Lokaler i KTH Biblioteket

Lokalbokning

Biblioteket tar lokalhyra för Bibliotekshallen, Entréhallen och Sydöstra galleriet enligt bibliotekets gällande prislista. Ångdomen bokas via KTH:s lokalbokning.

Kontakta biblioteket@kth.se  för prisuppgift och bokning.

Sydöstra galleriet

Bokning är främst tillåten under vardagar kl. 8.00-13.30. Under de veckor då KTH:s studenter har eget arbete och tentavecka är lokalen inte bokningsbar. Utanför terminstid kan lokalen bokas under den tid biblioteket är öppet eller efter överenskommelse. Antalet personer i en omöblerad lokal är begränsad till 80 personer med avseende till brandskydd. Varje evenemang ska analyseras av säkerhetsenheten för bedömning av åtgärder och exakt antal personer som eventet kan ta emot.

Entréhallen

Endast utrymmet vid fönstret mellan entrén och porten till Norra tornet är bokningsbart. Utrymmet är bokningsbart under terminstid. Antalet personer i en möblerad entréhall är begränsad till 90 personer med avseende till brandskydd. Varje evenemang ska analyseras av säkerhetsenheten för bedömning av åtgärder och exakt antal personer som eventet kan ta emot.

Bibliotekshallen

Vid mycket speciella tillfällen kan hela lokalen bokas. Mindre delar av bibliotekshallen kan bokas för t.ex. fotografering. Antalet personer i bibliotekshallen är begränsad till 270 personer med avseende till brandskydd. Om verksamheten på plan 3 och 4 tillfälligt stängs av kan personantalet på plan 2 ökas till 850 personer. Varje evenemang ska analyseras av säkerhetsenheten för bedömning av åtgärder och exakt antal personer som eventet kan ta emot.

Ångdomen

Bokningsförfrågningar gällande Ångdomen sker via KTH:s lokalbokning 9400@admin.kth.se  och faktureras via lokalbokningen. Med avseende till brandskydd är antalet personer begränsad till 96 personer när lokalen är möblerad. Lokalen är i första handa en studiemiljö och bokas därmed sparsamt.

GRU-salar

I de fall värdefull utrustning behöver förvaras i biblioteket före och efter evenemanget ska GRU-sal bokas för detta ändamål. I bokningen ska anges att GRU-salen ska vara låst och att passerkortsbehörighet krävs, kontakta kortexp@kth.se . Biblioteket har inga andra lokaler tillgängliga för förvaring.

Rutin för bokning

Alla bokningsförfrågningar gällande evenemang i KTHB skickas till biblioteket@kth.se . Vid större evenemang som involverar bibliotekshallen eller större del av bibliotekets lokaler, bereds bokningsförfrågan i särskild ordning och beslutas av bibliotekschef ibland i dialog med KTH:s ledning.

För samtliga lokaler gäller att den inbokade verksamheten ska ha en koppling till KTH eller kunna räknas som samhällsnyttig (till exempel förtidsröstning eller vaccination).

För att hålla ett evenemang i KTH Biblioteket ska följande kriterier vara uppfyllda:

• Evenemanget ska ha en tydlig koppling till KTH och/eller bibliotekets verksamhet.
• Evenemanget bör vara öppet för bibliotekets besökare i de fall evenemanget sker under bibliotekets ordinarie öppettider.
• Evenemanget bör inte äga rum under någon av tentamensperioderna. Läsårsindelningen med tentaperioder finns på KTH:s webbplats Läsårsindelning på KTH .

Rutiner vid evenemang på KTHB  

Säkerhet under evenemanget

Säkerhetsavdelningen ska alltid underrättas. Varje event ska analyseras av säkerhetsenheten för bedömning av åtgärder och exakt antal personer som eventet kan ta emot. Skicka information om evenemanget, datum och tid, lokal samt antalet besökare till sakerhet@kth.se .

Möblering

I bibliotekshallen finns studieplatser i form av rundlar med bokhyllor på utsidan. Rundlarna är fast inredning med indragen el och de är inte konstruerade för att flyttas. Den fasta inredningen flyttas endast i undantagsfall. Arrangören måste separat boka och bekosta lokalhyra för förvaring samt bekosta och boka hantverkare alternativt en flyttfirma som genomför packning och flytt. Kontakta hantverkarna@kth.se  i god tid för att diskutera hur flytt av möbler och böcker kan utföras.

Böckerna måste packas ner i korrekt ordning för att sedan kunna ställas tillbaka på rätt plats efter evenemanget. Tidsåtgången för packning och flytt är minst två arbetsdagar före och en dag efter evenemanget vilket måste räknas in i bokningen av bibliotekshallen. All bokad tid förhindrar studenters tillgång till lokalen och dess samlingar och bör därför ske mycket sparsamt.

Teknik

KTH:s IT-avdelning ansvarar för den befintliga tekniken i alla KTH:s lokaler och erbjuder support för evenemang. Beställningar görs till IT-avdelningen it-support@kth.se .

Ljus

Ljuset i bibliotekets lokaler sköts centralt av Akademiska Hus som behöver kontaktas för evenemang efter ordinarie arbetstid eller i de fall en viss ljussättning önskas. Efter ordinarie arbetstid är vissa lokaler nedsläckta respektive upplysta efter en förinställning som personal på KTH inte kan ändra.

Information

Bibliotekets informationsdisk kan inte hjälpa till med några frågor inför eller under evenemanget. Frågor ska ställas till på förhand utsedda kontaktpersoner. Arrangören bör själv se till att bemanna en egen informationsdisk dit personal och gäster kan vända sig med alla frågor som rör evenemanget.

Skyltning vid evenemang i bibliotekets lokaler

Skyltar och affischering och övriga trycksaker både i tryckt och digitalt format i biblioteket kräver särskilt tillstånd från bibliotekets kommunikationsgrupp. Alla frågor ska ställas till biblioteket@kth.se .

Lokalvård i anslutning till evenemanget

Arrangören ansvarar för att lokalen återställs i gott skick, rester och skräp ska städas bort. Det är bra att se över hur rutinerna kring lokalvård fungerar i anslutning till evenemanget och avgöra om det behövs extra städning. Frågor om lokalvård och bokning av extra städ görs till lokalserviceavdelningen och offereras per tillfälle. Kontakta 9200@admin.kth.se .

Lokalvård vid catering

När evenemanget avslutas är det arrangörens ansvar att se till att allt som rör cateringen städas bort, ingenting får lämnas kvar i bibliotekets lokaler. (Detta bör lämpligen ingå i beställningen till cateringföretaget).

Garderob

Biblioteket tillhanda håller inte med garderob, arrangören måste själv se till att klädhängare finns på plats. Viktigt att tänka på är att KTH inte ersätter stulna värdesaker. Fundera därför på om det behövs en bemannad garderob, om det endast finns tillgång till en obemannad garderob, se då till att någon meddelar gästerna att det är på egen risk de lämnar värdesaker obevakade.

Entrévärd

När biblioteket är stängt ska arrangörer se till att gästerna slussas in och ut ur byggnaden samt se till så att inte obehöriga tar sig in i huset.

Passerkort

Säkerställ att samtliga lokaler är öppna under de tider ni behöver. Beställ passerkort till de som arbetar om det behövs, kolla upp hur många ni behöver och att passerkortet har access till de lokaler ni fogar över. Access beställs hos kortexp@kth.se .

Ansvarsområden

Ha tydliga ansvarsområden i projektgruppen för att enklare kunna hantera kommunikation med leverantörer, oförutsedda händelser och kunna ta hand om talare och andra medverkande på ett professionellt sätt.