Till innehåll på sidan

Avtalssamordning

För att komma i kontakt med avtalssamordningsfunktionen på skolan maila avtalssamordning@abe.kth.se.

Inför beredning och granskning av avtal

Skolans avtalssamordningsfunktion hjälper dig som forskare att upprätta kontakt med KTH:s jurister på RSO Affärsjuridik. Funktionen samordnar även skolchefens signering av ex. skolans bekräftelse, ifyllda forskaravtal, stödbrev, projektparts godkännande  m.m.

1. Initiering

När du har fått ett beviljat forskningsanslag och behöver komma i kontakt med KTH:s jurister behöver ärendet inledningsvis beredas på institutionen/skolan.

För att kunna lämna över ett ärende till KTH:s jurister behövs ett flertal handlingar samlas in och registreras i RSO:s ärendehanteringssystem (registrering sker av skolans avtalssamordningsfunktion.)

Följande handlingar måste tas fram och skickas till avtalssamordning@abe.kth.se:

Handling

Blankett

Kommentar

1. Institutionens bekräftelse

  Institutionens bekräftelse

Denna blankett är en intern ABE blankett som alltid krävs inför att skolchefen skall signera en handling. Blanketten skall signeras av både berörd avdelningschef och prefekten. Digitala signaturer godkänns och en elektronisk kopia skickas in.

Guide: Digital underskrift av interna dokument

Ansvarig forskare ansvarar för att fylla i blanketten och skicka den tillsammans med godkänd budget (efter avstämning med ekonom) och beslut om beviljade medel till avdelningschef och prefekt för signering.

2. Information inför juridisk granskning / preparation legal review

  Information inför juridisk granskning / preparation legal review (docx 66 kB)

Svara på frågorna i underlaget. Notera att det kan ta lång tid att granska/förhandla ett avtal, därför är det viktigt att tillhandahålla så mycket information om projektet som möjligt direkt.

3. Finansieringsbeslut/villkor/ev. avtalsutkast från finansiären

4. Projektbeskrivning/projektansökan

5. Budget för det beviljade projektet

Dessutom behöver följande handlingar upprättas och skickas in:

  • Forskaravtal för projektansvarig forskare

  • Forskaravtal för deltagande forskare

Forskaravtal - projektansvarig / Agreement project responsible researcher

Avtalen skall upprättas och signeras av alla som deltar i forskningsprojektet (oavsett befattning) och som utför en forskningsuppgift för KTH:s räkning. Om forskaren organisatoriskt tillhör en annan skola är det den skolans skolchef som skall signera forskaravtalet. Observera att ansvarig projektledare behöver signera samtliga forskaravtal för deltagande forskare innan de kan skickas in för signering av skolchefen.

Forskaravtalet innebär i korthet att forskaren

  • tillåter KTH att disponera över forskarens immaterialrättigheter så att KTH kan uppfylla sina åtaganden enligt projektavtalet,

  • åtar dig att agera så att KTH kan uppfylla sina skyldigheter enligt projektavtalet också i övrigt,

  • ger KTH rätt att använda forskningsresultaten från projektet för vidare icke-kommersiell forskning,

  • informerar om eventuella dubbla roller eller intressekonflikter i förhållande till projektet.

Det är viktigt att varje forskare läser igenom både projektavtalet och forskaravtalet i dess helhet före undertecknandet. Forskaren behöver känna till sina och KTH:s rättigheter och skyldigheter enligt avtalet.

Forskaravtal - deltagande forskare / Agreement researcher

Skolans bekräftelse upprättas av avtalsamordningsfunktionen när funktionen mottagit institutionens bekräftelse.

Dokumenten skickas elektroniskt via e-post till avtalssamordning@abe.kth.se . Det är viktigt att även inkludera uppgift om det finns någon skarp extern deadline för juristerna som de måste förhålla sig till.

2. Överlämning till KTH:s affärsjurister

När avtalssamordnare på kansliet bedömer att samtliga handlingar är kompletta skickas ärendet vidare till KTH:s affärsjurister. Ansvarig forskare meddelas att så har skett genom en epost.

Jurist granskar/upprättar avtal, förhandlar med motpart och kommunicerar med forskare.

3. Signering

Den som tecknar ett avtal ansvarar för att avtalet gagnar KTH:s verksamhet, att ekonomin är säkrad och att resurser finns för att utföra avtalsåtagandena.

Vem som ska underteckna ett avtal framgår av KTH:s och skolans delegationsordning (Se ABE-skolans besluts- och delegationsordning ).

Avtal som skall signeras av prefekt skickas till berörd projektledare som samordnar signering i enlighet med institutionens rutiner.

Avtal som skall signeras av skolchef samordnas av avtalssamordningsfunktionen och sedan skickas signerat avtal till berörd projektledare som samordnar motpartens signering.

Avtal som ska signeras av RSO eller Vicerektor för forskning handläggs av handläggare vid RSO.

Slutgiltigt signerat avtal lämnas över till institutionens registrator och en kopia skickas till ansvarig ekonom  samt till avtalssamordning@abe.kth.se .

Exempel på typer av avtal:

  • Konsortialavtal inom EU:s forskningsprogram (Horizon 2020, Marie Sklodowska-Curie Actions, ARTEMIS, Clean Sky, EIT)
  • Samarbetsavtal
  • Uppdragsforskningsavtal
  • Industridoktorandavtal
  • Avtal om adjungerad professor
  • Avtal om affilierad fakultet
  • Sekretessavtal
  • Avsiktsförklaringar
  • Materialöverföringsavtal