Så här gör du en kommunikationsplan

En kommunikationsplan ger svar på vad du ska säga, genom vilka kanaler, när i tiden och till vem du behöver säga det.

Bakgrund

Beskriv bakgrunden och anledningen till den planerade kommunikationsinsatsen. Beskriv bakomliggande faktorer som är av vikt.

Kommunikationsplanen ska gå i linje med KTH:s kommunikationsstrategi  och vision och övergripande mål . 

Nulägesbeskrivning/nulägesanalys

Vilka företeelser inom organisationen kan vara av betydelse? Vilka andra pågående företeelser i vår omvärld kan vara av betydelse?

• Analysera och beskriv nuläget av kommunikationen
• Vad är det som ska kommuniceras i anslutning till projekt/aktivitetens mål?
• Finns det något problem som kommunikationsplanen bör lösa?

Avgränsningar

Vilka är avgränsningarna, dvs vilka problem eller uppgifter ska denna kommunikationsplan inte lösa?

Syfte

Beskriv syftet med kommunikationen, varför ska vi kommunicera och vad ska vi uppnå. Syftet ska uttryckas som den generella målsättningen och inriktningen kopplat till projektets/verksamhetens/aktivitetens mål.

Strategi

Tänk igenom strategin. Koppla den till kommunikationsbehov och förutsättningar. Alla projekt har risker och framgångsfaktorer. En del av riskerna kan motverkas genom en genomtänkt kommunikation.

Vad kan motverka kommunikationsmålen. Vilka hinder finns? Konkurrenter?

• Vilka risker med projektet behöver kommuniceras/hanteras innan problem uppstår?
• Finns det några personer som är särskilt viktiga att ha med sig för att projektet ska kommuniceras på bästa sätt?

Ett sätt att arbeta fram strategin är en SWOT-analys (Strengths Weaknesses, Opportunities och Threats). Tänk igenom styrkor, svagheter, möjligheter och hot för kommunikationen.

Glöm inte att analysera ditt resultat och göra en åtgärdsplan, gör detta på de punkter som du anser är prioriterade och av tillräcklig vikt, beskriv detaljerat hur och när du ska utföra en aktivitet i åtgärdsplanen. (SWOT-analys finns som bilaga i mallen för nedladdning)

Mål:

Beskriv de konkreta resultat som kommunikationen ska uppnå. Målen kan vara kvantitativa och kvalitativa.

• Informationsmål – Vad ska målgruppen veta
• Kunskapsmål - vad målgruppen ska kunna. Kan finnas på en skala mellan ”känna till”
  och ”Kunna räkna upp, veta, förstå”.
• Attitydmål - vad målgruppen ska tycka. Kan finnas på skalan mellan ”Tolerera” och ”Älska”
• Motivationsmål – vilken motivation ska målgruppen ha. Kan finnas på en skala mellan ”Tänka sig att göra” till ”Kämpa för”
• Beteendemål – vad målgruppen ska göra. Kan finnas på skalan från ”Pröva en gång” till ”Alltid göra”.

Mål bör vara kopplade till kommunikationsstrategi/projektmålen/aktivitetsmål/verksamhetsmål.

 Målen kan listas i form av en tabell (Se bilaga i mallen för nedladdning):

Målgrupper/aktörer

• Definiera målgrupper, aktörer, intressenter och nyckelpersoner.
• Vilka är aktörer/målgrupper?
• Var befinner de sig?
• Vilken situation befinner de sig i?
• Hur ser kommunikationen ut till dem idag?
• Vad kan de, vad kan de inte?
• Vilka är deras förutsättningar?
• Finns det primära och sekundära aktörer?
• Ska några grupper/individer prioriteras?
• Ska vi kommunicera olika saker till olika grupper/individer?
• Behöver vissa målgrupper mer information än andra?

Budskap

Vad ska kommuniceras? Svara på frågorna: vad, varför och hur? Behöver informationen anpassas till flera olika målgrupper? Fundera kring vad målgruppen vet idag så ditt budskap och din kommunikation är på ”rätt nivå”

Rationell information fungerar för den redan intresserade, emotionellt för den mindre intresserade. Tänk igenom tilltal, ton och budskap så det stämmer överens med KTH:s kommunikationsstrategi och värdeord (Dynamisk, Nyskapande, Handlingskraftig och lyfta våra stjärnor).

Kanal/Medieval

Fundera på den målgrupp som du har sagt är viktig för din kommunikation. Vart söker de information? Hur vill de ha sin information paketerad? Vart når du dem bäst?

Ansvarsfördelning

Tid- och aktivitetsplan

Ange planerade projektleveranser, datum de beräknas vara klara samt en kortare beskrivning av dem. Gäller kommunikationsplanen för en längre tid är det bra att dela upp aktiviteterna månadsvis

Kommunikationsbudget

Ange kostnader och investeringar kopplade till kommunikationsplanen. Här listas några vanligt förekommande

Kostnadsslag Kostnad - budgeterad

Personalkostnader  

Material, tryckkostnader

Konsultarvoden  

Annonsering

Övriga kostnader  

Summa: