Till innehåll på sidan
Till KTH:s startsida

Nytt system för lön-och tidrapportering

Under hösten 2024 får KTH ett nytt system för ledighet, frånvaro och tidrapportering samt lönehantering. Det nya systemstödet KTH-HR ersätter HR+ och Egenrapporteringen. Med start 21 oktober kommer chefer och anställda att gå över till det nya systemet. Här kan du läsa om projektet, ta del av tidplanen och få svar på vanliga frågor.

Beslut

Beställare: Kerstin Jacobsson, universitetsdirektör

Projektägare: Annica Fröberg, personalchef

Projektet i korthet

  • Projektet innebär att KTH ska få ett nytt system för ledighet, frånvaro och tidrapportering, samt lönehantering. Det nya systemstödet KTH-HR integrerar lön-och tidrapportering i ett gränssnitt med rollstyrda funktioner anpassade för KTH:s behov.
  • HR, chefer och anställda kommer att gå över till KTH-HR under en övergångsperiod med start 21 oktober 2024. 
  • Information och stöd erbjuds löpande från projektet genom HR. Stödet till verksamheten för lön-och tidrapportering kommer att vara samma som idag.​

Viktiga datum 2024

  • 15 oktober – sista tillfälle för chef att attestera i Egenrapporteringen (kl 16:30).
  • 16-20 oktober – under perioden finns inget system att rapportera frånvaro, ledigheter och tid i. Ifall du t.ex. blir sjuk under dessa dagar, får du registrera det i KTH-HR 21 oktober. Du behöver fortfarande informera din chef om frånvaron enligt nuvarande rutiner.
  • 21 oktober – det går att logga in i KTH-HR.
  • Från och med 21 oktober– samtliga anställda behöver under oktober månad uppdatera sina personliga uppgifter i det nya systemet, exempelvis nära anhörig, samt födelsedata på barn för att kunna registrera vård av barn.

  • Från och med 21 oktober–samtliga anställda rapporterar frånvaro och ledigheter digitalt i det nya tidrapporteringssystemet, exempelvis vid sjukdom, vård av barn eller ansökan om ledigheter.
  • Mellan 28-31 oktober–Timanställda rapporterar sin arbetade tid för oktober direkt i systemet. Har de redan lämnat in tidrapporter på blankett kommer dessa hanteras enligt tidigare rutin. Efterföljande månader kan timanställda rapportera sin arbetstid löpande, men den ska som senast rapporteras i slutet av varje månad. Detta gäller inte tentavakter, de kommer fortsatt få hjälp av HR med sina tidrapporter.
  • 25 november – första löneutbetalning från det nya systemet.

Zoom-sessioner för chefer

För att underlätta övergången erbjuder löneprojektet Zoom-sessioner för chefer. Under dessa sessioner får du lära dig hur du som chef navigerar i systemet, ser din grupp, samt hur du godkänner och attesterar ärenden.

Datum och tid:

Syfte

Syftet med projektet är att förstärka KTH:s digitala systemstöd, särskilt inom lön- och tidrapportering, samt att förbättra interna processer för lön-och tidrapportering. Nuvarande system för lön- och tidrapportering HR+ inklusive Egenrapporteringen har genomgått en konkurrensutsättning och behöver bytas ut. Det nya systemstödet KTH-HR innebär ett förbättrat tekniskt stöd för integrationer, mer automatiserade arbetsflöden och minskar belastningen på KTH:s infrastruktur. KTH-HR underlättar för KTH:s löneadministratörer genom ökad digitalisering och färre repetitiva arbetsuppgifter samt innebär ett minskat personberoende. Detta leder till en mer effektiv och hållbar verksamhet.

Mål

Systemstödet inom HR-området ska förstärkas i led med en långsiktig utveckling av HR-stödet inom hela KTH.

Målet är att KTH efter avslutat projekt ska ha uppnått följande:

  • implementerat ett nytt lön-och tidrapporteringssystem

  • tagit fram processer, information och stöd för det nya systemet

  • en stabil och kvalitativ utbetalning av löner till all KTH-personal

  • ett lönesystem som möjliggör integrering av HR-system och andra relevanta system.

Effektmål 

Efter avslutat projekt ska ett antal övergripande effektmål ha uppnåtts:

  • ökad kvalitet i löneunderlag och löneutbetalningar
  • effektivisering av HR-rutiner och på sikt ett mer samordnat arbetssätt

  • enkel tillgång till kvalitativ data som möjliggör uppföljning och extern rapportering.

Övergripande tidplan

  • Information till verksamheten och utbildning av HR (augusti-september).
  • Lansering och implementering av nytt systemstöd och rutiner. Chefer och anställda börjar använda det nya systemstödet (från och med 21 oktober-november).
  • Slutgiltig övergång och lönekörning i det nya systemet. Projektavslut och överlämning till förvaltning (november-december).

Information, stöd och support

Du får på samma sätt som idag stöd från HR för frågor rörande lön-och tidrapportering. HR vid skolor och verksamhetsstödet ger även utökat stöd och support under implementering.

  • Under oktober publiceras rutiner och systemguider på intranätet. 
  • Från och med november erbjuds Zoom-tillfällen för chefer om hur de arbetar i KTH-HR. Mer information kommer.