Checklista inför mötet

Checklista för mötesorganisatörer.

Nedan hittar du frågeställningar som man bör ha i åtanken när du organiserar en videokonferens.

Allmänt

Vilken typ av videokonferens är bäst för mötet: Välj lösning för digitala möten
Hur många kommer att delta i mötet?
Vilka är kontaktpersonerna inför mötet och är det en tidskillnad mellan de olika platserna?
Kommer man att visa en presentation?

Videokonferenssystem

Har du bokat ett rum med videokonferenssystem?
Behöver rummet möbleras på ett specifikt sätt inför mötet?
Vilken typ av uppkoppling behövs för mötet (om det bara är två deltagare kan man ringa direkt mellan systemen men om fler bör man använda sig av ett flerpartsmötesrum (Virtual meeting room))?
Vem utgör den tekniska supporten för de olika systemen som kommer att användas i mötet?
Vilken IP eller SIP adress har ditt och motpartens system?
När du ringer upp ett högkvalitativt system för första gången så är det bra att testa uppkopplingen ett par dagar innan för att försäkra sig att bl.a. brandväggar är korrekt inställda, kontakta gärna KTH:s videokonferenssupport för hjälp.

Webbmöten

Nedan hittar du frågeställningar som hjälper dig förbereda dig inför ett möte du ska delta i.

Vem organiserar mötet?
Vilken typ av utrustning behöver du använda dig av?
Kommer du behöva göra något mer avancerat under videokonferensen tex använda dig av en whiteboard eller röra dig mycket runt i rummet?
Är det något som du bör ta upp med din tekniska kontakt?

När du sätter upp en mötestid lägg gärna till ett par minuter extra för att gå igenom att tekniken fungerar som den ska.
Om du deltar i mötet från din dator så bör du använda dig av en nätverkskabel istället för det trådlösa nätverket för att förbättra kvaliteten i uppkopplingen.
För att undvika att ge ut störande bakgrundsljud under mötet så rekommenderar vi att du antingen använder ett headset eller stänger av datorns mikrofon när du inte talar.

Support: För hjälp skicka ett e-mail till videoconferencing@kth.se