Rutiner för hantera återbud/uteblev samt hantera reservantagning till fristående kurs
Denna rutin avser hantering av återbud/uteblev samt reservantagning till fristående kurs när anmälan skett via antagning.se/universityadmissions.se
1. Förberedelser i NyA inför kurs
Lägga in mejladress i NyA-webben
För att ta del av viktig information om när det finns reserver att reservanta i efterantagningen så måste en e-postadress läggas in i NyA-webben. Den tar emot batch-mail från NyA när det finns nya reserver att reservanta. Mejladressen sparas mellan antagningsomgångar så du behöver bara lägga in den en gång.
Börja med att logga in i NyA-webben
Klicka på fliken start och klicka på valet administrera uppgifter om utbildningar.
Välj fliken E-post.
Välj kursens institutionstillhörighet t.ex. CBH-kurs och lägg till en lämplig e-postadress (en funktionsadress är att rekommendera). Det går att ha fler e-postadresser.
Lägga in begränsning för återbud
För att studenter inte ska kunna lägga återbud i NyA under obegränsad tid behöver man lägga ett sista datum för återbud. Sista datumet ska vara dagen före registreringen öppnar i Ladok. Det som annars kan hända är att en student är antagen, registrerar sig i Ladok men sedan lägger återbud på antagning.se och det blir därmed en krock i om studenten ska gå kursen eller ej. Det skapas i de fallen också upp ett studentärende i Ladok som behöver hanteras av AUA.
Börja med att logga in i NyA-webben
Välj administrera uppgifter om utbildningar under startmenyn.
Välj intuitionen som kursen tillhör.
Välj starttermin alternativt antagningsomgång.
Lägg in dagen före registreringen öppnar i Ladok.
Spara.
2. Under och efter kursregistrering
Kursregistrering
Studenter registrerar sig i normalfallet själva via Ladoks studentgränssnitt. Här kan du läsa mer om information om kursregistrering till student:
Kursregistrering | Student
.
Principen för kursregistreringsperioden för fristående kurs är att den öppnar två veckor före kursstart och stänger onsdagen före kursstart. Syftet med att kursregistreringsperioden stänger så tidigt är att det ska underlätta reservantagning i de fall det behövs.
Hantera återbud/uteblev
I antagningsordningen från 2023 uttrycks att registrering krävs för att behålla sin plats på kursen. Det gör att när registreringsperioden stänger går det att stryka de som inte registrerat sig. Det finns flera anledningar till att stryka ej registrerade studenter:
Att ha studenter som är antagna till studier vid KTH men som ej faktiskt studerar är en säkerhetsrisk i och med att antagna studenter kan få tillgång till många av KTH:s digitala tjänster genom ett KTH-konto.
Att stryka ej registrerade studenter är också en förutsättning att genomföra reservantagning, då registrering är sättet vi vet hur många som ska gå kursen.
Viktigt att tänka på
I NyA-webben går det att stryka studenter med två val; återbud eller uteblev. Återbud är en aktiv handling från student att hen har tackat nej till sin plats. Att utebli är en passiv handling från en antagen som inte tar sin utbildningsplats i anspråk. Uteblev gäller om en antagen inte har gjort den obligatoriska webbregistreringen på kursen inom den registreringsperiod som gäller för utbildningstillfället.
När handläggare lagt in uteblev på student visas personen bland strukna i NyA-webben och visas inte längre som förväntad deltagare i Ladok. Observera Ladok inte skiljer på återbud och uteblev utan alla strukna studenter visas som återbud.
De som har strukits på grund av utebliven registrering ska informeras om detta via e-post. Om det sedan är aktuellt med reservantagning kan en reserv erbjudas utbildningsplatsen, se vidare rutin för reservantagning.
! Att stryka studenter som ej registrerat sig är något du ska göra efter det att registreringsperioden har stängt.
Ta fram lista på ej registrerade från Ladok
Sök fram kursen i studiedokumentationsvyn.
Klicka på det kurstillfälle du ska administrera.
Byt till fliken Deltagande
Filtrera fram de studenter som ha status ej påbörjad i rullistan för tillstånd
Kontrollera att antal träffar är mindre än antalet som visas på sidan.
Klicka på exportera till csv
Du får nu fram en csv-fil som innehåller personnummer på alla de studenterna som har status ej påbörjad och ska strykas från kursen. Öppna en ny flik i din webbläsare och gå in i NyA-webben.
På startsidan, klicka på menyn Start och välj antagna/reserver
Sök fram aktuell kurs du ska göra reservantagning på genom att filtrera fram institutionen som kursen tillhör, den aktuella antagningsomgången och anmälningsalternativ (kurstillfälle)
Notera också att du ska vara i fliken antagna
Klicka på hantera flera
Du får nu upp en popup-ruta.
Klipp ut kolumnen med personnummer ur excelfilen du hämtade från Ladok.
Klistra in personnumren i det angivna fältet.
Bocka i valet uteblev under stryk. Personerna du klistrat in kommer nu markeras i listan nedanför.
Klicka spara.
Du behöver därefter kryssa ned popup-rutan.
Bocka i de personer som har strukits och använd e-postadresserna för att maila sökande att de har strukits på grund av utebliven registrering inom registreringsperioden (detta görs för att undvika överklagande). I denna vy kan du också lägga in en tjänsteanteckning.
Det finns platser kvar på kursen
Om det finns platser kvar på kursen och ni vill erbjuda studenten en potentiell plats på kursen kan följande mejlmall användas.
Observera att du behöver byta ut texten KURSKOD mot den faktiska kurskoden i länken nedan för att länken ska fungera.
Mejlets ämnesrad:
KTH – Vill du fortfarande läsa kursen [Kursnamn, Y hp]?
Mejlets brödtext:
Hej! Eftersom att du inte har registrerat dig på kursen [Kursnamn, X hp] på KTH har vi strukit dig från kursen.
Vill du fortfarande läsa kursen? Svara på detta mejl så hjälper vi dig med en manuell kursregistrering. Observera att du inte är garanterad en plats på kursen när du inte har registrerat dig inom registreringsperioden.
Här kan du läsa om kursen: www.kth.se/student/kurser/kurs/KURSKOD?l=sv
Här kan du läsa om kursregistrering: www.kth.se/student/studier/kurs/kursregistrering
Här hittar du allt du behöver göra inför din kursstart: www.kth.se/nypakth/fristaendekurs
Det finns inte platser kvar på kursen
Om platserna på kursen är slut och ni bara vill informera studenten om att hen är borttagen från kursen kan följande mejlmall användas.
Observera att du behöver byta ut texten KURSKOD mot den faktiska kurskoden i länken nedan för att länken ska fungera.
Mejlets ämnesrad:
Du har blivit borttagen från kursen [Kursnamn, X hp]
Mejlets brödtext:
Hej! Eftersom att du inte har registrerat dig på kursen [Kursnamn, X hp] på KTH i tid har vi strukit dig från kursen och du är inte längre antagen.
Om du har några frågor kan du svara på detta mejl så hjälper vi dig.
Här kan du läsa om kursen: www.kth.se/student/kurser/kurs/KURSKOD?l=sv
Här kan du läsa om kursregistrering: www.kth.se/student/studier/kurs/kursregistrering
Det finns platser kvar på kursen
Om det finns platser kvar på kursen och ni vill erbjuda studenten en potentiell plats på kursen kan följande mejlmall på engelska användas.
Observera att du behöver byta ut texten COURSECODE mot den faktiska kurskoden i länken nedan för att länken ska fungera.
Mejlets ämnesrad:
KTH – Do you still want to take the course [Course name, X credits]?
Mejlets brödtext:
Hello! Since you have not registered for the course [Course name, X credits] at KTH, we have removed you from the course.
Do you still want to take the course? Reply to this email and we will help you with a manual course registration. Please note that you are not guaranteed a spot on the course when you have not registered within the course’s registration period.
You can read about the course here: www.kth.se/en/student/kurser/kurs/COURSECODE?l=en
Read about course registration here: www.kth.se/en/student/studier/kurs/kursregistrering
Here you will find everything you need to do before your course starts: www.kth.se/en/student/studier/newatkth/non-programme-studen
Det finns inte platser kvar på kursen
Om platserna på kursen är slut och ni bara vill informera studenten om att hen är borttagen från kursen kan följande mejlmall på engelska användas.
Observera att du behöver byta ut texten COURSECODE mot den faktiska kurskoden i länken nedan för att länken ska fungera.
Mejlets ämnesrad:
KTH – You have been removed from the course [Course name, X credits]
Mejlets brödtext:
Hello, since you have not registered for the course [Course name, X credits] at KTH during the course´s registration period, we have removed you from the course and you are no longer admitted.
If you have any questions, please reply to this email and we will help you.
Here you can read about the course: www.kth.se/student/kurser/kurs/COURSECODE?l=en
Here you can read about course registration: www.kth.se/en/student/studier/kurs/kursregistrering
3. Reservantagning
Hanteringen i korthet
Reservanta reserverna i NyA-webben först. Anta reserver upp till antagningstalet i urval 2.
Maila de reservantagna att de har erbjudits plats på kursen och att de måste svara inom 24 timmar om de vill bli registrerade.
Använd mail-mallen för reservantagning.
De som inte svarar inom 24 timmar samt de som tackar nej ska du stryka i NyA-webben. Lägg uteblev på som intesvarade och återbud på de som tackade nej till sin plats. Lägg också en tjänsteanteckning.
Återupprepa hanteringen så länge det är möjligt och behov finns.
Avsluta reservantagningen i NyA-webben.
Börja med att logga in i NyA-webben.
Välj funktionen antagna/reserver under start. Välj kursens institutionstillhörighet (t.ex. ITM-kurs), antagningsomgången kurstillfället tillhör, och till sist kurstillfället.
Kontrollera hur många antagna ni har på kursen och reservanta sedan så många ni behöver. Antagningstalet för urval 2 ska dock aldrig överskridas. Observera att kurser kan ha olika förutsättningar vad gäller platser och det är en fördel att känna till kursens förutsättningar så ni inte antar fler än vad ni kan ta emot vid kursstart.
Byt till fliken reserver.
Använd alltid systemet för att för att få fram vilka reserver som ska erbjudas plats, alltså använd funktionen be systemet om rätt reserver.
I rutan Be systemet om rätt reserver skriver du in antalet reserver du vill plocka upp till arbetsytan. Om vi utgår från exemplet ovan ber vi systemet om 7 reserver (antagningstalet för urval 2 är 30 och antalet antagna är 23).
När du angivit antalet önskade reserver, klicka på lägg till. Systemet öppnar ett fönster där de aktuella personerna visas.
Notera att
För att systemet ska kunna föreslå rätt reserver krävs att de antagna som inte längre är aktuella har strukits bort som Återbud, Uteblev eller Uppfyller inte behörighetsvillkor.
Om du väljer att fylla på arbetsytan med fler reserver innan dess att du tömt arbetsytan genom att anta eller stryka bort de som redan finns där räknas de personer som finns kvar på arbetsytan in bland de antagna i aktuella urvalsgrupper när nya kandidater för att antas tas fram.
Systemet upplevs ibland föreslår kandidater från urvalsgrupper som man kanske inte väntat sig. Detta är inte nödvändigtvis ett fel, då systemet strävar efter att hela tiden föreslå reserver som gör att den slutliga ”antagningsbilden” blir så korrekt som möjligt utifrån de kriterier som gällde för sista urvalet.
Klicka på Lägg till. Dessa placeras i Arbetsytan för att hantera personer som är aktuella för att erbjudas plats och antas.
Nu har de aktuella personerna placerats i arbetsytan och du kan anta dem.
För att anta alla i listan, klicka på hantera flera
Bocka i rutan anta. Bocka även i rutan till vänster om kolumnen prio för att markera alla som ska antas i arbetsytan och sedan spara. Nu är alla 7 personer i detta exempel antagna.
Alla studenter du nu har antagit blir markerade i grönt.
För att kunna gå vidare och skicka mejl där du erbjuder dem plats på kursen, klicka på skapa e-postlista.
Välj e-postadresser till de som reservantagits. Bocka i rutan till vänster om prio för att markera alla på en gång. Nu finns e-postadresserna i rutan som är markerad med lila i detta exempel.
Mejla till de reservantagna att de har erbjudits plats på kursen och att de måste svara inom 24 timmar om de vill bli registrerade. Använd mail-mallen för reservantagning. De som inte svarar inom 24 timmar samt de som tackar nej ska du stryka i NyA-webben. Lägg uteblev på som intesvarade och återbud på de som tackade nej till sin plats. Starta om reservantagning om det är möjligt och behov finns.
Mejl om att erbjuda en plats på kursen
Observera att du behöver byta ut texten KURSKOD mot den faktiska kurskoden i länken nedan för att länken ska fungera.
Mejlets ämnesrad
KTH – Du erbjuds en plats på kursen: tacka ja inom 24 timmar
Mejlets brödtext
Hej! Du har fått en plats på kursen [Kursnamn, X hp] på KTH. För att kunna påbörja din kurs måste du tacka ja till platsen inom 24 timmar från att detta mejl har skickats. Du tackar ja genom att svara på detta mejl.
Om du tackar ja återkommer vi med mer information inför din kursstart och hjälper dig också att registrera dig på kursen.
Här kan du läsa om kursen: www.kth.se/student/kurser/kurs/KURSKOD?l=sv
Mejl när studenten har tackat ja till sin plats
Svara direkt på studentens mejl om att hen tackat ja till kursen.
Mejlets brödtext
Hej!
Vad roligt att du vill läsa en kurs på KTH. Vi har kursregistrerat dig, men för att påbörja din kurs behöver du också skaffa ett KTH-konto.
Här nedan beskriver vi det du behöver göra för att skaffa ditt KTH-konto och påbörja din kurs. Du hittar samma information här: www.kth.se/nypakth/fristaendekurs
1. Aktivera ditt KTH-konto
För att du ska få tillgång till din kurs och kursregistrera dig behöver du ett KTH-konto. Du kan få ditt konto tidigast två veckor innan kursstart, men se till att skaffa ditt konto i god tid innan kursen startar. KTH-konto kan du kvittera ut med eller utan Mobilt BankID.
Här kan du läsa mer om KTH-konto och hur du skaffar och aktiverar det om du inte har Mobilt BankID:
www.kth.se/student/it/kth-account
2. Påbörja din kurs i Canvas
Nu är du redo att påbörja din kurs. Information om kursinnehåll, schema och annat nödvändigt finns på KTH:s kursplattform Canvas. Du kommer att få tillgång till kurssidan på Canvas två veckor innan kursstart. Kursen kommer du enklast åt via den personliga menyn som finns längst upp på hela kth.se. När du loggar in har du också tillgång till tjänster som schema och examinationsregistrering.
Har du frågor kan du svara på detta mejl eller mejla
info@kth.se
.
Vi hoppas du ska trivas på KTH!
Mejl om att erbjuda en plats på kursen
Observera att du behöver byta ut texten COURSECODE mot den faktiska kurskoden i länken nedan för att länken ska fungera.
Mejlets ämnesrad
KTH – You are offered a spot on the course: please accept within 24 hours
Mejlets brödtext
Hello! You have been offered a spot on the course [Course name, X credits] at KTH. In order to start your course, you must accept the spot within 24 hours of this email being sent. You accept the spot by replying to this email.
If you accept, we will get back to you with more information about the course and also help you register for the course.
You can read about the course here: www.kth.se/student/kurser/kurs/COURSECODE?l=en
Mejl när studenten har tackat ja till sin plats
Svara direkt på studentens mejl om att hen tackat ja till kursen.
Mejlets brödtext
Hello!
We are happy to hear you want to take a course at KTH. We have registered you on the course, but to start your course you also need to get a KTH account.
To access your course and KTH's IT services, you need a KTH account. You can get your account from two weeks before your course starts, make sure to get it in time before your course starts. You can activate your account with a Mobile BankID, but without works as well.
Now you are ready to start your course. Information about course content, schedule and other important information can be found on KTH's course platform Canvas. You will have access to the course page on Canvas two weeks before the course starts. The easiest way to access the course is via the personal menu at the top of kth.se. When you log in, you will also have access to services such as schedule and exam registration.
If you have any questions, please reply to this email or email
info@kth.se
.
We hope you will enjoy your time at KTH!
Mejla de avgiftsskyldiga reservantagna att de har erbjudits plats på kursen och att de måste svara inom 24 timmar om de vill ha en faktura, använd mail-mallen för reservantagning av avgiftsskyldiga.
Om den resevantaga återkommer att hen vill ha en faktura så skickar ni det vidare till avgifter-intern@kth.se med rubriken faktura.
De reservantagna har 2 dagar på sig att betala fakturan.
När betalningen inkommer återkopplar antagningsgruppen att student går att registrera.
Om den reservantagna ej inkommer med betalning i tid återkommer antagningsgruppen att hen inte har betalt och att ni kan lägga uteblev på den personen och fortsätta eventuell reservantagning.
Mejl om att erbjuda en plats på kursen
Observera att du behöver byta ut texten COURSECODE mot den faktiska kurskoden i länken nedan för att länken ska fungera.
Mejlets ämnesrad
KTH – You are offered a place on the course [Course name, X credits]: please accept within 24 hours
Mejlets brödtext
Hello! You have been offered a place on the course [Course name, X credits] at KTH. In order to begin your course, you must accept your offer within 24 hours of this email being sent. You accept the offer by replying to this email, requesting an invoice, and paying the fee before the start of the course. Due to the short turnaround time, the invoice must be paid within 48 hours in order to keep your place and be able to register on time. Once the invoice is paid, we will get back to you with more information and help you register for the course.
Please observe that freestanding courses at KTH are generally not suited for non-EU/EES students living outside of Sweden due to the complexities of receiving a visa on time for the start of the course. For more information, visit The Swedish Migration Agency´s webpage at migrationsverket.se.
In order to establish a KTH-account, one must be either physically present or already possess a Swedish Bank ID. A KTH-account is necessary to begin your course.
You can read about the course here: www.kth.se/student/kurser/kurs/COURSECODE?l=en
For more information please see: Newly admitted non-programme students | KTH
Mejl när studenten har tackat ja till sin plats
Svara direkt på studentens mejl om att hen tackat ja till kursen. Använd ordinarie mejlmall på engelska.
