Skapa utläggsrapport
För att söka ersättning för utlägg behöver du skapa en utläggsrapport i KTH-RES, KTH:s system för att redovisa utlägg. På den här sidan finns en guide som visar hur du skapar och fyller i en utläggsrapport, steg för steg.
Innan du kan skapa en utläggsrapport måste du registrera dina utlägg i KTH-RES.
Skapa utläggsrapport (steg-för-steg-guide)
1. Logga in
- Logga in på din sida på intranätet.
- Gå till fliken "Tjänster" i huvudmenyn.
- Klicka på länken "Resor & utlägg (KTH-RES)".
- Nu är du inloggad på KTH-RES!
2. Klicka på Mina transaktioner
- Gå till "Mina transaktioner" i vyn till vänster.
3. Välj transaktioner
- Välj de transaktioner du vill ha med i din utläggsrapport.
- Tryck på "Skapa ny utläggsrapport".
4. Namnge utläggsrapporten
- Välj ett beskrivande namn för utläggsrapporten, till exempel "Konferens i USA" och fyll i fältet "Namn på utläggsrapport".
- Klicka på förstoringsglaset till höger om fältet "Org.enhet" för att få fram rullistan.
5. Skriv in kod för organisationen
- Skriv in koden för din organisationsenhet i fältet "Org.enhet kod".
- Klicka på förstoringsglaset längst till höger för att komma vidare.
6. Välj organisationsenhet
- Välj organisationsenhet från listan.
- Klicka på förstoringsglaset till höger.
7. Skriv in projektkod
- Skriv in projektnummer i fältet projektkod. Lämna övriga fält tomma.
- Klicka på förstoringsglaset längst till höger.
8. Välj projekt i listan
- Välj projekt i listan. Lämna övriga fält tomma.
9. Koppla eventuell reseorder
- Klicka på förstoringsglaset till höger om fältet reseorder.
- Välj godkänd reseorder från listan, ordern länkas sedan automatiskt.
10. Välj attestant från listan
- Klicka på förstoringsglaset till höger.
- Välj attestant från listan. Markera namnet så att det syns i fältet "Namn på attestant".
11. Välj syfte och befattningshavare
- Fyll i fältet "Ändamål", välj syfte för ditt utlägg/din tjänsteresa.
- Klicka på förstoringsglaset till höger om fältet "Välj befattningsnummer". Välj befattningsnummer i listan.
- Spara din utläggsrapport. Utläggsrapporten är nu prelimimär.
12. Skicka in för granskning
- Markera vilken utläggsrapport som ska skickas in.
- Skicka in din utläggsrapport för granskning genom att klicka på "Skicka in" (bocken/symbolen längst upp till höger) eller knappen "Skicka in" längst ned (syns inte i bild).
13. Skicka in rapporten för granskning
- Klicka på knappen "Skicka in rapporten".
- Om du har fysiska kvitton behöver du även skriva ut en rapport.
- Häfta fast dina kvitton i datumordning på ett vitt A4-ark.
- Posta eller lämna in utläggsrapporten tillsammans med dina underlag till resegruppen på CBH.