Avtalshantering

Avtalsstöd

Gruppen för affärsjuridik

När du tecknar avtal inom följande områden ska du kontakta KTH:s avtalsjurister:

• Konsortialavtal inom EU:s forskningsprogram Horisont 2020 (inklusive Marie Sklodowska-Curie Actions, EURATOM, RFCS, ESA, EIT)
• Projektavtal inom samverkansforskning (oftast delfinansierade av till exempel Vinnova, Energimyndigheten, FORMAS och Vetenskapsrådet)
• Industridoktorandavtal
• Avtal om adjungerad professor
• Avtal om affilierad fakultet
• Sekretessavtal
• Avsiktsförklaringar
• Material- eller dataöverföringsavtal

Affärsjuristerna sitter placerade i gruppen för affärsjuridik vid KTH:s Research Support Office (RSO).

Enligt KTH:s delegationsordning ska alla avtal om forskning granskas av gruppen Affärsjuridik vid RSO. Juristerna gör en bedömning av KTH:s risk och förhandlar vid behov om avtalen. Därefter sammanställer juristerna ett juridiskt utlåtande till behörig beslutsfattare som underlag för beslut om att ingå avtalet eller inte.

Din lokala avtalskoordinator

Från den 1 september 2020 finns det avtalskoordinatorer på varje skola. Din avtalskoordinator samordnar nödvändiga underlag och initierar kontakt med KTH:s affärsjurister. Kontakta din lokala avtalskoordinator skyndsamt för bästa möjliga hjälp.

ABE-skolan, avtalssamordning@abe.kth.se
CBH-skolan, avtal@cbh.kth.se
EECS-skolan, avtal@eecs.kth.se
ITM-Energiteknik, avtal-egi@itm.kth.se
ITM-Produktionsutveckling, avtal-ipu@itm.kth.se
ITM-Industriell ekonomi och organisation, avtal-indek@itm.kth.se
ITM-Lärande, avtal-les@itm.kth.se
ITM-Maskinkonstruktion, avtal-mmk@itm.kth.se
ITM-Materialvetenskap, avtal-mse@itm.kth.se
SCI-skolan, avtal@sci.kth.se

Att tänka på inför juridisk granskning

Nedan listas information som kan vara bra att känna till när KTH träffar avtal med en extern part. Informationen är i första hand utformad efter uppdrags- eller samarbetsavtal, men gäller även i de flesta andra fall.

Vilken information behöver avtalsjuristerna?

Innan vi kan börja granska eller upprätta ett avtal behöver vi information angående förutsättningarna för ditt avtal. Ju tidigare vi får information om förutsättningarna för ett avtal desto snabbare och mer effektivt vi kan hantera ditt ärende. En så utförlig beskrivning av situationen som möjligt underlättar arbetet för oss och sparar mycket tid i förhandlingen med motparten. Var även noga med att skicka in alla dokument såsom extern finansiärs finansieringsbeslut, projektbeskrivning etc. Målet är att upprätta ett avtal som återspeglar den faktiska situationen och parternas avsikter, för att på så vis bli förutsebart och lätt att använda.

Följande frågor bör besvaras:

• Vad är KTH:s uppgift i forskningen? Vad ska KTH utföra? (projektbeskrivning)
• Projektparter? (namn och kontaktuppgifter)
• Vem är ansvarig på KTH? (namn och kontaktuppgifter)
• Hur är samarbetet/uppdraget finansierat? Får KTH full kostnadstäckning?
• Kommer doktorander antagna till forskarstudier vid KTH att delta? Är de anställda av KTH eller har de annan finansiering? (studenter bör inte delta, då dessa inte är anställda)
• Ska alla avtalsparter delta i forskningen?
• Tillför någon av parterna bakgrundsinformation? (exempelvis tidigare genererade resultat, know-how, material)
• Vilken typ av resultat förväntas komma ut av projektet? (skriftliga rapporter, datorprogram, patent, annat)
• Är det troligt att resultaten genereras av KTH-forskare ensamma eller tillsammans med andra projektparter?
• Är någon projektpart intresserad av att kommersiellt nyttja resultaten?
• Kommer konfidentiell information utbytas?
• Avser KTH-forskare att publicera resultaten?

Observera att skolans bekräftelse behöver vara på plats innan juridisk bedömning kan påbörjas. Även annan information kan behöva vara på plats innan avtal kan signeras.

Skolans bekräftelse - school confirmation 2021 (pdf 1,4 MB)

Vilka avtalsvillkor ska finnas i ett avtal?

En projektbeskrivning (exempelvis i form av Description of Work) ska alltid ligga till grund för ett avtal om samverkan eller uppdrag. Projektbeskrivningen ska tydligt ange och avgränsa det arbete som ska utföras, hur det ska gå till, vem som ska göra vad, enligt vilken tidsplan, till vilka kostnader, hur rapporteringen ska ske och så vidare.

Eftersom KTH i egenskap av universitet är en statlig myndighet behöver KTH iaktta viss tvingande lagstiftning. Avtalsinnehåll för KTH:s del kan med anledning av tvingande lagstiftning komma att behöva se annorlunda ut än för privata aktörer.

Enligt KTH:s riktlinje för intellektuella tillgångar skapade vid KTH  ska följande iakttas när KTH tecknar samverkans- och uppdragsforskning med externa parter.

• KTH och dess forskare ska kunna forska vidare på de forskningsresultat dessa genererar.
• KTH och dess forskare ska kunna publicera de forskningsresultat dessa genererar.
• Publicering av eget forskningsresultat får fördröjas med maximalt tre månader, alternativt max sex månader vid eventuell patenteringsprocess.
• Äganderätten till forskningsresultat ska tillfalla den part som genererat resultatet. Om upphovsmannen är forskare vid KTH, ska äganderätten tillfalla forskaren. Detta kan möjligen frångås vid fullfinansierad uppdragsforskning.
• Upphovsman vid KTH som äger forskningsresultat ska alltid erhålla skälig ersättning när en extern part efter överenskommelse patenterar forskningsresultat.
• Licens till forskningsresultat ägd av upphovsman vid KTH kan ges mot skälig ersättning.
• Överlåtelse av forskningsresultat ägd av upphovsman vid KTH kan ske efter överenskommelse och mot marknadsmässig ersättning.
• KTH ska ha rätt att röja och arkivera projektinformation när så är påkallat av tvingande svensk lagstiftning.

Se gärna KTH:s riktlinje för intellektuella tillgångar skapade vid KTH  för fördjupad information.

Hantering

När Affärsjuridik fått den information som behövs från avtalskoordinatorn, påbörjas arbetet med granskning eller upprättande av avtal. Avstämning med ansvarig forskare sker i regel och därefter kan motparten kontaktas för förhandling. Under handläggningens gång informeras ansvarig forskare löpande om hanteringen och kan komma att kontaktas för kompletterande information om projektet, vilka resultat som kan komma att genereras, etc. Kontakt kan också behöva tas med administrativ personal och med beslutsfattaren.

Vem är behörig att underteckna avtalet?

Avtalets innehåll och dess totala ekonomiska värde avgör vem som har behörighet att å KTH:s vägnar underteckna avtalet. Vem som har rätt att underteckna avtalet framgår av KTH:s delegationsordning.

Delegationsdokument där beslutsfattare vidaredelegerat sin rätt att fatta beslut finns samlade under KTH:s övergripande styrning:

• Delegationsordning vid KTH
• Delegationsordning avseende forskningsavtal
• Delegation från skolchef (se respektive skolas delegationsordning)

Den som tecknar ett avtal ansvarar för att avtalet gagnar KTH:s verksamhet, att ekonomin är säkrad och att resurser finns för att utföra avtalsåtagandena. Avtalstecknaren ansvarar också för att avtalet är granskat av Affärsjuridik och för att de risker som avtalet medför är avvägda.

Forskaravtal

KTH:s forskare äger sina egna intellektuella tillgångar. Vid deltagande i forskningsprojekt behöver i regel övriga parter nyttjanderätt till den bakgrundsinformation som KTH:s forskare äger och omvänt behöver i regel KTH:s forskare rätt att ta del av övriga parters bakgrundsinformation. Därför behöver varje forskare som deltar i ett forskningsprojekt via KTH underteckna forskaravtal. Ansvarig forskare ansvarar för att alla deltagande forskare undertecknar ett sådant. Den som har delegation att teckna projektavtalet ansvarar för att tillse att projektansvarig forskare tecknat forskaravtal innan projektavtalet tecknas för KTH:s räkning. Kontakta din avtalskoordinator för mallarna.