Ansvarsfull förvaring och hantering nycklar
Syftet med denna funktionssida är att beskriva ansvarsfull förvaring och hantering av nycklar och ge stöd för denna genom att klargöra omfattning och krav.
Omfattning
Denna funktionsbeskrivning är övergripande och gäller för hela KTH, skolspecifika beskrivningar kan förekomma och tillämpas utöver de angivna här.
Definitioner
- SSF: Svenska Stöldskyddsföreningen
- SS: Svensk standard
- Dubbla fästpunkter: Fästpunkt i nyckel och fästpunkt på bärare
Ansvar
Nycklar som förvaras och hanteras hos skola/avdelning ska kvitteras av verksamheten utsedd ansvarig person då nycklar erhålls från KTH:s säkerhetsfunktion.
Skola/avdelning ansvarar för att utkvitterade nycklar förvaras och hanteras enligt omfattning och krav. Om utkvitterad nyckel till följd av stöld eller förlust, ansvarar skola/avdelning för kostnaderna för byte av hela det låssystem som den förlorade nyckeln tillhör samt kostnader för bevakning, stöldeffekter och andra eventuella följdkostnader.
Vid stöld eller förlust skall polisanmälan upprättas, kopia av polisanmälan sorteras KTH:s säkerhetsfunktion och där till informeras om händelse.
Förvaring
I enlighet med säkerhetskrav från försäkringsgivare och KTH ska nycklar förvaras i säkerhetsskåp som lägst uppfyller kraven enligt standard SS 3492 eller SSF 3492 samt vara försett med elektronisk kodlåsning.
Säkerhetsskåp skall vara placerat i ett låst utrymme med kontrollerat tillträde genom passersystem samt försett med inbrottslarm i lägst larmklass 2 enligt norm SSF 130:8
Hantering
Nycklar får inte kopieras eller på annat sätt avbildas, samt ej heller markeras med objektsnamn eller tillhörighet vilket skulle kunna härledas till fastighet och eller verksamhet.
Huvud- och högre behörighetsnycklar ska vara infästa på en plomberad nyckelring som förhindrar att nyckel kan tas bort från ring utan upptäckt och vid hantering förses med dubbla fästpunkter i syfte att förhindra förlust.
Nyckelhanteringsplattform
Skola/avdelning som i större omfattning hanterar nycklar genom den dagliga verksamheten har möjlighet att ansluta sig till KTH:s centrala nyckelhanteringsplattform. Plattformen ger via elektroniska nyckelskåpet användare ett administrativt verktyg för hantering och kontroll av nycklar samt spårbarhet utifrån användare, uttag och insättning.