 månader efter fastställande av en studieplan (KTH:s förslag)

Doktorand och huvudhandledares notifieringar ska inte upphöra 13 månader efter fastställande, utan fortsätta gå ut precis som de går ut till fastställaren, tills godkännandeprocessen är startade i nästa version (d.v.s. tills doktoranden godkänt och skickat vidare studieplanen i nästa version).

OBS: Åtgärden gäller enbart studieplaner som blir fastställda efter vårreleasen. Studieplaner fastställda innan vårreleasen kommer alltså inte att få notifieringarna förlängda.

2. Studieplan i version 1 med status Skapad ska skicka ut notifieringar (KTH:s förslag)

Tre månader efter ”Datum för studiestart” (från Ladok) ska studieplanen version 1 börja skicka ut notifieringar till huvudhandledare och doktorand.

Fem månader efter ”Datum för studiestart” ska version 1 börja skicka ut notifieringar även till fastställare, och fortsätter skicka ut till huvudhandledare och doktorand

Notifieringar går ut veckovis tills godkännandeprocessen är startad (d.v.s. tills doktoranden godkänt och skickat vidare studieplanen).

OBS: Åtgärden gäller enbart för studieplaner som skapas efter vårreleasen. Studieplaner som redan är skapade påverkas inte.

3. Ny rapport: Doktorander utan studieplan (KTH:s förslag)

En ny rapport skapas för att kunna söka ut och sortera doktorander som antagits i Ladok men inte fått sin första studieplan Skapad. Rapporten blir en modifierad variant av funktionen “Fördelning av doktorander per fastställare” som ska gå att sortera på variabler som t.ex. antagningstermin, studiestartsdatum och senaste termin med studieaktivitet.

4. Funktion för alla användare utom doktorand att söka på personnummer (KTH:s förslag)

Alla användare utom doktorand (som bara har sin egen studieplan att granska) ska kunna söka fram studieplaner på personnummer. Idag kan endast forskarutbildningshandläggare och superadministratörer det.

5. Tittbehörighet avgränsad på ämne (KTH:s förslag)

En ny typ av tittbehörighet skapas, som låter användaren titta på studieplaner i ett specifikt ämne. Detta blir en snävare tittbehörighet än de två som finns idag (titta på en hel skola, respektive hela KTH), för användare som endast behöver tittbehörighet för ett specifikt ämne.

6. Möjlighet att söka på valfri textsträng, samt att systemet tar bort mellanslag på slutet (KTH:s förslag)

Det ska gå att söka på exempelvis mellannamn och efternamn och få träff. Systemet ska också ta bort mellanslag på slutet av textsträngen, som kan följa med vid copy/paste.

7. Funktion att kopiera uppgifter till kommande terminer (KTH:s förslag)

I version 1 av studieplanen kommer användaren att kunna skriva in information i rutor och sen få den kopierad till kommande terminer, i delarna 2.1 Aktivitetsgrad, 2.2 Planerad Finansiering, samt 2.3 Institutionstjänstgöring.

OBS: funktionen kan användas endast EN gång av EN användare, d.v.s. antingen huvudhandledare eller doktorand (för fälten doktoranden kan fylla i, d.v.s. inte 2.2 Planerad Finansiering).

För en mer detaljerad beskrivning av funktionen, se manualen, avsnitt 5.12.

8. Datumet för senast fastställd studieplan skrivs ut i utkast vid revidering (KTH:s förslag)

För att underlätta för granskare kommer datumet för fastställandet av förra versionen av studieplanen att skrivas ut under revidering, både i webbversionen och i PDF-versionen.

9. Arkivera studieplaner manuellt (Göteborgs förslag)

Superadministratörerna kommer att kunna arkivera studieplaner själva när det behövs, istället för att som idag kontakta systemägaren Göteborg om det.

10. Namn på fastställare i automatmail (Linköpings förslag)

Namnet på fastställare läggs med i det automatiska mailet som skickas ut efter att en studieplan fastställts.

11. Filtrering i rubrik även för biträdande handledare (Lunds förslag)

Forskarutbildningshandläggare och superadministratörer ska få en ruta längst upp i träfflistan för att filtrera på biträdande handledare, precis som finns för övriga användare.

12. Sökfilter för ämne i funktionen Fördelning av doktorander per fastställare (Malmös förslag)

I funktionen Fördelning av doktorander per fastställare införs möjligheten att filtrera sökningen på ämne.

13. Fältet "Planerar att avlägga doktorsexamen" tas bort för doktorander som är antagna till licentiatexamen (Malmös förslag)

Doktorander antagna mot licentiatexamen kommer inte att kunna välja alternativet att de planerar att avlägga doktorsexamen. Ingen information tas bort från redan fastställda studieplaner.

14. Sortering av fält i kronologisk ordning (Malmös förslag)

Fler fält än idag ska automatiskt sorteras i kronologisk ordning.

15. Visa version av studieplanen på Översiktssidan (Göteborgs förslag)

Notifiering om att godkänna studieplanen på översiktssidan ska innehålla uppgift om version av studieplanen.

--------------------------------------------------------------------------------------------------

Höstreleasen 2022

Här är förslagen som röstades igenom vid vårens Förvaltningsråd 220322 och implementeras till höstreleasen 2022, 26 oktober. Info i parentes är vilket lärosäte som förde fram förslagen.

1. Ny Rapportfunktion: Exportera studieplaner (KTH:s förslag)

En ny rapportfunktion skapas som kan söka ut samtliga delar av utvalda studieplaner, inte bara sökvariablerna som finns idag.

2. Konsekvent datumformat (KTH:s förslag)

Systemet ska konsekvent använda formatet vi vanligen har i Sverige, d.v.s. ”2022-10-26.”

3. Kommentarruta för handläggare (KTH:s förslag)

Forskarutbildningshandläggare får ett kommentarsfält under kapitel 7. Kommentarer, precis som Doktorand, Huvudhandledare och Programansvarig/Studierektor har idag.

4. Mer specifik prickig blå markering (KTH:s förslag)

Den prickiga blå markeringen av vad som ändrats sen förra fastställandet kommer att gå ner på en mer specifik nivå, för att användarna lättare ska se vad som är uppdaterat. Exempelvis kursresultat importerade från Ladok.

5. Automatisk logg vid byte av Huvudhandledare och Programansvarig/Studierektor (KTH:s förslag)

När Huvudhandledare eller Programansvarig/Studierektor byts av administratör, ska detta loggas automatiskt både i Meddelandeloggen och i Rapport 4, så att det är tydligt för användarna vad som har ändrats.

6. ”Fäll ut allt” ska ligga kvar (KTH:s förslag)

Underavdelningar (rubriker med +-tecken framför) ska förbli utfällda när användaren trycker på Redigera och Spara, och inte fällas ihop som idag.

7. Skiljelinje mellan inlägg i Meddelandeloggen (KTH:s förslag)

Ett streck läggs in mellan varje inlägg i Meddelandeloggen för att förtydliga gränser.

8. Gallring av Meddelandeloggen när studieplanen fastställs (GU, Göteborgs universitets förslag)

Meddelandeloggen tas bort från studieplanen i samband med fastställande. Loggen kommer inte längre att vara tillgänglig för användarna förutom superadministratörer som kommer åt den via Rapport 4.

9. En kolumn för Senast Fastställd läggs till i Rapport 1 (GU:s förslag)

I Rapport 1 läggs det till en kolumn för ”Senast Fastställd” som presenterar när studieplanerna senaste fastställdes, vilket kommer att underlätta uppföljning av studieplaner. (Kolumnen finns också i den nya rapporten ”Exportera studieplaner”)

10. Utökad behörighet för Forskarutbildningshandläggare (LiU, Linköpings universitets förslag)

Rollen Forskarutbildningshandläggare utökas med behörigheten att kunna ändra Huvudhandledare och Programansvarig/Studierektor, vilket endast superadministratör kan idag.

11. Påminnelse om revidering ska innehålla datum för när studieplanen senast fastställdes (GU:s förslag)

Påminnelsemailen som går ut till Doktorand/Huvudhandledare samt senare till Fastställare kommer att innehålla datum när studieplanen senast fastställdes.

12. Hjälptexter ska kunna läggas till vid alla rubriker i rapporterna (GU:s förslag)

Hjälptext ska läggas till vid nästan alla rubriker i rapportfunktionerna.

13. Automatisk insortering vid fält med årtal, t.ex. institutionstjänstgöring (GU:s förslag)

Så många fält som möjligt ska sorteras in automatiskt i kronologisk ordning både i webbversionen och i PDF:en oberoende av i vilken ordning uppgifterna är inlagda.

--------------------------------------------------------------------------------------------------

Vårreleasen 2022

Här är förslagen som antogs vid höstens Förvaltningsråd 211026 och implementerades till vårreleasen 2022, 23 mars.

1. Rubriker på Översikt

Sidan Översikt får rubrikerna ”Studieplan ska godkännas” och ”Studieplan ska revideras.” T.ex. huvudhandledare kan ha en del studieplaner som redan undergår revidering samt en del andra där det är dags att starta revidering, och de sorteras då in under respektive rubrik för tydlighetens skull.

2. Snabbknappar för navigering

Vertikalt på höger sida kommer knappar med siffrorna 1-10 samt bokstaven M att synas. Klickar användaren på en knapp så hoppar systemet direkt till motsvarande kapitel i studieplanen, alltså kapitel 1-10 samt Meddelandeloggen. Användaren kommer alltså att kunna ha planen maximerad med knappen ”Fäll ut allt” och sen hoppa mellan kapitlen med snabbknapparna, vilket minskar scrollandet, ungefär som att ha flikar för olika delar av planen.

3. Aktivitetsgrad, d.v.s. den planerade studietakten kommer att kunna editeras av doktoranden samt som idag huvudhandledaren

Hittills har endast huvudhandledaren kunnat editera detta, och nu öppnas det upp för doktoranden också.

4. Automatiska uppdateringar endast i status Skapad och Väntar på doktorand

Vanliga automatiska uppdateringar är nya resultat införda i Ladok, som importeras till ISP under revidering. Hittills har dessa uppdateringar skett både när doktoranden och huvudhandledaren öppnat planen, men framöver kommer de endast att ske när doktoranden öppnar planen. Anledningen är att uppdateringarna förhindrade huvudhandledaren att skicka vidare planen framåt eftersom de räknades som en förändring/editering av planen vilket krävde doktorandens godkännande.

5. Återgång till listan över studieplaner efter att användaren har tryckt Godkänn resp. Skicka tillbaka

När en användare, t.ex. en forskarutbildningshandläggare, har godkänt eller skickat tillbaka en studieplan kommer systemet sen att gå tillbaka till listan med kvarvarande studieplaner att hantera. I dagsläget stannar systemet kvar hos den skickade planen och användaren måste manuellt manövrera tillbaka till listan.

6. Bifogade filer till studieplanen ska märkas med info om vem som laddat upp och när

Filer bifogade till studieplanen märks med information om namn, roll och tidpunkt för den som laddat upp filen. Detta gäller enbart uppladdningar efter 2022-03-23.

7. Uträkning av ”Sammanlagd hittillsvarande studietid” korrigeras efter antagningstyp

Uträkningen ska ta hänsyn till om doktoranden är antagen mot doktorsexamen eller licentiatexamen. Idag sker uträkningen alltid på totalt fyra års studier, d.v.s. som vid doktorsexamen. För en användare som är antagen mot licentiatexamen och hållit på ett år blir uträkningen idag 25% när den borde bli 50% och detta ska korrigeras. Användare får observera att den siffran därför kommer att ändras för uppdateras med antagning mot licentiatexamen nästa gång de öppnas för editering.

8. Standardrubriker i 3.2.1 Tillgodoräknade kurser samma som i Ladok

Samtliga rubriker under tillgodoräknanden stämmer nu överens med motsvarande rubriker i Ladok.

9. Uppdatering av e-postadress och namn

När namn och/eller e-postadressen uppdateras i personalsystemet på lärosätet och läses över i integrationerna till ISP ska dessa uppdateras i systemet, vilket inte görs idag.

10. Klickbara länkar till planen i Rapport 1

För användare som har tillgång till rapportfunktionen, kommer träfflistan i Rapport 1 att ha klickbara länkar till studieplanerna. Löpnumren i kolumnen till vänster kommer att vara klickbara, och användaren kan högerklicka och öppna planerna i nya flikar.

Studieplanen öppnas då i titta-läge eller redigera-läge beroende på användarens roll och studieplanens status i godkännandeprocessen. De klickbara länkarna förekommer endast i resultatlistan i ISP-systemet, inte i Excel-exporten.

11. Beskrivningstext i Rapport 1 och 2

För användare som har tillgång till Rapport 1 och 2 kommer det att läggas in en förklarande text vad dessa rapporter/sökfunktioner innebär. Texten kan ändras lokalt av respektive lärosäte.

12. Kommentarsfält vid ”8. Tillstånd” ska kunna editeras även om Nej eller Ej Angivet är ikryssat

Kommentarsfältet under 8. Tillstånd är öppet att skriva i oavsett knappval för Tillstånd krävs Ja/Nej/Ej angivet (tidigare endast tillgängligt vid val ”ja”).

13. Bekräftelse efter byte av huvudhandledare/programansvarig

När användare (i dagsläget superadmin) har använt funktionen att byta huvudhandledare eller programansvarig i en studieplan kommer systemet att bekräfta att det är gjort på ett tydligare sätt än idag.

14. Möjlighet att oftare kopiera innehåll i systemet till testsystemet

Lärosätena kommer att kunna bestämma hur ofta testmiljön ska kopieras från skarpa miljön. Endast superadministratörerna använder testmiljön och idag sker kopieringen en gång per termin.

15. Utökad integrationsinformation

Systemet kommer att tillåta att mer information skickas över automatiskt från lärosätenas HR-avdelningar; dock behövs vidare lokal utveckling om det ska ske.

--------------------------------------------------------------------------------------------------

Höstreleasen 2021

Här är förslagen som antogs vid vårens Förvaltningsråd 210419 och implementerades till höstreleasen 2021, 27 oktober.

1. Meddelandeloggen kan vara öppen när planen editeras, samt nålas fast längst ner

Funktion införs att kunna scrolla igenom samt öppna/stänga studieplanen medan användaren har Meddelandeloggen öppen för redigering. Loggen kan också nålas fast längst ner på skärmen medan användaren scrollar igenom och editerar resten av studieplanen.

2. Hjälptexterna blir tydligare

Hjälptexterna får en grå bakgrund så att de inte blandas ihop med övrig text.

3. E-postnotifikation till huvudhandledare

Huvudhandledaren får e-postnotifikation när en studieplan skickas tillbaka doktoranden under revidering.

4. Bättre kalender

Kalendern i studieplanen kommer att göras enklare och möjlighet att välja månad och år införs för att minska bläddringen.

5. Tydligare vid flera flikar öppna samtidigt

Doktorandens namn att skrivas ut längst upp i studieplanen bredvid löpnumret, samt i fliken i webbläsaren, för att inte blanda ihop planerna, detta för att granskare som har flera studieplaner öppna i olika flikar ska få lättare att hålla isär planerna.

6. Nytt alternativ: ”Ej angivet”

Det nya defaultvärdet ”Ej angivet” kommer att införas för fält där användaren idag kan välja mellan ”Ja” och ”Nej” och där defaultvärdet idag är ”Nej.” Studieplaner som sen förut har ”Nej” ifyllt kommer dock inte att ändras automatiskt.

7. Ändring i behörigheten ”Tittbehörighet (skola)”

Användare med behörigheten ”Tittbehörig (skola)” kommer att kunna se studieplaner i status Skapad och Väntar på, förutom som idag de med status Fastställd.

8. Möjlighet att ange tid i timmar

Fälten ”2.3 Institutionstjänstgöring” och ”2.4 Hittillsvarande och planerad förlängningsgrundande ledighet…” ska kunna anges i timmar, förutom som idag i procent och dagar.

9. Bättre filtrering vid ny bihandledare

Vid filtreringen för att söka fram bihandledare i systemet blir det möjligt att söka på alla skolor samtidigt.

10. Ny sökvariabel: Eventuella avvikelser

Fältet ”5.7 Eventuella avvikelser från tidigare studieplan” blir sökbart i Rapport 2 för de som har den funktionen.

11. SCB-ämnet tas bort

En del studieplaner har ett s.k. SCB-ämne som KTH inte använder och detta tas bort.

12. Onödiga rullgardiner tas bort

List/rullgardin kommer att tas bort i de fall det bara finns ett alternativ att välja på.

13. Ämneskod blir sökbart

Ämneskod kommer att finnas med som sökbegrepp i Rapport 1 och 2. (Efterfrågat av Linköping.)

14. HTML i texter

Superadmin kommer att kunna använda HTML i vissa texter för ökad tydlighet. (Särskilt hjälptexter kan ha nytta av detta på KTH.)

15. Funktion att ta bort notifieringar

Superadministrationsfunktion införs för att pausa eller ta bort notifieringar för en studieplan. Detta bör vara en ovanlig åtgärd.

16. Ställföreträdande fastställare får funktion som ordinarie

Ställföreträdande fastställare ska kunna godkänna studieplanen i doktorandens och handledarens ställe. Detta bör vara en ovanlig åtgärd.

--------------------------------------------------------------------------------------------------

Vårreleasen 2021

Här är förslagen som antogs vid höstens Förvaltningsråd 2020-10-20 och implementerades i vårreleasen 2021, 24 mars.

1. Varning vid samtidig editering

Hela studieplanen inklusive Meddelandeloggen varnar en andra användare om någon redan editerar planen. Varningen ska gälla hela studieplanen d.v.s. alla fält och alla roller, och både när studieplanen är skapad och befinner sig i godkännandeflödet (väntar på).

2. Sortering av studieplaner i inkommande datumordning på sidan Översikt

Studieplaner under Notifieringar på Översikt sorteras på datumet då de inkom till användaren. Detta gäller alla roller/användare och ger en mycket bättre möjlighet att snabbt bedöma vilken ordning studieplanerna bör hanteras än när de inte är sorterade på ankomstdatum.

3. Funktion för doktorander att starta revidering av studieplan

Doktorander ska kunna inleda revidering av studieplanen precis som huvudhandledaren. När doktoranden har startat revideringen går det ett mail till huvudhandledaren.

4. Ökat maxantal tecken under sektion 6. Samtal

Maxantal tecken blir 8.000 tecken precis som under sektion 7. Kommentarer, för att delen Samtal ska kunna fylla en bättre funktion.

5. Tillgänglighet: Kunna navigera via tangentbordet

Som en del i att göra systemet tillgängligt för de personer som inte kan/vill använda mus ska det gå att via tangentbordet ta sig runt och använda systemet. Idag fungerar detta på de flesta ställen, men ibland är markeringen otydlig.

6. Inrapporterad aktivitets-% per halvår från ladok ska specas i ISP - inte bara summerad nettotid

Den stora förändringen är att ett nytt fält som heter ”Hittillsvarande studietakt” (tillfälligt numrerat som nr. 1 i orange på bilden) läggs in och när det fälls ut så specificerar det studietakten från Ladok för varje termin. Detta är utfällt på bilden. Den tidigare, sammanslagna, siffran finns också kvar men fältet ändrar namn något och heter nu ”Sammanlagd hittillsvarande studietid (%) – Ladok” (nr. 2 i orange på bilden). Fälten ”Aktivitetsgrad” och ”Hittills uppnått arbete…” finns kvar som förut även om de fått lite nya placeringar i rutan.

7. E-postadress för doktorand ska vara obligatoriskt fält

Studieplanen går inte att skicka vidare om det saknas en ifylld e-postadress för doktoranden. Detta för att försäkra att en adress finns tillgänglig i systemet.

8. Meddelande ska gå till programansvarig när en studieplan fastställs

Programansvarig får notifiering då hen ingår i godkännandeflödet för planen.

9. Andra roller än Huvudhandledare ska kunna ändra fältet ”Doktorsprogram.”

Doktorand kan fylla i fältet Doktorsprogram under sektion 1.

10. Funktionen "Växla behörighet" görs tydligare och mer användarvänlig

För användare med flera roller i systemet, t.ex. huvudhandledare och programansvarig: “Växla behörighet” flyttas till menyn till vänster då den har varit svår att hitta på vissa lärosäten när den legat bakom person-ikonen längst upp i högra hörnet.

11. Kommentarsfält införs för Programansvariga under sektion 7. Kommentarer

Programansvarig kan t.ex. skriva om hur det går för doktoranden och detta blir en del av den fastställda studieplanen. Observera att om fältet fylls i skickas studieplanen tillbaka till doktoranden för att godkännas på nytt.

12. Möjlighet införs att ändra texter i statuslisten

Superuser kan ändra text i knapparna längst upp, och t.ex. ändra Supervisor till Principal Supervisor för de lärosäten som vill.

--------------------------------------------------------------------------------------------------

Höstreleasen 2020

De här förändringarna släpptes i höstreleasen 2020-11-04

1. Färre antal klick i eISP2 – funktion att fälla ut och ihop alla flikar i studieplanen

Blå knappar som heter ”+ Fäll ut allt” och ”- Fäll ihop allt” kommer att låta användaren fälla ut och ihop alla olika delar av studieplanen. De kan också öppnas och stängas var och en för sig.

2. Namn på handledare och e-post till doktorander och handledare i notifieringar

Användare som får notifieringar om studieplaner som behöver behandlas kommer att få namn och e-postadresser till berörd doktorand och handledare i notifieringen samt på email. Gäller Fastställare vid påminnelse om revidering efter 13 månader.

3. Bugg: Rapport 1

En bugg som påverkade sökfönster i funktionen Rapport 1 är fixad.

4. Ny avgränsning i Rapport 2 för internationellt deltagande: examensår

Användare av funktionen Rapport 2 kan nu söka på internationellt deltagande samt examensår och andra avgränsningar.

5. Lokalt examensmål under 9. Examensmål

KTH:s Hållbarhetsmål kommer att finnas under det nya området Lokalt examensmål under del 9, tillsammans med planerade och genomförda aktiviteter för att nå målen. Lite jobb är kvar att göra så kanske hinner det inte få namnet Hållbarhetsmål till releasen men det är på gång.

6. Fält Institutionstjänstgöring- kunna välja att ange i procent eller dagar

I fältet Institutionstjänstgöring under 2.3 kommer användare att kunna välja på att ange omfattningen i procent eller antalet dagar.

7. Ny söktyp: Planerade kurser i Rapport 2

Användare som behandlar systemet administrativt ska kunna söka fram planerade kurser för doktorander på sin skola.

8. Sidnumrering PDF

PDF-versionerna av studieplanen kommer att ha sidnumrering. Studieplaner som redan är fastställda får sidnumrering vid nästa revidering.

9. Rapport 2 (Kvar från ISP2-projektet)

Funktionen Rapport 2 är uppdaterad med nya sökfunktioner