Beredning

Beredning

Med beredning avses att ärendet ska tillföras tillräckligt med underlag inför beslut. Det görs bland annat genom insamlande av information, synpunkter, expertutlåtanden och genom att ärendet blir belyst från olika perspektiv. Uppgifter som kan ha betydelse för beslutet ska dokumenteras. Beredning av ärenden beskrivs generellt i förvaltningslagen vad gäller utredningsansvaret, kommunikationsskyldighet, remissförfarande och dokumentation av uppgifter. I en handläggningsordning eller andra interna styrdokument kan det närmare framgå hur ett ärende bereds och med vilka.

Handläggaren ska i tidigt skede identifiera vilka kontakter som behöver tas med andra organisatoriska enheter och sakkunniga (till exempel vicerektorer eller personer med särskilt funktionsansvar). Ärenden som rör flera avdelningarnas verksamhetsområden ska beredas i samråd med resp. berörd avdelning.

I all beredning av beslut är det viktigt att ta tillvara på personalens samlade kunskaper och erfarenheter. Det kan göras genom ett internt remissförfarande och delning av beslutsförslag. Genom sådana förfaranden kan var och en bidra i olika skeden av beredningen till kvalitetssäkringen av det tänkta beslutet.

Intern remiss

Ett internt remissförfarandet kan vara en del av beredningen av ärendet och vara ett sätt att ta tillvara på medarbetarnas samlade kunskaper och erfarenheter för att utveckla förslaget. Mottagaren har möjlighet att granska och lämna synpunkter på förslaget och kan därmed medverka i kvalitetssäkringen av förslaget.

Ett internt remissförfarande görs vanligen genom ett e-postutskick och till en bredare krets inom universitetet.

Delning

Delning av beslutsförslag kan göras inför beslut och har som huvudsakligt syfte att informera mottagarna om vilket slutligt förslag som kommer att läggas fram till beslutsfattaren. I normalfallet görs detta några dagar eller en vecka innan beslutet är tänkt att fattas.