Nu är det många som jobbar hemifrån på grund av covid-19. Nedan finns en vägledning till några av de saker som kan vara bra att tänka på.
Generellt om distansarbete
Distansarbete ska normalt ske i hemmet. Du ska ha möjlighet att komma till jobbet senast dagen efter att chefen ber om det. Vi har inte möjlighet att själva välja vilken ort vi arbetar på vid distansarbete. Om det finns skäl på grund av smittskydd eller andra anledningar så kan medarbetare få göra en överenskommelse med chef om att arbeta någon annan stans än i hemmet.
Den som arbetar någon annan stans än i hemmet, till exempel fritidshus eller annat land, omfattas inte av arbetsskadeförsäkringen.
Under tiden för pandemin har vi tillfälligt distansarbete på KTH. Det innebär att vi inte behöver skriva under ett avtal om distansarbete för att arbeta på distans.
Önskemål om att åka hem och arbeta i annat land omfattas inte av arbetsskadeförsäkringen och kan därmed inte beviljas. Vill personer resa till sitt hemland får de ta tjänstledigt utan lön eller ta semester.
Utlandstjänstgöring – URA
Medarbetare som är folkbordförda i Sverige och utför sitt arbete i annat land än hemlandet har en form av distansarbete som kallas utlandstjänstgöring – URA.
KTH arbetar för att skapa god hälsa vid allt arbete, även distansarbete. Därför bör du rapportera om det händer ett olycksfall, en arbetsskada eller ett tillbud vid distansarbete. Du hittar mer information om hur du gör på sidan
Anmäla tillbud, risk och arbetsskada
.
Vid distansarbete krävs att olycksfall har ett direkt samband med det arbete som du utför för att arbetsskadeförsäkringen ska gälla. Om du till exempel skadar dig när du kokar kaffe i köket hemma räknas det inte som ett arbetsolycksfall, även om det sker under arbetstid. Om du däremot får allvarliga problem med axlarna på grund av ergonomin vid din hemarbetsplats så omfattas sådan skada av arbetsskadeförsäkringen.
Vid dödsfall på grund av nya Coronaviruset gäller livförsäkringen (Tjänstegrupplivförsäkringen, TGL) som vanligt.
Du som arbetar i hemmet behöver ha en kontinuerlig dialog med din chef om vilka perioder/dagar du arbetar på distans. Det kan vara bra att avstämningar oftare än vanligt, både för att följa upp arbetsuppgifter och för att prata om hur du mår och se till att arbetsmiljön i hemmet är tillräckligt bra.
Som arbetsgivare (chef) skall du fortsätta att arbeta enligt det systematiska arbetsmiljöarbetet:
Undersök vilka risker som finns i arbetsmiljön
Gör riskbedömning (allvarlig risk eller inte)
Vidta åtgärder för att komma tillrätta med brister och risker i arbetsmiljön
Du kan utse annan ansvarig än dig själv att genomföra åtgärderna
Göra en tidplan för när åtgärden ska inledas (och ibland avslutas)
Följa upp åtgärden (har åtgärden hjälpt?)
Dokumentera
Medarbetare ska som vanligt följa arbetsmiljöregler, signalera risker och brister i arbetsmiljön, följa handlingsplaner i arbetsmiljöarbetet och i övrigt bidra till den goda arbetsmiljön.
Med distansarbetet följer risker i arbetsmiljön som kanske inte finns på arbetsplatsen i vanliga fall. Påminn varandra om vikten av att hålla en daglig rutin där ni loggar in i vanlig tid varje arbetsdag, håller lunchtider och loggar ut efter arbetsdagens slut. Påminn också om vikten av att sova ordentligt, av daglig motion och att den avtalade friskvårdstimmen finns till förfogande.
Praktiska råd kring ergonomi
Företagshälsovården Avonova har tagit fram en rad praktiska råd och tips gällande ergonomi när du arbetar hemma:
Ergonomi vid hemarbete
Utrustning i hemmet
Vid längre perioder av hemarbete behöver datorutrustningen ses över för att förhindra att eventuella arbetsskador uppstår. Att låna hem utrustning från arbetet är därför en möjlig lösning. Det kan vara skärm, tangentbord, pekdon mm. Det är dock viktigt att transportera utrustningen, t.ex. skärmen på lämpligt sätt. I kartong eller liknande. Vi köper inte in ny utrustning för hemarbete och ingen utrustning levereras hem till medarbetaren pga. försäkringsskäl.
Låt medarbetare checka in och checka ut varje dag på en digital plattform som är synlig för alla, till exempel en närvarolista eller Slack.
Håll en incheckning vid möten där alla kan berätta något om hur de har det.
Håll en rutin i arbetsgruppen för ett gemensamt digitalt möte varje dag eller varje vecka med agenda som är gjord i förväg.
Boka in digitala träffar där medarbetare kan promenera eller ta en fika, och prata med varandra samtidigt. Kom överens om ifall det är ok att under träffen ta upp hur man mår.
Ha avstämning med chef oftare när arbetet sker på distans.
Ring upp en kollega ibland eller använd Slack för att hålla informell kontakt, ”korridorsnack”, med de du jobbar med.
Tipsa din arbetsgrupp om alternativa digitala arbetsmetoder, till exempel att använda
gruppsamtal
för max åtta personer.
Kom överens i arbetsgruppen om gemensamma regler för digital vett och etikett, för till exempel videokonferenser och chatt och dokumentera vad ni har beslutat.
Friskvårdstimme
Alla anställda, oavsett anställningens omfattning, har rätt att utnyttja en friskvårdstimme per vecka om arbetet så tillåter, under ordinarie arbetstid kl. 08-16.30. Timmen får inte delas upp eller ackumuleras över flera veckor utan måste tas ut sammanhållen. Tid för att ta sig till och från motionslokalen, ombyte och dusch ska räknas in i timmen. All användning av friskvårdstimmen ska ske i samråd med närmaste chef.
Företagshälsovård
Alla anställda vid KTH har möjlighet till besök hos företagshälsovården utan att det återkopplas till chef eller någon annan på KTH. Dessa besök faktureras KTH centralt. Det går att boka digitala möten och vi har rätt till max tre besök per år.
Som doktorand finns det olika alternativ för företagshälsovård:
Anställd doktorander med lön från KTH hör till Avonova.
Doktorand med stipendie bör vända sig till
Studenthälsan
.
Industridoktorand: Din egen arbetsgivares företagshälsovård. Om det av någon anledning inte skulle fungera så kan du vända dig till studenthälsan eftersom du är student vid KTH.
Gästdoktorand: Om du är antagen till någon utbildning eller kurs på KTH kan du vända sig till studenthälsan, annars får du vända sig till primärvården.
På CBH-skolan finns olika kontaktpersoner som stöd till doktorander. Se information:
intra.kth.se/cbh/utbildning
.
Ensamarbete på arbetsplatsen
Arbetsgivare skall beakta den särskilda risk för ohälsa och olycksfall som kan följa av att arbetstagare utför arbete ensam.
När ensamarbete planeras ska arbetsgivaren bedöma riskerna och planera för lämpliga åtgärder. Ibland kan det räcka med att skapa möjligheter att via telefon få snabb och säker kontakt med andra personer. I vissa fall kan man inte utföra arbetet ensam. Ta detta i beaktande vid olika typer av ensamarbete. Ensamarbete i laboratoriemiljö skiljer sig från till exempel ensamarbete i kontorsmiljö. I kontorsmiljö kan det räcka med att medarbetaren checkar in via telefonsamtal (eller SMS eller mejl) till sin chef eller annan utsedd person och checkar ut på samma sätt vid arbetets slut, samt att en utsedd person finns tillgänglig under arbetstiden för det fall att frågor dyker upp.
Om ensamarbete innebär påtaglig risk för kroppsskada genom olycksfall skall det ordnas så, att arbetstagaren kan få snabb hjälp i en nödsituation. Kan godtagbar säkerhet inte erhållas på annat sätt får arbetet inte utföras utan att jämte arbetstagaren annan person är närvarande under arbetet.
Minderåriga får inte utsättas för riskfyllt ensamarbete.
Studenter skall inte bedriva studier med laborativa uppgifter ensamma i KTHs laboratorier. När det gäller anställda och andra medarbetare så skall arbetsgivaren som vanligt göra en riskbedömning. I vissa fall leder riskbedömningen till att man inte skall arbeta ensam. Vissa laborativa arbeten bedöms vara förenade med ringa risker, men om man använder frätande, explosiva, brandfarliga etc. produkter så skall man se upp. Det kan räcka med att uppgradera säkerhetskraven men ibland behöver man stoppa ensamarbetet. Om det händer något så har arbetsmiljöansvarig chef ett ansvar för att det genomförts en riskbedömning.
Stöd till chefer
Som chef kan du behöva stöd kring att hantera distansarbete. Det kan till exempel handla om bedömning av hur ensamarbete kan fungera, hantera konflikter för en grupp som arbetar på distans eller andra frågor. Här finns din lokala HR som stöd, kontakta
hr@cbh.kth.se
.
Du kan också samråda om arbetsmiljön med skyddsombud.