Vanliga frågor och svar
Här hittar du svar på vanliga frågor om löneprojektet och det nya systemstödet KTH-HR. Har du fler frågor är du välkommen att kontakta din HR-avdelning eller projektgruppen.
Varför byter KTH system för lön-och tidrapportering?
KTH:s nuvarande system för lön-och tidrapportering har genomgått en konkurrensutsättning och behöver bytas ut. För att möjliggöra en hållbar utveckling av HR-stödet vid KTH behöver systemstödet moderniseras och förstärkas, vilket också efterfrågas av verksamheten. Under hösten 2024 implementeras därför ett nytt systemstöd; KTH-HR, för ledigheter, frånvaro och tid.
När införs det nya systemstödet?
KTH-HR implementeras under en övergångsperiod med start 21 oktober 2024. Nuvarande system HR+ och Egenrapporteringen fasas ut och avvecklas helt i december 2024.
Vilka viktiga datum behöver jag känna till?
- 15 oktober – sista tillfälle för chef att attestera i Egenrapporteringen (kl. 16:30).
- 16-20 oktober – under perioden finns inget system att rapportera frånvaro, ledigheter och tid i. Ifall du t.ex. blir sjuk under dessa dagar, får du registrera dem i KTH-HR 21 oktober. Observera att du fortfarande behöver informera din chef om frånvaron enligt nuvarande rutiner.
- 21 oktober – det går att logga in i KTH-HR.
- 25 november – första löneutbetalning från det nya systemet.
Vilka förändringar påverkar alla anställda?
All lön-och tidrapportering kommer att ske i KTH-HR. Följande förändringar gäller HR, chef och anställda från och med 21 oktober 2024:
-
Samtliga anställda behöver uppdatera sina personliga uppgifter i det nya systemet under oktober månad, exempelvis nära anhörig, samt födelsedata på barn för att kunna registrera vård av barn (vab).
- Samtliga anställda rapporterar frånvaro och ledigheter digitalt i KTH-HR, exempelvis vid sjukdom, vård av barn eller ansökan om ledigheter.
Hur påverkas jag som har flextidsavtal?
När du behöver rapportera en frånvaro eller ledighet kommer du från och med 21 oktober 2024 att göra det i KTH-HR. I slutet av varje månad/period behöver du klarmarkera i systemet. Detta för att din chef ska se att du har rapporterat färdigt innevarande månad.
Hur ska jag hålla koll på och rapportera min flextid?
Du som har flextidsavtal rapporterar flextid på samma sätt som idag fram till 31 augusti 2025. Från och med 1 september 2025 ska du rapportera din tid digitalt i KTH-HR. Du kommer att få mer information från HR om flextidsrapportering framöver.
Hur påverkas jag som timanställd?
Från och med 21 oktober 2024 kommer du som är timanställd att rapportera din arbetade tid digitalt i KTH-HR istället för den nuvarande pappersblanketten. Manualer för hur du ska rapportera din tid publiceras på intranätet under oktober.
Hur påverkas jag som tentavakt?
HR kommer initialt att hantera registrering av tentavakters arbetade tid i KTH-HR.
Hur ska jag som chef arbeta när Egenrapporteringen försvinner?
Du kommer löpande att godkänna dina anställdas frånvaro och ledigheter i KTH-HR. Chef ska också attestera vid slutet av en månad/period. Om du som chef behöver stöd med attesten kan du vända dig till HR på din skola.
Hur ska chef attestera tidrapporter från timanställda?
Du som chef har möjlighet att attestera tidrapporter från timanställda (motsvarande dagens arvodesblankett) i KTH-HR i slutet av månad/period i samband med övrig attest.
Vad händer med anställningsavtal och anställningsbekräftelser?
Anställningsavtal och anställningsbekräftelser skrivs och signeras via det nya lönesystemet. Wordmallen för anställningsavtal upphör att gälla. HR registrerar anställningsavtal i KTH-HR, chef kommer att attestera och signera avtalen. Den nya rutinen publiceras på intranätet under oktober.
Hur lär jag mig använda KTH-HR?
- HR utbildas i systemet under augusti, september och oktober.
- Systemguider för medarbetare och chef publiceras på intranätet under oktober.
- Från och med 21 oktober erbjuder HR extra stöd till chefer under perioden för implementering.
- Under november och december erbjuds Zoom-tillfällen för chefer om hur man arbetar i KTH-HR. Mer information kommer.
Vem kan jag vända mig till för frågor?
Har du frågor om hur du ska arbeta med lön-och tidrapportering i KTH-HR, kontaktar du HR på din skola eller på verksamhetsstödet på samma sätt som idag.
Hur samverkas projektet?
Projektet samverkas enligt rådande rutiner och avtal.