Hur ärenden inleds och handläggs

Handläggning av ärenden innefattar alla åtgärder som KTH vidtar från det att ett ärende inleds till dess att det avslutas genom ett beslut av något slag. Vad ett ärende är framgår inte av förvaltningslagen men ett ärende kännetecknas av att det avslutas med ett beslut av något slag. (jfr s. 24 i regeringens proposition 2016/17:180, proposition till ny förvaltningslag )

KTH är ett stort universitet, tillika förvaltningsmyndighet, vilket medför att ärenden inleds inom vitt skilda delar av universitetet och på olika sätt, t.ex. genom en fråga, en ansökan eller anmälan från en enskild, på initiativ av en medarbetare eller genom beslut från annan myndighet. Ärenden handläggs enligt bestämmelserna i bland annat förvaltningslagen, högskolelagen, högskoleförordningen och myndighetsförordningen.

I förvaltningslagen finns grunderna för god förvaltning (5-8 §§), allmänna krav på handläggningen av ärenden (9-18 §§), hur ärenden inleds och åtgärder när handlingar ges in (19-22 §§), beredning av ärenden (23-27 §§), myndighetens beslut (28-35 §§), rättelse och ändring av beslut (36-39 §§) och överklagande (40-49 §§).

Inom universitetet ska det finnas rutiner för hur ärenden handläggs. Nedan följer urval av krav på handläggning av ärenden, med utgångspunkt i förvaltningslagen, och med förtydliganden i vissa delar kring vad som gäller vid KTH.

Jäv

Den som är jävig får inte ta del i handläggningen av ärendet och inte heller närvara när ärendet avgörs. Bestämmelser om jäv finns i 16-18 §§ förvaltningslagen.

Jävssidan på intranätet.

Beredning

Beredning av ärenden beskrivs närmare i förvaltningslagen vad gäller utredningsansvaret, kommunikationsskyldighet, remissförfarande och dokumentation av uppgifter.

Ärendet ska beredas, vilket innebär att det ska tillföras tillräckligt med underlag inför beslutet. Det görs genom insamlande av information, synpunkter, expertutlåtanden m.m. Uppgifter som kan ha betydelse för beslutet ska dokumenteras. Innan beredning behöver handläggaren identifiera vem eller vilka som ska involveras i ärendet och vem eller vilka som bör ges möjlighet. Beredningsförfarandet kan också ha ett informativt syfte för verksamheten. Beredningen ser olika ut beroende på ärendetyp och bör konkretiseras i rutiner för hur ärenden handläggs.

Beredning med representanter för studenterna ska göras om ärendet berör studenterna på sådant sätt som anges i 2 kap. 7 § högskolelagen.

Personalsamverkan

Arbetsgivaren har bl.a. förhandlingsskyldighet innan beslut fattas om viktigare förändringar av verksamheten (se 11 § lag (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet (MBL)).

Det lokala kollektivavtalet samverkan för utveckling vid KTH reglerar närmare hur samverkan ska ske.

Läs mer om personalsamverkan .

Föredragning

Av 20 § myndighetsförordningen följer att ärenden avgörs efter föredragning.

Med föredragning menas att den som ansvarat för ärendets beredning och framtagande av ett skriftligt förslag till beslut presenterar detta genom redovisning för den person eller de personer som ska fatta beslutet. Redovisningen sker normalt muntligt.

Ärenden som beslutas av universitetsstyrelsen, rektor, skolchefer, universitetsdirektör och fakultetsrådet avgörs efter föredragning. Ärenden som ska avgöras av andra behöver inte föredras.

Beslut

Beslut fattas av en befattningshavare eller av flera gemensamt inom ett organ eller motsvarande. Behörig beslutsfattare framgår av högskoleförordningen eller av KTH:s interna styrdokument eller andra skriftliga beslut.

Underrättelse av beslut

Den som är part i ett ärende ska så snart som möjligt underrättas om det fullständiga innehållet i beslutet (se 33 § förvaltningslagen).

Beslut som inte rör enskilda ska spridas inom universitet i den utsträckning som krävs för att beslutet ska bli känt.

Dokumenthantering

Av dokumenthanteringsplanen framgår vilka handlingar som är allmänna och om de ska diarieföras eller hanteras på annat sätt samt om de ska bevaras respektive gallras.

Läs mer om dokumenthantering .