Att tänka på när du använder formulärstjänsten

Skapar du ett formulär har bara du behörighet till det!

Förutsatt att du inte lägger till ytterligare redaktörer eller knyter formuläret till en mapp som andra har behörighet till så är formulär du skapar bundna till dina rättigheter. Andra kommer inte åt att redigera dina formulär. Slutar du på KTH eller byter tjänst måste du göra en överlämning av formulär som fortfarande ska vara aktiva genom att ange andra redaktörer för dem! Det finns ingen central funktion som hanterar den här typen av rättigheter! Förankra därför dina formulär i den närmaste organisationen och se till att det finns tryggad hantering av dem.

Att ange redaktör för formulär ger inte behörighet till formulärstjänsten

Om du anger en KTH-användare som redaktör för ett formulär eller en mapp betyder det att innehållet blir åtkomligt i innehållslistan för den personen - förutsatt att denne har behörighet till själva formulärstjänsten! För att kunna logga in i tjänsten behöver användaren särskilda rättigheter som beställs via sidan Beställ behörighet till KTH:s formulärstjänst .

Att klicka på Klar-knappen för en fråga sparar inte formuläret

Ändringar i ett formulär slår igenom först när du klickar på Spara-knappen nedtill på sidan.

Formulär måste vara stängda för att kunna raderas

Du måste aktivt bocka i att ett formulär är stängt under fliken Inställningar för att raderalänken ska visas i listan över formulär. Det räcker inte att ett formulär är stängt via begränsning av svarsdatum eller max antal svar.

Ändringar i formulär påverkar uppställningen av svar i Excel

Om du i ett formulär som redan har tagit emot svar tar bort eller lägger till frågor påverkar det uppställningen av svar när du exporterar dem i Excel-format. Excel-dokumentet listar då de inkomna svaren grupperade i olika versioner, baserat på hur formuläret har ändrats. Rent praktiskt innebär detta att en fråga som har haft olika placering i formuläret under tiden svar inkommit inte kommer ha sina svar listade i en och samma kolumn genom hela Excel-dokumentet.

Ändrar du delnamn för webbadress utgår tidigare adress

Tänk igenom webbadressen för formuläret. När du väl spridit adressen är det olämpligt att ändra den. Tidigare adress upphör att fungera.

Formuläret skickar inte mejlsvar om mottagare inte anges

Du behöver i inställningarna för formuläret ange vilka som ska ta emot skickade svar via e-post. Anges inte mottagare behöver inkomna svar hämtas ut från formulärstjänsten, via länken "Visa svar" eller genom Excel-export.

Bekräftelsemejl till avsändaren kräver e-postfråga

Under fliken Inställningar kan du ange vilken information som ska visas i mejlet som skickas till den som fyllt i formuläret. Det förutsätter dock att formuläret innehåller en fråga av e-posttyp där det är ibockat att bekräftelsemejl ska skickas till den angivna adressen. Det går alltså inte ut något bekräftelsemejl om e-postadress inhämtas via någon annan frågetyp.

Kommer jag få en massa spam genom formuläret?

Med stor sannolikhet inte. Webbrobotar som söker upp och missbrukar formulärstjänster kommer inte åt formuläret genom att genomsöka HTML-koden. Formuläret visas endast när det öppnas i webbläsare.

Formulärstjänsten kräver stöd för Javascript

Användare som inte har aktiverat stöd för Javascript i webbläsaren kommer inte att kunna använda formuläret. 

Internet Explorer stöds inte

Det går bra att besvara formulär i åtminstone den senaste (och sista) versionen av webbläsaren Internet Explorer (11), men stödet för att skapa och redigera formulär är ytterst begränsat. Använd annan webbläsare när du jobbar i tjänsten (Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge et c). 

Formulärstjänsten i mobiltelefon

Formulärstjänsten har inte stöd för skapandet av nya formulär eller tillägg av frågor i befintliga formulär i mobiltelefon. Det går dock bra att redigera eller ta bort befintliga frågor samt ändra inställningar och ta del av inkomna svar. Att använda liggande mobilläge underlättar.

Teknik kan krångla

För att mildra konsekvenserna av att formulärssvar inte har kunnat skickas på grund av tekniska problem är det bra om användaren uppmärksammas på vad som utmärker en lyckad postning. Läs mer här: När något går fel...

Frågor om formulärstjänsten skickas till it-support@kth.se .