Inställningar

Följande inställningar kan du göra för ditt formulär.

Svar

Text i knapp för att skicka formulär

Här anger du vad som ska stå i knappen som användaren klickar på för att skicka formuläret. 

Det förifyllda värdet är ”Skicka” och gäller så länge du inte ändrar det. Fältet är obligatoriskt. Du kan alltså inte lämna det tomt.

Text att visa vid inlämnat svar

Här anger du vilken text som visas för användaren när denne skickat formuläret. Texten kan formateras med Markdown-syntax .

Det förifyllda värdet är ”Tack för inskickat svar!” och gäller så länge du inte ändrar det. Fältet är obligatoriskt. Du kan alltså inte lämna det tomt.

Hantering av personuppgifter

Bocka i detta alternativ om du hämtar in personuppgifter via formuläret, så som exempelvis namn och personnummer. Användaren måste då godkänna en standardtext om hantering av personuppgifter i slutet av formuläret för att kunna skicka sitt svar.

Genom att godkänna dessa villkor ger användaren sitt samtycke till att uppgifterna lagras och hanteras av KTH.

Det är av yttersta vikt att även du som redaktör är införstådd med dessa villkor och agerar utifrån standartextens utfästelser. Som redaktör är du ansvarig för insamlandet av uppgifterna och behöver vara medveten om vilka skyldigheter detta medför. Läs noga igenom informationen på sidan Att samla in personuppgifter via KTH:s formulärstjänst .

Vid insamling av känsliga personuppgifter ska alltid KTH:s dataskyddsombud först kontaktas: dataskydd@kth.se . Exempel på känsliga personuppgifter är uppgifter om etniskt ursprung, politiska åsikter och religiös övertygelse.

Bekräftelsemejl

Innehåller formuläret en e-postfråga där det är ibockat att ett bekräftelsemejl ska skickas till avsändaren kan du ange vilken text som ska visas i mejlet.

Fyller du inte i någon egen information visas den förifyllda texten. 

Observera att bekräftelsemejl kräver fråga av e-posttyp. Det skickas inte något mejl till användaren om e-postadress hämtas in via annan frågetyp!

Text i mejlets ämnesrad 

Bekräftelsemejlets så kallade subject-rad. Den text som visas i listan över inkomna mejl.

Rubrik i mejlet

Rubrikformaterad text överst i mejlets meddelandefält.

Text i mejlet

Texten som följer på rubriken.

Om användaren har valt att inkludera sina svar i mejlet eller om du som redaktör gjort medskick av svar obligatoriskt kommer dessa att visas under den text du anger i fältet.

E-postadress att använda som avsändare för bekräftelsemejl

Om mottagaren av bekräftelsemejlet väljer att besvara det skickas svaret till den adress som du anger här. Anges ingen adress kommer svar på bekräftelsemejl att skickas till adressen noreply@kth.se och returnera ett mejl med felmeddelande om att mottagare saknas.

Mottagare av svar

Här anger du vilka e-postadresser som ska ta emot skickade formulär. 

Tänk på att e-postmottagare som anges här tar emot alla skickade formulär oavsett inställningar i rullgardinsfråga med olika e-postmottagare.

Fältet för namn har ingen teknisk betydelse men klargör för andra redaktörer vilken person eller funktion som är kopplad till en e-postadress.

Redaktörer för formulär

Redaktörer satta på mappnivå

Om formuläret tillhör en mapp listas redaktörerna för denna här. Genom behörighet på mapp får dessa behörighet till alla formulär som ligger i mappen. Deras behörigheter kan inte tas bort från ett enskilt formulär.

Redaktörer för formulär

Här anger du vilka personer som ska ha åtkomst till formuläret (utöver de som har behörighet på mappnivå).

För att lägga till användare behöver du välja användare ur listan över KTH-konton som visas under inmatning. Du kan alltså inte enbart ange användarnamnet i fältet utan behöver också välja det ur listan.

Observera att endast användarnamnet gäller, ej fullständig e-postadress!

Tänk också på att alla redaktörer även behöver behörighet till själva formulärstjänsten. Behörighet tilldelas via beställningssidan Beställ behörighet till KTH:s formulärstjänst .

Språk

Språk för formuläret

Ange vilket språk som gäller för formuläret. Detta styr bland annat den text som visas när fält inte är korrekt ifyllda eller när ett formulär bara är öppet under en begränsad tid.

Nyskapade formulär är på förhand svenskspråkiga. Om du byter språk på ett formulär till engelska behöver du manuellt ändra förifylld information i olika textfält till engelska. Till exempel texten i skicka-knappen och på sidan som visas när formuläret är skickat samt informationen i eventuellt bekräftelsemejl.

Via språklänk längst upp till höger i formulärstjänstens sidhuvud kan du byta språk på själva redaktörsgränssnittet, men det har inte bäring på vilket språk som gäller för det formulär du jobbar med. Tänk på att skilja på detta.

Tillgänglighet

Stäng formuläret 

Bocka i detta alternativ om formuläret inte längre ska gå att besvara.

Formuläret finns kvar som vanligt i formulärstjänsten men är markerat som stängt i listan över formulär.

Bockar du ur kryssrutan blir formuläret aktivt på nytt.

När formuläret är stängt kan det också raderas från listan över formulär. Tänk på att all information då försvinner. Om insamlade svar ska bevaras behöver du spara ned dem innan du raderar formuläret. De kan inte återställas!

Om personuppgifter har samlats in är det att rekommendera att alla formulär inklusive svar raderas så fort de har fullgjort sitt syfte. Allt enligt principen att personuppgifter inte ska hanteras i onödan eller utöver samtycke. Lagrar du personuppgifter för ändamål utöver de som användaren har godkänt i formuläret behöver nytt samtycke inhämtas.

Formuläret är bara öppet mellan följande datum 

Bocka i detta alternativ om formuläret bara ska vara tillgängligt under en begränsad tid. Klicka i underliggande fält för att aktivera navigerbara kalenderrutor där du anger start- och slutdatum. 

När ett formulär stängs vid passerat slutdatum skickas ett mejl till formulärets redaktörer som uppmärksammar på att formuläret är stängt och som länkar till de inkomna svaren. 

Formuläret stängs efter följande antal svar 

Bocka i detta alternativ om formuläret ska stängas när ett visst antal svar har inkommit. Ange hur många svar som tillåts i det underliggande fältet.

Raderar du inkomna svar tillåts lika många nya svar.

När ett formulär stängs vid uppnått antal svar skickas ett mejl till formulärets redaktörer som uppmärksammar på att formuläret är stängt och som länkar till de inkomna svaren. 

Inställningen för max antal svar kan kombineras med inställning för slutdatum. För ett formulär innebär kombinationen:

  • Formuläret stängs när det har tagit emot max antal svar även om slutdatumet inte passerat
  • Formuläret stängs när slutdatumet har passerat även om inte max antal svar inkommit

Tänk på att inställningar för max antal svar inte påverkar hur många svar en och samma användare kan skicka.

Visa information om när formuläret stänger (överst i formuläret)

Bocka i detta alternativ om formuläret ska innehålla information om när det stänger. Informationen baseras antingen på vid vilket datum det stängs eller hur många återstående svar som tillåts.

Gäller båda alternativen uttrycks meddelandet enligt principen: ”Formuläret är öppet tills ytterligare X svar har registrerats dock senast till och med YYYY-MM-DD.”

Text att visa när formuläret är stängt

Ange vilken information som visas istället för formuläret när det är stängt. Texten kan formateras med Markdown-syntax .

Tänk på att den här texten gäller i alla sammanhang där formuläret inte visas. Det vill säga:

  • När formuläret är stängt via kryssrutan för att stänga ett formulär
  • När formuläret inte har öppnat än på grund av att startdatum inte infallit
  • När formuläret har stängts på grund av att slutdatum passerat
  • När formuläret har stängts på grund av att max antal svar inkommit

Du behöver med andra ord sätta en text som fungerar oavsett under vilka omständigheter formuläret inte visas.

Formuläret ska endast besvaras en gång per användare

Bocka i detta alternativ om en och samma användare bara ska kunna skicka formuläret en gång. 

Tänk på att funktionen endast bygger på att en så kallad kaka (”cookie”) sätts i användarens webbläsare. Samma användare kan besvara formuläret på nytt i annan webbläsare, på annan dator eller genom att rensa sina kakinställningar.

Användaren måste vara inloggad för att kunna besvara formuläret

Bocka i detta alternativ om inloggning med KTH-konto krävs för åtkomst till formuläret.

Tänk på att denna inställning inte påverkar huruvida bekräftelsemejl skickas till användaren eller inte. Bekräftelsemejl kräver alltid att e-postfråga används i formuläret.

Bocka i det efterföljande alternativet "Visa inloggad användare i insamlade svar" om information om vem som postat formuläret ska skickas med svaret. Tänk på att inte bocka i detta alternativ om formuläret ska besvaras anonymt. Om alternativet bockas i visas användarens användarnamn för KTH-konto samt för- och efternamn i svarsuppgifterna.

Tänk på att formulär som bara är åtkomliga för inloggade användare inte visas alls om de bäddas in på webbsidor som är publika för alla besökare. (I Polopoly är det därför lämpligt att det är sidan som bär på det inbäddade formuläret som kräver KTH-login och att själva formuläret är publikt. Ange behörighetsgruppen "app.cortina.affiliationer.alla" i webbplatsrättigheterna för den aktuella sidan .)

Samla in information om användarens webbläsare 

Bocka i detta alternativ om du vill att insamlade svar ska kompletteras med information om användarens webbläsare.

Plats

Läsvänligt led i formulärets webbadress

Ange ett läsvänligt led för webbadressen till formuläret. Detta saknar relevans om du endast hänvisar till en webbsida där formuläret finns inbäddat. Anger du inget eget led för adressen kommer formuläret att nås på adressen www.kth.se/form/[formulärets ID-nummer].

Den fullständiga webbadressen kan kopieras från det underliggande fältet: ”Formulärets webbadress”

Ogiltiga tecken i webbadress, så som mellanslag och stora bokstäver ersätts med bindestreck.

Tänk på att om du ändrar ett manuellt satt delnamn för ett befintligt formulär upphör den gamla webbadressen att gälla.

Hemlig webbadress till formulär

Webbadressen till formuläret enligt formulärets ID-nummer. Ange inget eget led för för adressen i inställningen ovan och hänvisa enbart till den hemliga webbadressen när du vill försvåra för obehöriga att nå formuläret.

ID-nummer för Polopoly

För inbäddning i Polopoly kopiera ID-numret och klistra in det i det särskilda formulärblocket i Polopoly .

Inbäddningskod

HTML-kod för inbäddning av formulär på webbsida. Använd formulärblocket i Polopoly  för inbäddning på Polopoly-sida.

Hjälpte denna sida dig?
Tack för din åsikt!
Innehållsansvarig:it-support@kth.se
Tillhör: KTH Intranät
Senast ändrad: 2019-12-09