Processer för besök

Bakgrund

Det är viktigt att KTH:s besökare får en givande och positiv upplevelse eftersom framgångsrika besök stärker KTH:s varumärke och bidrar till att goda relationer skapas för framtiden, aktiviteter som motiveras av både KTH:s värdegrund och kommunikationsstrategi.

Av KTH:s värdegrund framgår att ”Vetenskapliga framsteg bygger på öppenhet och samverkan. KTH verkar för ett fritt informationsutbyte och för nationellt såväl som internationellt samarbete”. 

Huvudbudskapet i KTH:s kommunikationsstrategi är ”Brighter Tomorrow” vilket syftar till att KTH drivs av viljan att skapa en bättre morgondag. Genom att bygga nya relationer och underhålla befintliga stärks KTH:s varumärke och nätverk med intressenter vilket stödjer skapandet av en bättre morgondag. 

Syfte

Processerna för besök syftar till att stärka KTH:s varumärke och arbetet mot ett ”Brighter Tomorrow”. Processerna är framtagna för att underlätta arbetet för de som tar emot besök till KTH genom att skapa ett enhetligt tillvägagångssätt och för att kvalitetssäkra de besök som genomförs.

Organisering av besöksverksamheten på KTH

Inom det interna eventstödet finns en eventkoordinator som arbetar med KTH:s besöksverksamhet. Eventkoordinatorn är en stödfunktion för hela organisationen i planeringen och genomförandet av besök till KTH.

På varje skola bör det finns en besöksansvarig. Dessa har till uppgift att sprida processerna för besök på sin skola. När en besöksförfrågan kommer in till KTH via det interna eventstödet och en självklar värd eller medverkande saknas, kan en förfrågan skickas till den besöksansvarige på den skola som är aktuell för besöket. Denna ska kunna ge förslag på passande värd eller medverkande eller vidarebefordra förfrågan i sin organisation. 

Alla besök som kommer till KTH bör rapporteras till KTH:s interna eventstöd som för statistik över KTH:s besöksverksamhet för att få en övergripande bild av verksamheten.

Definition av besök till KTH

Ett besök till KTH är enskilda personer eller grupper som besöker KTH vid en förutbestämd tidpunkt. De flesta besökare har som syfte att;

• Ta del av utbildningsinformation
• Presentera sin organisation/verksamhet för KTH
• Bygga upp eller utveckla ett samarbete
• Ta del av KTH:s expertkunskap

I många fall initieras ett besök genom att gästerna själva kontaktar KTH, genom en tidigare kontakt. I andra fall bjuds besökarna in till KTH i syfte att främja KTH:s verksamhet. Merparten av de besök som genomförs på KTH kan delas in i nedanstående kategorier. Kategorierna beskrivs vidare i punkt 7.

• Enskilda forskare och forskargrupper, nationellt
• Enskilda forskare och forskargrupper, internationellt
• Studentrekrytering, nationellt
• Studentrekrytering, internationellt
• VIP besök
• Besök från media
• Övriga besök

Planering av besök

Ett besök till KTH ska alltid ses som ett tillfälle att marknadsföra KTH. Alla gäster ska få ett professionellt och genomtänkt bemötande oavsett vilken grupp av besök de tillhör eller hur besöket har initierats. Det ska finnas ett tydligt syfte till att KTH tar emot besöket och innehållet ska utformas efter detta. Förväntingar som besökaren kan tänkas ha samt vad KTH vill få ut av besöket ska noga tänkas igenom och ligga till grund för planeringen.

Det finns olika grundprinciper för olika grupper av besökare då det finns skillnader i förväntningar, syften och mål. Dock finns det vissa steg som alltid ska följas i början av besöksplaneringen för att besöket ska bli lyckat.

Organisation

När en besöksförfrågan eller inbjudan har blivit bekräftad ska en organisation kring besöket upprättas. Denna organisation kan variera beroende på typ av besök. Roller som kan komma att behövas är följande:

• Värd- Värden för besöket är den som tar emot besöket och är ytterst ansvarig.
• Innehållsansvarig- Den som ansvarar för att skapa ett passande program samt hitta lämpliga aktörer som kan medverka till att besöket blir givande.
• Koordinator- Om det är ett större besök där flera aktörer från KTH:s sida är involverade, kan det vara bra att utse en koordinator som ansvarar för organisationen och de praktiska detaljerna såsom catering, lokal m.m.

Dessa roller kan ofta gå i varandra och ibland kan en person ha flera eller alla roller. Det är viktigt att ha tänkt igenom organisationen noga inför besöket och att alla vet vad som förväntas av dem i respektive roll.

Definiera besökskategori

Det är viktigt att definiera vilken kategori som det aktuella besöket tillhör när man påbörjar planeringen. De olika grupperna har olika riktlinjer att förhålla sig efter. Programmet för besöket ska planeras enligt de riktlinjer som finns satta för att kunna bli så framgångsrikt som möjligt.

Budget

När programmet är fastställt ska alla kostnader för besöket redovisas i en budget. Det är viktigt att från början ha en tydlig bild av alla utgifter samt förankra i organisationen var budgeten tas ifrån och vilka kostnader som täcks av besökaren själv. Det finns inga centrala medel för besök utan varje besök finansieras av den enskilda värden och arrangören.

Grundprinciper för besök

Nedan följer ett antal grundprinciper för olika grupper av besök. Gemensamt är att alla gäster ska känna sig välkomna och uppskattade och bemötas med en trevlig, öppen och välkomnande ton i enlighet med KTH:s kommunikationsstrategi.

Enskilda forskare och forskargrupper, nationellt

Denna kategori består av svenska forskare som är involverade eller vill bli involverade i forskningsämnen på KTH.

När KTH tar emot denna grupp ska det finnas ett stort fokus på innehållet i besöket. Det är viktigt att det finns en stark organisation och att rätt medverkande är identifierade för att uppnå ett bra kunskapsutbyte mellan KTH och gästen. Sätt tydliga mål för besöket; vad vill KTH få ut av detta samt vilka förväntingar från gästernas sida ska uppfyllas? Tänk på hur besöket ska följas upp och vilka eventuella åtgärder som ska genomföras efteråt.

Enskilda forskare och forskargrupper, internationellt

När denna grupp besöker KTH gäller samma grundprinciper som för de nationella forskarna. Internationella gäster har ofta inte samma lokalkännedom som de nationella. Därför kan det vara aktuellt att erbjuda rekommendationer av hotell, restauranger och annat stöd. I vissa fall kan det vara aktuellt att planera ett helt program för vistelsen. Vid internationella besök ska de kulturella skillnaderna alltid beaktas.

Studentrekrytering, nationellt

Studentrekryteringsbesök hanteras av gruppen för studentrekrytering på kommunikationsavdelningen. Där finns informatörer som ansvarar för dessa besök som ofta initieras genom en förfrågan via KTH:s hemsida.

Studentrekrytering, internationellt

Internationella studentrekryteringsbesök hanteras av Internationell studentrekrytering (ISR) inom Avdelningen för internationella relationer genom förfrågan via KTH:s hemsida.

VIP-besök

VIP-besök är en viktig del av KTH:s besöksverksamhet. Förväntningarna från dessa besökare kan ofta skilja sig från övriga och därför är det viktigt att följa de grundprinciper som finns. Vanligt förekommande VIP-besök är:

• Statschef eller medlem av kungahus
• Politiker
• Representanter från internationella organisationer t.ex. EU eller FN
• Ledande representanter från näringslivet
• Andra besök som enligt rektors bedömning klassas som VIP-besök.

Ett VIP-besök sker ofta via kontakt med KTH:s rektor eller ledning. Det förekommer även att förfrågningar om VIP-besök kommer in genom andra kanaler. När ett VIP-besök planeras ska KTH:s eventkoordinator alltid kontaktas i ett tidigt skede för att kunna stödja planeringen.

De nationella förfrågningarna ska gå via KTH:s ledningskommunikatör och de internationella ska gå via den internationella strategen vid rektors kansli för att avgöra om besöket är av VIP karaktär. Därefter utses en akademisk värd för besöket som ansvarar för besökets innehåll och genomförande. KTH:s interna eventstöd ansvarar för logistikfrågor och rådger kring utformning. Den akademiska värden ansvarar för att delge ledningens representant en tydlig brief kring vad som förväntas av dennes medverkan.

Besök från media

Besök från media ska hänvisas till KTH:s ansvarige presskontakt på kommunikationsavdelningen. Det interna eventstödet finns tillgängliga som stöd i planeringen.

Övriga besök

Besök som inte definieras i de ovan nämnda kategorierna är övriga besök. Dessa kan vara företagsrepresentanter som inte klassas som VIP. Det kan vara kollegor och samarbetspartners från andra universitet, både nationella och internationella. Det är viktigt att följa de övergripande riktlinjerna vid dessa typer av besök samt att gå igenom den checklista som finns.

Viktiga delar i ett besök

KTH:s grafiska profil

För att stärka KTH:s varumärke krävs ett konsekvent användande av KTH:s grafiska profil . Den grafiska profilen är en viktig byggsten vid skapandet av ett varumärke, därför är viktigt att tänka igenom hur vi använder oss av profilen under besök. På intranätet finns mer information om hur KTH:s grafiska profil tillämpas.

Presentationsmaterial

Det finns olika typer av presentationsmaterial  som kan användas vid besök till KTH. Oavsett vilka som används ska den grafiska profilen följas. 

Övergripande informationsmaterial kan KTH:s interna eventstöd förse värden för besöket med. Om nytt material skall tryckas för ett enskilt besök är det viktigt att följa KTH:s grafiska profil samt att vända sig till en av KTH:s upphandlade leverantörer för form, layout och tryck.

Presenter och profilartiklar

Det finns ett urval av profilartiklar i KTH:s profilshop  som kan vara passande för ett besök, så som block, pennor och mappar med KTH:s logotyp. Det är även här du hittar gåvor till din gäst om detta skulle vara aktuellt. Profilshopens varor säljs både online och genom KTH Entré.

Lokaler

Om besöket kräver en lokal är det viktigt att boka denna i tid då det ofta råder brist på lokaler på KTH. KTH:s interna eventstöd kan vara behjälpliga med att rekommendera passande lokaler som finns lediga vid det aktuella tillfället.

Förtäring och logi

KTH har avtal med ett flertal cateringleverantörer. Dessa finns listade på intranätet under ramavtal. KTH avropar statliga ramavtal vid bokning av logi. Information kring vilka hotell som ingår i de statliga ramavtalen finns på Kammarkollegiets hemsida .
Om KTH bokar hotellrum för gäster är det viktigt att sätta sig in i hotellets avbokningsregler. Det är även viktigt att det finns en överenskommelse om vem som står för kostnaden.

Checklista

Som en bilaga till processerna för besök finns en checklista. Den är organiserad i tre delar; inför besöket, under besöket och efter besöket. Den syftar till att kvalitetssäkra KTH:s besöksverksamhet.

Övrig information och kontaktuppgifter

KTH:s interna eventstöd kan förmedla kontaktuppgifter till alla de funktioner som nämns i dessa processer. Kontakta dem om du behöver stöd eller hjälp i din besöksplanering. 

Har du frågor eller söker information relaterad till KTH:s besöksverksamhet som inte berörs i dessa processer, kontakta det interna eventstödet.
E-mail: evenemang@kth.se
Telefon: 08-790 60 00

Checklista besök för utskrift (pdf 240 kB)