Utforma beslutsförslag (enligt beslutsmall)

1. Huvudsaklig rubrik i mallen: ”Beslut om [ärendemening]”

Rubriken bör inledas med ”Beslut om” och därefter ärendemeningen. Rubriken ska återspegla innehållet i beslutsdokumentet och vara kortfattad.

1.1. Underrubrik: ”Beslut”

Beslutsformuleringen ska vara enkel och begriplig. Den ska kunna stå för sig själv, utan hjälp av bakgrundstexten.

Beslutet inleds med beslutsfattarens titel, men inte namn, följt av ”beslutar att” och sedan följer beslutsformuleringen. Beslutsformuleringen kan vid behov ställas upp i punktform.

Om en ställföreträdare ska fatta beslut i ordinarie beslutsfattare ställe ska ställförträdarens titel anges. Exempelvis: Om rektor är beslutsfattare inleds beslutet med "Rektor beslutar ...". Om prorektor, som är rektors ställföreträdare, ska fatta beslutet ska det i stället stå så här: "Prorektor beslutar ...". Det ska sedan framgå i stycket som börjar med "Detta beslut ..." att det är en ställföreträdare som fattar beslutet. I exempel 12 nedan anges hur detta ska skrivas.

Exempel 1

Skolchefen beslutar att utse NN till programansvarig för masterprogrammet XYZ från och med den DAG MÅNAD ÅR och längst till och med den DAG MÅNAD ÅR.

Exempel 2

Rektor beslutar att följande personer utses till ledamöter i arbetsgruppen Y från dagen för detta beslut och till utgången av december:

• Sammankallande Förnamn Efternamn, titel, organisatorisk tillhörighet
• Förnamn Efternamn, titel, organisatorisk tillhörighet.

Exempel 3

Rektor beslutar att

• Skolchefen vid skolan Y tilldelas X miljoner kronor från anslaget Z.
• Skolchefen ska redovisa för rektor hur anslaget har använts senast den DAG MÅNAD ÅR.
• Ekonomichefen ska ta fram ekonomiadministrativa rutiner för transaktion och redovisning av nämnda medel.

Exempel 4

Rektor beslutar att kompetenscentrum för X ska inrättas vid skolan Z från och med den DAG MÅNAD ÅR. Rektor beslutar vidare att uppdra åt NN att ingå avtal om forskningssamarbete inom ramen för planerad verksamhet vid centrumbildningen.

1.2. Underrubrik: Ärendet

Avsnittet inleds med en bakgrundstext som förklarar varför beslutet har kommit till och ange relevanta skäl och överväganden. Texten ska ge en tillräcklig beskrivning av ärendet så att även personer som inte är insatta i ärendet kan förstå det.

Lägg till stycke/stycken om motivering av beslut om beslutet ska motiveras enligt 32 § förvaltningslagen

I 32 § förvaltningslagen finns en bestämmelse om att ett beslut som kan antas påverka någons situation på ett inte obetydligt sätt ska innehålla en klargörande motivering, om det inte är uppenbart obehövligt. Klicka här för att komma till förvaltningslagen på Riksdagens webbplats .

Om beslutet ska motiveras med stöd av förvaltningslagen bör underrubriken ”Motivering av beslut” (i kursivt, samma typsnitt och teckenstorlek som brödtexten) användas. Som en följd av detta kan det vara lämpligt att sätta andra underrubriker för att tydliggöra när den motiverande texten slutar och andra stycken som också tillhör avsnittet "Ärendet" börjar, se nedan vilka andra stycken som bör finnas med.

Lägg till ett stycke om att synpunkter har hämtats in om ett sådant stycke behövs

I normalfallet behöver det inte framgå i beslutsdokumentet vilka som har haft möjlighet att lämna synpunkter inför beslut. Ibland kan dock informationen vara relevant. Ange då ett urval av vilka roller och funktioner (ej personnamn) som getts möjlighet att lämna synpunkter.

Om beslutet berör studenterna på det sätt som föreskrivs i 2 kap. 7 § högskolelagen kan det anges i denna del av beslutsdokumentet om beredning har gjorts med studenterna. Om studenterna ingår i en nämnd eller liknande bör studentrepresentationen ändå skrivas ut (som i exempel 5 nedan).

Om en studentrepresentant närvarar när beslutet fattas ska denna anges som närvarande vid beslutet på det sätt som framgår i 1.2.1. längre ner på denna webbsida.

Exempel 5

Inför beslut har utbildningsnämnden, forskarutbildningsutskottet och studentrepresentanter getts möjlighet att lämna synpunkter.

Exempel 6

Inför beslut har en studentrepresentant getts möjlighet att lämna synpunkter.

Exempel 7

Inför beslut har strategiskt råd, fakultetsrådet och skolcheferna getts möjlighet att lämna synpunkter.

Lägg till ett stycke om personalsamverkan

Om beslutet har samverkats enligt avtal om samverkan för utveckling vid KTH (personalsamverkan) bör det framgå.

Exempel 8

Inför beslut har förslaget samverkats i centrala samverkansgruppen ([ange datum eller protokollnummer]).

Lägg till ett stycke med information om att beslutet fattas på delegation

Om beslutet fattas på delegation bör det anges innan stycket som börjar med ”Detta beslut har”.

Exempel 9

”Beslutet fattas med stöd av avsnitt 4.6. i delegationsordning för KTH (V-2022-0779) i vilken rektor delegerat till universitetsdirektören att besluta om...”

1.2.1. Stycket som inleds med ”Detta beslut har”

Detta stycke ska innehålla titel och namn på beslutsfattaren och namnet på föredragande.

Andra närvarande

Om andra personer närvarar när beslutet fattas ska titel och namn framgå i beslutet.

I 17 § förvaltningslagen föreskrivs bland annat att den som är jävig får inte ta del i handläggningen av ärendet och inte heller närvara när ärendet avgörs. I 32 § förvaltningslagen föreskrivs bland annat att det i beslutet ska anges vem eller vilka som har medverkat vid den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet. Uttrycket den slutliga handläggningen syftar på den handläggning som sker i omedelbar anslutning till beslutsfattandet, t.ex. under ett beslutssammanträde. Handläggningsåtgärder i form av exempelvis registrerings- och expedieringsåtgärder som föregår eller vidtas efter beslutet omfattas inte (s. 315-315, prop. 2016/17:180).

När rektor fattar beslut vid ett beslutsmöte är i normalfallet prorektor, universitetsdirektör, biträdande universitetsdirektör och en studentrepresentant närvarande. Dessa deltar i den slutliga handläggningen utifrån att de har sådan ställning att de kan påverka beslutet. Andra närvarande ska också omnämnas så att närvaron är dokumenterad om det till exempel uppstår en jävsfråga. När rektor fattar beslut vid ett beslutsmöte är i normalfallet också en ledningssekreterare närvarande som då ska omnämnas.

Exempel 10

”Detta beslut har fattats av rektor NN efter föredragning av NN. Närvarande vid beslutet var prorektor NN, universitetsdirektör NN, biträdande universitetsdirektör NN, ordförande för Tekniska högskolans studentkår NN och ledningssekreterare NN.”

Exempel 11

”Detta beslut har fattats av universitetsdirektör NN efter föredragning av NN.”

Exempel 12

"Detta beslut har fattats i rektors ställe av prorektor NN efter föredragning av NN." 

"Detta beslut har fattats i skolchefs ställe av vice skolchef NN efter föredragning av NN."

"Detta beslut har fattats i universitetsdirektörens ställe av biträdande universitetsdirektör NN efter föredragning av NN."

1.2.2. Uppgifter som ska anges vid underskrifterna

Beslutsfattaren undertecknar beslutet under rubriken ”Kungl. Tekniska högskolan”. Eftersom KTH är ett stort universitet bör det framgå var inom universitetet beslutet har fattats. Därför anges som huvudregel beslutsfattarens titel, namn och organisatorisk tillhörighet. För rektor anges ingen organisatorisk tillhörighet.

Nedan lämnas exempel på vilken information som bör lämnas om beslutsfattaren och föredragande och hur informationen kan kombineras för att det ska framgå var inom KTH beslutet har fattats. Denna information ska inte förväxlas med huruvida beslutet är avgränsat till viss organisatorisk enhet eller inte - det ska framgå under rubriken "Beslut".

Exempel 13

Rektor Förnamn Efternamn

Utredare Förnamn Efternamn vid avdelningen Z inom verksamhetsstödet

Exempel 14

Skolchef Förnamn Efternamn vid skolan Y

Handläggare Förnamn Efternamn vid avdelningen X inom verksamhetsstödet

Exempel 15

Skolchef Förnamn Efternamn vid skolan Y

Prefekt Förnamn Efternamn vid institutionen X

Exempel 16

Avdelningschef Förnamn Efternamn vid avdelningen Y inom verksamhetsstödet

Handläggare Förnamn Efternamn

1.2.3. Om bilaga till beslutet

Överväg om en bilaga verkligen behövs och hur bilagan ska förhålla sig till beslutsformuleringen. Om beslutsformuleringen hänvisar till bilagan måste bilagan vara utformad så att det är tydligt vad som beslutas. Undvik exempelvis att skriva att beslutsfattaren "beslutar enligt förslag i bilaga 1", om det inte tydligt framgår vad förslaget.

Om det ska finnas en bilaga till beslutet ska bilagans namn anges i beslutet. I bilagan bör det finnas en märkning som gör att det är lätt att härleda bilagan till ett beslut. I bilagan bör därför beslutets diarienummer, datum för beslut och vem som fattat beslutet framgå. Det kan exempelvis skrivas så här i dokumenthuvudet eller i ingressen till bilagan: ”Bilaga till rektors beslut av den DAG MÅNAD ÅR (diarienummer V-ÅÅÅÅ-NNNN).” eller "Beslutad av rektor (V-ÅÅÅÅ-NNNN)".

1.2.4. Sändlista och expediering

Beslutsfattaren, föredragande (om annan än handläggaren) och andra närvarande vid beslutet ska alltid få en kopia på beslutet. De behöver inte räknas upp under "Kopia till".

För åtgärd

Den eller de som förväntas verkställa beslutet anges med namn och organisatorisk tillhörighet, och vid behov titel. Det kan vara aktuellt om en ekonomisk transaktion ska genomföras eller om en utredning ska påbörjas. Fältet kan lämnas tomt om det inte är nödvändigt att peka ut en person som ska vidta en åtgärd eller om det av beslutsformuleringen framgår vem som ska verkställa beslutet. Ta då bort rubriken "För åtgärd".

Kopia till

Här anges den krets som ska få information om beslutet. I första hand rör det sig om den eller de som berörs av beslutet. Informationen ska skickas till den organisatoriska enhetens högsta nivå (chef) som ansvarar för att kommunicera informationen nedåt i organisationen.

Expeditionsdatum

Den som expedierar beslutet ska bekräfta detta genom sin signatur och datum för när beslutet skickas/lämnas enligt sändlistan. Om beslutet signeras elektroniskt gäller istället den rutin som följer av systemlösningen.

1.3. Överklagandehänvisning

Om beslutet kan överklagas ska det till beslutsdokumentet finnas en överklagandehänvisning. Mall och instruktioner för överklagandehänvisning finns på webbsidan med mallar vid överklagan.