Att samla in personuppgifter via KTH:s formulärstjänst

Viktigt att veta om hantering av personuppgifter i formulärstjänsten.

  • KTH:s formulärstjänst ligger i egen drift och all insamlad information lagras i databaser förvaltade av KTH.
     
  • Förvaltning, drift och underhåll av tjänsten medför inte att någon insamlad information sprids utanför KTH.

    Tänk dock på att om du väljer att låta ett bekräftelsemejl skickas till användaren av ett formulär kommer informationen att hanteras av den e-postleverantör som är kopplad till angiven e-postadress. Om du via inställningar gör medskick av svar obligatoriskt i bekräftelsemejlet behöver du vara införstådd med att dessa svarsdata de facto hanteras av tredje part så fort annat än KTH-adress anges! Använd inte denna inställning om det är problematiskt att svarsdata hanteras på detta sätt. Låt då användaren själv avgöra om bekräftelsemejlet ska innehålla svaren.
     
  • Formulärstjänstens systemadministratörer har tillgång till all insamlad data. Detta ska beaktas om formulär samlar in uppgifter av känslig karaktär. Vid insamling av känsliga personuppgifter måste alltid KTH:s dataskyddsombud vara vidtalad: dataskydd@kth.se . Tjänsten bör över huvud taget inte användas för insamlandet av information som faller in under sekretessbestämmelser.
     
  • Användare som har besvarat formulär skapade i formulärstjänsten kan begära ut sina lämnade uppgifter och om så önskas få dem raderade ur systemet. Det kräver dock att användaren kan identifiera sig som avsändare. Det sker lämpligtvis genom vidarebefordran av bekräftelsemejl på inskickat svar eller via annan identifikator. Förfrågningar av detta slag skickas till it-support@kth.se  .

    Ovanstående kräver att insamlad information finns kvar i systemet.
     
  • Redaktörer som själva raderar insamlad information ur formuläret raderar också informationen permanent ur systemet. Insamlad information raderas från formuläret via Ta bort-knapparna i formulärets "Visa svar"-del. Detta förfarande rekommenderas för alla formulär som inte längre är i bruk!
     
  • Undvik generellt att samla in information som räknas som personuppgifter om informationen inte är nödvändig och lagra inte sådan information i KTH:s system längre än nödvändigt.
     
  • Upplys användaren av formuläret om hur insamlad information kommer att användas!

    I formulärets flik för "Inställningar" finns möjlighet att aktivera en standardtext som visas i slutet av formuläret och som hänvisar till sidan KTH:s behandling av personuppgifter via webbformulär .

Läs mer om KTH:s behandling av personuppgifter .

Hjälpte denna sida dig?
Tack för din åsikt!
Innehållsansvarig:it-support@kth.se
Tillhör: KTH Intranät
Senast ändrad: 2019-12-09