Ekonomi för chefer
Här får du som chef en överblick över relevanta aktiviteter för chefer kopplade till ekonomi. Det innefattar upphandling och inköp, hantering av faktura, samt regler kring representation.
Upphandling och inköp
Som chef ansvarar du för att dina medarbetare använder KTH:s upphandlade avtal och följer KTH:s riktlinjer för upphandling och inköp. Avtal finns inom de flesta olika områden. Respektive skola och verksamhetsstödet ansvarar för att göra inköpen från avtalen, men vem som gör inköpen kan skilja sig en del beroende på var du är anställd. Flera skolor har servicecenter som hjälper till med inköp av exempelvis catering, blommor och present- och profilprodukter, medan inköp till labverksamhet oftast görs av respektive forskargrupp eller avdelningsvis.
Introduktion till upphandling på KTH
Varför upphandlar vi och hur fungerar upphandling på KTH? Och hur gör jag om jag behöver köpa något som inte finns på avtal? Frågorna besvaras i två korta introduktionsfilmer . Dessa kommer att kompletteras med ytterligare introduktionsfilmer för chefer och beställare.
Hantering av faktura
KTH får cirka 90 000 fakturor om året som hanteras i det elektroniska fakturahanteringssystemet (EFH). För att fakturorna ska hamna hos rätt person, är det viktigt att de har rätt så kallad referens, se beställarinformation .
En faktura som kommer till KTH måste passera två olika personer innan den kan godkännas för betalning. Det är dels en sakattestant och dels en ekonomisk attestant. Sakattestanten intygar att en beställning är korrekt. Genom att godkänna fakturan i EFH verifierar attestanten att fakturan stämmer med det som beställts och att det har levererats till KTH. Den ekonomiska attestanten godkänner att ett köp är genomfört korrekt och anger också vilket projekt som ska betala för inköpet.
Vem är sakattestant och ekonomisk attestant?
Som budgetansvarig chef behöver du ofta vara ekonomisk attestant för ett eller flera projekt. Kontakta din skolas ekonomigrupp för mer information om hur du får behörighet att bli ekonomisk attestant.
Sakattestant kan vara någon medarbetare i din grupp, ibland vissa utsedda beställare eller du själv. Observera att om du själv både sakattesterar och gör ekonomisk attest på samma faktura, kommer den automatiskt skickas till din närmsta chef för ekonomisk attest eftersom två olika personer måste godkänna en faktura.
Kontakta din skolas ekonomigrupp för behörighet att bli sakattestant. Kontaktuppgifter finns på den här sidan och på Kontaktuppgifter gällande ekonomifrågor
Representation
Representation är ett samlingsbegrepp för utgifter som görs för att främja verksamheten. Den kan vara extern eller intern. Att känna till och följa regelverket om representation är viktigt för statliga myndigheter för att säkerställa ansvarsfull användning av skattemedel och externa bidrag, undvika förtroendeskador och följa god förvaltningssed. Brister i hantering kan leda till kritik från Riksrevisionen, krav på återbetalning, rättsliga konsekvenser eller förtroendeskada.
Enligt Skatteverkets grundregel ska fria måltider som inte är representation alltid förmånsbeskattas. Anledningen är att måltider är privata levnadsomkostnader som anställda själva ska betala.